Virtuelle Events: Der Weg zur Online Event-“Location”.
Fast alle Organisationen haben in der letzten Zeit Excel-Listen angelegt (bzw. vom Werksstudenten anlegen lassen) in denen Features von "Meeting-Software" oder, je nachdem "Event-Plattformen" (je nach Google-Ansatz) festgehalten wurden.
Wir auch. Gezwungenermaßen (unsere Exceliste finden Sie hier)
Und das, obwohl wir das bereits zweimal intensiv gemacht hatten (2015 und 2016) und nach zahlreichen Fehlversuchen eigentlich froh waren, mit Zoom Webinar (nicht Meeting) endlich eine Plattform gefunden zu haben, die alles Wichtige für Webinare und für Events lieferte und über Jahre gute Diensteg geleistet hatte.
Aber: Durch die öffentliche Wahrnehmung von Zoom möchten wir unseren ActiveVirtual360 Kunden eine Alternative zu Zoom anbieten, Diese Alternative ist inzwischen der neue Standard von ActiveVirtual360. Außerdem ist rundherum ein komplettes Online Tagungsshotel inkl. Ausstellungsflächen entstanden. Dazu später mehr.
Zunächst mussten wir die arbeitsintensive Suche von vorn starten. Also wieder: überall anmelden, herunterladen, testen, zuerst einfach nur mit mehreren "unbemannten" Rechnern, dann im Bekanntenkreis, dann mit ersten kleinen Kundengruppen in Beratungs-Settings (also noch ohne Event) um erst dann ein Webinar und erst dann ein Online-Event machen zu können.
Hier zeigen wir den kompletten Test-Weg zum neuen Standard bei VOXR und die Entscheidungen, die uns zur Lösung geführt haben.
Wenn auch Sie eine Online-Event-Location suchen, lesen Sie, worauf wir geachtet haben - und wie auch Sie vorgehen können, mit Ihren eigenen Prioritäten:
I. Die vier Kategorien
Wir hatten das Glück, dass uns dies aus Erfahrung klar war. Aus den vielen Projektplanungs-Consultings wissen wir aber, dass der Unterschied zwischen den Technologien nicht jedem transparent ist. Unser Tipp daher: Unterscheiden Sie bei Ihrer Recherche folgende 4 Unterschiede:
1. Online "Meetings"
Offline-Vergleich: kleiner Konferenz-Raum, in dem meistens interne Kollegen, vielleicht auch einmal Kunden oder Partner oder Interessenten sind. Ahierarchisch, d.h. jeder ist i.d.R auf Augenhöhe und in Ton und Video präsent.
Beispiele: MS Teams, Skype, etc.
Jeder wird inzwischen aus Erfahrung wissen, dass dies für größere Meetings keine gute Option ist. Dafür eigenen sich eben her die drei weiteren Kategorien:
2. Webinare
Offline-Vergleich: 45 Minuten Präsentation, bei der die Folien zentraler Kern sind und die Stimme des Speakers. Das charmante an spezieller Webinar-Software, gegenüber Meetingsoftware ist, dass Sie als Gastgeber viel mehr Kontrolle über die Teilnehmer haben und entscheiden können, was diese tun oder lassen sollen.
Hauptunterschied zu Meetings aber ist, dass die Teilnehmer bewusst unsichtbar sind oder sein können.
Das hat drei Vorteile:
Erstens werden Referenten und Teilnehmer nicht von den Videobildern der anderen abgelenkt (was bei mehr als 5 Video-Teilnehmern sonst der Fall wäre).
Zweitens kann niemand die Atmosphäre zerstören, in dem er Augen rollt, gähnt, etc.
Drittens ist es auch für Teilnehmer angenehmer, nicht immer im Fokus zu stehen. Wenn man zuhört ist das einfach auch gar nicht nötig.
Beispiel: GoToWebinar.
3. Webinar-Software mit Event-Fähigkeiten
Manche Webinar-Plattformen erlauben es, neben dem Moderator, auch andere Referenten und eine Präsentation gleichzeitig sichtbar zu haben. Und dennoch die Zuschauer eben nicht sichtbar (Vorteile siehe unter b) Und: Für Referenten, die man zum Event einlädt, auch noch einfach zu sein, damit man für fremde Referenten nicht erst einen Video-Tool Kurs machen muss, nur damit sie beim eigenen Event präsentieren müssen.
