Online Mitglieder-Versammlung – so gelingt’s


Toll, eigentlich. Das Corona-Gesetz vom 28.03. macht es leicht, online Versammlungen abzuhalten - und: Viele Vereine, Verbände, Unternehmen und Genossenschaften möchten das auch machen.

Aber:  Da wir von VOXR:

  1. ... durch unser Wahl-Modul VOXR AuthVote im VOXR Tool oft mit Kunden sprechen und ...
  2. ... mit VOXR ActiveVirtual360 auch komplette Wahlveranstaltungen mit Verbänden und Vereinen zusammen im Team umsetzen 

... erleben wir die Herausforderungen beim Online-Wählen hautnah. Und wir haben dabei viel gelernt, das wir hier gerne weitergeben.

Denn, wenn man bereit ist, anders zu denken und anders zu handeln, dann können Online Versammlungen absolut reibungslos und mit sehr gutem Feedback der Wähler*innen über die (Online-) Bühne gehen!

1. Online ist anders.

Natürlich. Jeder weiß das. Banal. Online ist nicht Offline, easy.

Aber

Wir haben noch niemanden getroffen, der wirklich alle Facetten der Andersheit von Online so tief gespürt und verstanden hatte, wie es für den Erfolg einer Online-Versammlung schlicht nötig ist. 

Ok, das ist hart gesagt und da wir es jetzt, wo ich das schreibe, Mai 2020 haben, hoffe ich, wir können dies bald anders formulieren.

Bis dahin aber macht es aus meiner Sicht ganz gut deutlich, was die Aufgabe ist. Mein Tipp: Machen Sie sich klar, dass höchstwahrscheinlich alles noch viel mehr anders ist, als Sie denken!

Nun sind wir aber keine Verschwörungstheoretiker und auch keine Kopf-in-den-Sand-Stecker. Im Gegenteil:

In dem Moment, wo Sie anerkennen, dass Online nicht einfach Online - sondern dramatisch anders ist, als Offline, haben Sie den mit Abstand wichtigsten Schritt zum Erfolg gemacht.

Es ist einen eigenen Blogpost wert, die tief greifende Unterschiedlichkeit von Online und Offline wirklich detailliert deutlich zu machen. Für jetzt soll uns eine Kurzform reichen, um die Herausforderung wenigstens anzudeuten:

  1. Physische Einschränkungen:
    deutlich begrenzter Wahrnehmungskanal für die Teilnehmer, etwa 10mal kleineres Blickfeld (!), 2D, keine anderen Menschen um mich, kein Tagungsraum mit "Arbeitsathmosphäre", niemand sieht mich, keine Stimulation durch Luftzug, Sitznachbarn, etc. etc.
  2. Soziale Befreiungen:
    da mich niemand sieht, kann ich aufs Handy schauen, Emails gucken, in die Küche gehen, u.v.m, das offline schlicht nicht ging. Ich kann in der Küche auch im Gespräch mit dem Partner stecken bleiben. Oder mein Partner kommt einfach rein und fragt wie's ist? Oder die Kinder, oder ein Anruf, ein guter Freund, ich geh schnell ran ... Und vor allem: Ich kann jederzeit gehen. Ohne dass es irgendwen interessiert. Und: Ich weiß, dass das so ist (!). Wenn es keine Freude mehr macht, bin ich weg. Klick. Weg. - oder würden Sie es anders machen?
  3. Gelernte Gewohnheiten: 
    von einem Event erwarte ich Langsamkeit, Unterhaltung, Sich-Einlassen, Entkommen von zuhause. Von meinem Computer erwarte ich Schnelligkeit, knappe Infos, Erledigung, Transaktion. Schließlich bin ich zu Hause und: "ich hab' zu tun!". Außerdem gucke ich alle 11 Minuten (statistisch gesehen) auf's Handy. Nicht weil ich muss. Weil es Gewohnheit ist. Wir Menschen sind Gewohnheitstiere.

Weil das so ist (und noch viel mehr !), kann man weder Konferenzen einfach unverändert ins Netz legen, noch Versammlungen.

Ok, was also tun? 

Gelassen sein. Wissen, das es nun eben anders ist. Es wird wieder Offline-Events geben. Mit viel Zeit. Mit sozialen Kontakten und sozialer Kontrolle, mit physisch besseren Möglichkeiten und mit dem gewohnten "Einlassen" auf die Versammlung durch die Teilnehmer.  

Diese Zeit ist aber nicht jetzt, daher gilt es jetzt anders zu handeln

2. Planen Sie anders!

Hier sind die drei zentralen Tools, die Sie nutzen können, um auf die oben geschilderte Lage zu reagieren. ACHTUNG: Dies sind Erfahrungsberichte aus unseren Planungsmeetings, fragen Sie aber in jedem Fall Ihren Fachanwalt für Ihre spezielle Situation - und kommentieren Sie gern unten, wenn Sie Entscheidendes anderes hören!

Nun los:

1. Auslagern

2. Kürzen

3. Interaktion

3. Diese Technik hilft

Natürlich brauchen Sie Technik. Vor allem für zwei Dinge: 

1. Wahl-Software

2. Video-Conferencing-System

Sie planen eine Mitgliederversammlung online?