Beispiel: Zoom Webinar (im Unterschied zu Zoom Meeting - als es noch keine Datenschutz-Diskussion um Zoom gab)
4. Online-Konferenz-/ oder Messe-Zentren
Dies sind Gesamtkonzepte, die nicht nur aus Video-Raum-Software bestehen. Sondern den Teilnehmer wirklich als Event-Teilnehmer "abholen" (nicht als Video-System-Nutzer) und ihm das Gefühl eines "Tagungshotels" geben, mit Empfang, Informationen, Foyer, Konferenz- und Ausstellungs-Räumen (z.B für Sponsoren oder Poster-Sessions, etc.) - mit Brandingmöglichkeiten.
Beispiel: Meetyoo, vfair oder - deutlich günstiger - das in VOXR ActiveVirtual360 enthaltene Tagungshotel.
Je nach Aufwand bzw. Anmutung, die Sie möchten, sind
c) oder d) für größere Konferenzen geeignet.
II. Die Fähigkeiten / Features
Wir bei VOXR haben für uns folgende Features definiert, die wir auch zur Prüfung empfehlen, wenn Sie Online-Events selbst durchführen wollen. Einige sind offensichtlich und banal - andere werden fast nie beachtet, obwohl sie extrem wichtig sind:
1. Datenschutz
Banal eigentlich, klar. Abet: Hier gibt es eine harte und eine weiche Grenze.
Die harte Grenze ist die DSGVO. Das versteht sich von selbst. Allerdings: Auch Zoom war und ist DSGVO konform, wenn man es richtig einstellt. Das reicht also nicht.
Sondern, die erweiterte Grenze für maximale Teilnehmer-Akzeptanz ist: Das Tool muss auch als Datenschutz-konform akzeptiert sein. Und dabei hilft es, wenn es ein europäisches Unternehmen mit Servern in Europa, besser noch in Deutschland ist.
Übrigens: Mit unserem ActiveVirtual360 Komplett Event Paket sind Sie doppelt sicher, denn Sie schließen den DSGVO-Vertrag nicht mit einer Software, sondern mit uns. Wir selbst wiederum haben dann DSGVO Verträge mit den Tools die wir nutzen. Und unser neuer Live-Video-Software Partner hat, genau wie das VOXR Tool, Server in Deutschland. Sie müssen im Falle von ActiveVirtual360 aber nur einen einzigen Vertrag abschließen: Mit uns.
2. Zugänglichkeit
Vor Corona haben nur "Geeks" an Online-Meetings und Webinaren teilgenommen und wenn's nicht geklappt hat, na, nicht so schlimm, dann eben nicht.
Jetzt aber muss es funktionieren und zwar auch für Teilnehmer, die die Einfachheit von Google gewohnt sind, und nichts anderes nun auch (eigentlich ja zu Recht!) erwarten.
Wir haben daher bei unseren Tests ein Hauptaugenmerk auf die Teilnehmer-Erfahrung beim Eintritt in den Video-Raum gelegt.
Wir suchten insbesondere: Eintritt ohne Software Client. Das ist bei GotoWebinar z.B. ohne Tricksen gar nicht möglich. Bei Zoom nur über einen kleinen, sehr versteckten Link (oder Tricks) Andernorts ist es dagegen Standard, dass man (als Teilnehmer) eben keinen Client herunterlädt und auch nicht gefragt wird.
Eine Software verlangte sogar nicht nur keinen Client-Download, sondern auch keine Email-Adresse vom Teilnehmer. Das entspricht dem VOXR Verständnis von Datenschutz und Anonymität und brachte Pluspunkte.
Prüfen muss man aber auch: Wie ist die Zugänglichkeit für Referenten? Dies ist oft unterschiedlich zu den Teilnehmern, da Referenten nicht nur hören und sehen können müssen, sondern auch Audio, Video und Präsentationen senden. Und dies ist bei Webinar-Software sehr unterschiedlich und man kann es oft nur mit Testen herausfinden. Unter 3. mehr dazu.
Und schließlich natürlich: Welche Browser werden überhaupt unterstützt und welche Mobil-Zugänge? Mobil auch ohne App (die auf Dienstgeräten häufig gesperrt sind). Hier gibt keine keine einzige Software, die alle Browser, auch IE11 ohne Client und ohne Telefon-Notlösung bedienen kann. Ein Kompromiss ist also (leider) immer nötig. Wir haben den Kompromiss gewählt, bei dem ALLE Browser bedient werden und NUR der IE11 (oder EDGE im IE11 Modus) einen Client-Download braucht. So kann die überwältigende Mehrheit ohne Cleint mitmachen. Nutzer älterer Browser werden aber nicht ausgeschlossen, sondern müssen einen Schritt mehr tun, können aber dennoch dabei sein.
Sie möchten unsere Recherche-Excel-Tabelle mit unseren genauen Ergebnissen zu RTC Lab, GotoWebinar, ClickMeeting, Zoom, Meetyoo, und mehr?
Hier können Sie sie kostenfrei erhalten:
3. Spezielle Eventfunktionen
Dies ist die kniffeligste Kategorie auf der Recherche. Denn kaum ein Anbieter schreibt auf seiner Seite: Eventfunktionen. Grund ist wohl, dass das vor Corona nicht so wichtig war. Jetzt aber kommt es genau darauf an.
Also: Kann ich mehrere Referenten auf der "Bühne" haben? Gibt es unterschiedliche Rollen? Moderator, Referent, Co-Host (für die Regie/Backup)? Wie geschieht der Rollenwechsel? Wie erleben die Referenten das aus der Referentenansicht? Und: Ist das ganze auch überhaupt zu managen für einen einzelnen Techniker und/oder Moderator?
All das sind Fragen, die sich nur durch intensives, realitätsnahes Ausprobieren klären lassen und daher Zeit kosten (und man möchte ja nicht während des Events noch ausprobieren...).
Dabei ist auch die Frage relevant: Kann auch ein Speaker, den man einlädt, schnell verstehen, was er speziell in seiner Speaker-Rolle tun kann und soll? Wenn dies nicht einfach ist, spricht das für uns gegen eine Software. (Bei GoToWebinar, um nur ein Beispiel zu nennen, ist e z.B. nicht einfach, ein Speaker der in den Raum kommt, wird zwingend erschlagen sein, von all den Knöpfen, die dort zu sehen sind).
Wahr ist aber auch: Letztlich wird man (externe) Speaker immer briefen müssen, bei egal welcher Software. Im Event-Paket ActiveVirtual360 machen wir das im Rahmen des allgemeinen Speaker-Briefings, bei dem auch Tipps zur Präsentation und zum Auftritt vor der Kamera gegeben werden. Unser Kriterium war also: Können wir Speakern innerhalb dieses Briefings leicht erklären, was sie tun müssen?
4. Abschaltbarkeit von Elementen im Konferenz-Raum
VOXR- und ActiveVirtual360-Kunden machen sämtliche Interaktion in den konferenzen nur gebündelt, klar und optimal geführt mit einem Spezial-Tool für Q&A und Interaktion: VOXR.
Wir haben an anderer Stell die vielfältigen Probleme mit "Chat" beschrieben - und natürlich die Lösung für ein viel besseres Q&A (Fragen aus dem Publikum). Daher ist aus unserer Sicht wichtig, dass man den Chat komplett abschalten kann.
Ebenso ist eine für alle sichtbare Teilnehmerliste längst nicht immer gewünscht. Sie wirft sowohl Fragen des Persönlichkeitsrechts auf, als auch ganz praktische: Vielleicht möchten oder sollen z.B. Konkurrenten unter den Teilnehmern einander gar nicht unbedingt sehen? So erstaunlich es ist: Eine volle Abschaltbarkit ist längst nicht überall gegeben.
5. Break-Out Rooms
Verzweifelt gesucht: Meeting-Software, die Break-Out-Räume gut abbildet.
Das Tückische: Manchmal sieht es so aus, als hätte eine Software das. Zoom z.B. wirbt damit, bei näherem Hinsehen entpuppt sich, dass die Funktion der Breakout-Rooms nur für Zoom Meeting gilt, was aber in die Kategorie A oben fällt: Meeting-Software, für Events also unbrauchbar. Zoom Webinar dagegen - hat keine Break-Out-Räume, wie man nach Verblüffung und Gegencheck beim Support feststellt.
Die Open-Source-Software BigBlueButton hat Break-Out-Räume, aber andere Nachteile und die meisten werden sich keine Open-Source Software auf eigene Server installieren können (wir haben das zum Testen gemacht: Tolles Projekt, aber wir sind hiermit bisher noch nicht zum Status "eventtauglich" gekommen).
Wir haben uns schließlich entschieden, die Lösung für unsere virtuellen Konferenzen, die wir im Rahmen von ActiveVirtual360 machen, selbst zu bauen: Eine Lösung, die soviel Flexibilität hat, wie nötig: Eine Kombination aus Hauptkonferenzraum (Webinarraum) und beliebig vielen Break-Out-Räumen mit unterschiedlichen Größen, mal als Webinar, mal als Meeting-Raum, je nach Event-Konzept. Nur so ließ sich die Herausforderung "Break-Out Rooms" wirklich sauber lösen. Dazu haben wir verschiedene Räume des Anbieters RTC Lab mit Servern in Deutschland in unseren eigene "Konferenz-Hotel"-Empfangsseite inkl. Teilnehmerführung auf Deutsch (und Englisch) eingebunden.