Unser Online-Training "Mitgliederversammlungen von Präsenz zu online binnen 2 Wochen. Praxisbericht" zeigt Ihnen, wie es geht:

4. So haben es unsere Kunden gemacht und erlebt:

Mitgliederversammlung mit Geselligkeit!

Die Veranstaltung ist großartig gelaufen: Wir haben alle Wahlen und Anträge sauber und strukturiert durchführen können.

Sehr hilfreich war dafür die klare Führung durch eine Aufteilung von Moderation und Versammlungsleitung.

Inhaltliche Diskussionen konnten auch stattfinden, sicherlich in anderer Form als man das gewohnt ist. Aber das 8-1-8 Format überzeugt dadurch, dass es die wesentlichen Punkte einer Diskussion in den Fokus rückt und hierzu klare Aussagen hervorbringt. Darüber hinaus konnten sich Mitglieder in den Pausen auch "persönlich" sehen und in Meeting Räumen austauschen, d.h. auch die Geselligkeit fiel nicht unter den Tisch.

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Christian Hobe, Deutsche ILCO e.V.
Referent Verbandsorganisation

"Manche Falle verhindert"

Wir haben für die Mitgliederversammlung nach dem VOXR Konzept sowohl vom Vorstand als auch von Mitgliedern exzellentes Feedback erhalten. Wie vermutlich viele hatten wir im Vorfeld viele Fragen und auch Unsicherheiten. Die Erfahrung von VOXR hat uns durch diesen Prozess Stück für Stück geführt, alles sauber erklärt und uns darüber hinaus auch manches Wichtige aufgezeigt, mit dem im Vorfeld Hürden genommen werden konnten und wir so eine saubere rechtssichere Veranstaltung hatten. Dass uns dann noch ein erfahrener Verbands-Moderator live begleitete, war sowohl für die Proben als auch im Event selbst enorm wichtig und hat zu diesem gelungenen Tag beigetragen.

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Cordula Probst
Geschäftsführerin , Remember Management für Verbände

Gute Planung ist alles

Wir haben für unsere sensiblen Vorstandswahlen, bei der es für den 1. Vorsitz gleich zwei Bewerber gab, so wie den verantwortlichen Staatssekretär zu Besuch, professionelle Unterstützung gesucht. Mit VOXR haben wir einen Partner gefunden, bei dem wir nach dem ersten kostenfreien Consulting ein absolut sicheres Gefühl hatten. Und wie die Überprüfung zur Rechtssicherheit vorab und die Feedbacks der Deligierten nachher zeigten, offenbar zu recht.

Dem Vorstand gefiel neben der Eindeutigkeit und Transparenz der Wahl auch das von VOXR entwickelte 8:1:8 Format. Es ermöglichte die aktive Einbindung einer großen Zahl von Deligierten, ohne die Struktur zu verlieren.

Zahlreiche Teilnehmende hoben in Feedbacks insbesondere die Moderation und die Technik hervor.

Dem verbandsinternen Orga-Team hat neben dem Support insbesondere auch die enge Abstimmung in der Vorbereitung gefallen. Das minutiösenDurchspielen des Online-Ablaufs mit dem Versammlungsleiter hat zusätzliche Sicherheit gegeben. So konnten alle Beteiligten nicht nur Erfolg, sondern sogar Freude an der Veranstaltung haben.

Sowohl in Hinsicht auf das Ergebnis als auch mit Blick auf den stringenten Weg dahin war der VOXR Full-Service eine absolut lohnende Investition.

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Filip Dedeurwaerder-Haas, Verband der VHS in NRW
Kommissarischer Verbandsdirektor

So, das waren unsere wichtigsten Tipps aus unserer Arbeit der letzten Wochen.

Aber: Wie ist es bei Ihnen? Haben Sie schon online gewählt? Haben Sie einige dieser Tipps eingesetzt? Oder wollen Sie sie einsetzen? Oder haben Sie noch weitere Tipps, die auch hilfreich sind für andere? Kommentieren Sie gern, ich freue mich auf Ihren Beitrag!

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Tim Schlüter

About the author

TV-, Event- und Online-Moderator Tim Schlüter ist Gründer der mehrfach preisgekrönten deutschen Interaktionssoftware VOXR. Seit 2015 berät er u.a. 30% aller DAX Unternehmen, Ministerien und den Mittelstand zu interaktivem Event-Design. Er arbeitet seit 2002 mit Remote-Live-Video, seit 2015 mit Onine-Live-Video und moderiert seit 2018 einen Online-Unternehmerclub. Am 13. März 2020 hat er das erste vollständige und kopierbare Online-Event-Format mit strategischer Interaktion und Face-to-Face Austausch vorgelegt. Aus diesem Konzept wurde "ActiveVirtual", das bereits 13 Mal für Groß-Events zum Einsatz kam - und darüber hinaus in dutzenden Webinaren. Er hat in eigenen interaktiven Kurz-Trainings die Methode bereits hunderten Teilnehmern vermittelt.

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