6. Für Kongresse: Ausstellungsflächen / Poster-Sessions / "Messestände"
Ausstellungs- / Sponsorenmöglichkeiten gibt es ausschließlich in der Kategorie D (Event-Plattformen). Leider sind diese Plattformen in der Regel extrem kostenintensiv (fünfstellig) , brauchen Wochen, wenn nicht Monate zur Erstellung und sind dann auch noch nicht so flexibel wie es Eventplaner unserer Erfahrung nach brauchen.
Daher haben wir auch hier eine eigene Lösung geschaffen und bieten als Teil des ActiveVirtual360 Tagungs-Hotels auch Ausstellungsflächen mit an.
III. Was wir nicht wollten (!)
Wir wollten eine Sache erhalten und NUR eine Sache: Eine taugliche Online-Location als Ersatz für die Corona verseuchte Offline Event-Location.
Viele Systeme (auch unser Gewinner) bringen Registrierungs-Systeme mit. Wir glauben aber, dass dies in den allermeisten Fällen ja bereits vorhanden ist und dass die Registrierung / Einladung ein geübtes Verfahren ist, das man nur wegen Corona jetzt auch überhaupt nicht ändern muss und auch nicht sollte.
Daher haben wir auch umgekehrt geschaut: Ist sichergestellt, dass man (mindestens als Option) mit einem einfachen Link teilnehmen kann (natürlich auf Wunsch mit Passwort), d.h. kann man die Registrierung ausschalten?
Bei GotoWebinar z.B. lässt sich das nur mit Tricks, die sehr um die Ecke sind umgehen, machen. Offiziell bietet GotoWebinar Zugang nur an, wenn auch die Anmeldung über GotoWebinar verläuft. Wir bei VOXR finden aber: Warum sollen Daten zu einem Live-Video-System gehen, wenn das doch einfach gar nicht nötig ist? Bei livestorm.co, was an sich toll ist, u.v.m. kann man die Registrierung ebenfalls nicht umgehen. Für uns warn das Minus-Punkte, wenn man an Einladungen für Events denkt, die doch auch auf das Event zugeschnitten sein können sollen (was Zwangsregistrierungs-Mails natürlich nicht sind).
IV. Fazit
Das ist unser Fazit nach unserer eigenen Recherche und nach ca. 50 Projekt-Planungs-Consultings mit Veranstaltern, die uns von ihren eigenen Recherchen berichtet haben.
Zudem bietet RTC Lab uns die Möglichkeit, das Teilnehmer-Erlebnis selbst so un-technisch wie möglich zu gestalten. D.h. mit schönen Event-Emails einem Tagungs-Hotel Ambiente u.v.m.
Und genau das haben wir dann gemacht. Das heißt:
Tatsächlich haben wir eine Live-Video-Software mit einer eigenen Nutzeroberfläche versehen, um genau das Event-Erlebnis zu erhalten, das wir unseren Kunden bieten wollten.
So ist das neue ActiveVirtual360 Tagungs-Hotel entstanden. Und wir würden uns freuen, Sie darin im Rahmen des ActiveVirtual360 Paketes zu Gast zu haben.
Sie möchten unsere Recherche-Excel-Tabelle mit unseren genauen technischen Ergebnissen zu RTC, GotoWebinar, Zoom, Meetyoo, und mehr?
Hier können Sie sie herunterladen:
Oder interessiert Sie das ActiveVirtual360 Tagungshotel?
Wir zeigen Ihnen gern beispielhaft, wie es aussieht:
Hm. Ich weiß nicht genau, was mit Eigengebrauch genau gemeint ist. Falls damit die Frage gemeint ist, ob man einzelne Teile von ActiveVirtual360 kaufen kann, dann ja und nein. VOXR ja, den Rest leider nein: https://voxr.org/de/ufaq/single/
Hallo Tim,
wird es das ActiveVirtual360 auch für den “Eigengebrauch” geben?
VG
Tobias
Hallo Holger,
wir empfehlen hier eigentlich gar kein bestimmtes Produkt oder OpenSource/nichtOpenSource oder eigener Server / andere Server. Der Artikel soll eher dazu dienen, den Weg zu beschreiben, auf dem wir unsere spezifischen Event-Anforderungen recherchiert haben und vielleicht Kriterien aufzeigen, die nicht jedem offensichtlich sind, der nicht täglich Events macht.
Das kann dann bei unterschiedlichen Anforderungen zu einem natürlich zu einem anderen Ergebnis führen, keine Frage.
Hallo Sabine, freut mich. Und bei Fragen, melde Dich gern auch per Mail.
Warum sollte jemand keine Open Source Software auf seinen Servern installieren wollen? Ich könnte mir höchstens vorstellen, dass jemand keine Closed Source Software installieren möchte.
Super! Sehr hilfreich, danke