Last Minute Event Hacks: Wer erhält, wird geben (und zwar gutes Feedback!)
Nach der "Content-Connection" aus Teil 1 und der Rundum-Wohlfühl-Teilnehmer-Orientierung aus Teil 2, schauen wir heute auf eine ganz bestimmte Gruppe Teilnehmer.
Diese Teilnehmer sind "Haben" Menschen. Jäger und Sammler. Den Erfolg eines Kongresses messen solche Teilnehmer (auch) an dem Inhalt, den sie rein "physisch" erhaschen konnten. Wobei physisch heutzutage natürlich auch eine Datei, eine Grafik, eine Powerpoint mit einschließt.
"Bekommen wir die Powerpoints?"
In unserer täglichen Event-Erfahrung passiert bei dieser Frage in mehr als 50 % der Fälle eines von zwei ungünstigen Szenarien:
a) der Veranstalter hat sich darüber im Vorfeld keine Gedanken gemacht und wird völlig überrumpelt und ist verunsichert.
b) der Veranstalter ist perfekt vorbereitet auf die Frage, aber betreibt eine ungünstige Kommunikation - und verliert entweder Aufmerksamkeit oder gutes Feedback oder beides ...!
Event-Hack Nr. 3: Powerpoints
1. Klären Sie die "Powerpoint-Verfügbarkeit" mit allen Speakern vorab. Tipp: Notfalls könnten sie non-public und public Versionen der Folien machen.
2. Kommunizieren Sie die genaue Verfügbarkeit (also "gibt's die Folien?") zunächst NICHT. Auf Nachfrage sagen Sie nur, dass es verfügbar ist, nicht die Details, wann und wie.
3. Kommunizieren Sie die Powerpoint-Verfügbarkeit aber sehr wohl noch VOR der Feedback Abfrage.
Punkt 3 ist zugegeben ein bisschen eigennützig - aber, hey, Sie stellen die Folien bereit (was nicht selbstverständlich ist), warum sollte dies nicht auch in die Beurteilung des Teilnehmers eingehen?
Ihr Vorteil: Die Haben-Menschen bewerten Sie besser. Immer. Man sieht das an dem Strahlen der Menschen, wenn man die Verfügbarkeit von der Bühne aus ankündigt. Also: tue Gutes und rede darüber!
Punkt 2 dagegen dient dem Schutz Ihres Events. Wenn Sie gleich sagen, dass es die Powerpoints gibt, verlässt manch einer schlicht vorzeitig Ihr Event (er "hat" ja alles!). Tipp: Bei der obigen Frage: "Gibt's die Powerpoints" antworten Sie: "Ja, wir zeigen Ihnen am Ende der Veranstaltung wie und wo".
Digital-Tipp gesucht?
Downloads handlen - einfach wie nie
Analog?
Während es bisher einfach war, unsere last-Minute-Event-Hacks auch analog umzusetzen, ist dies hier schwierig. Von den einzigen analogen Wege, nämlich Papier und USB-Sticks raten wir dringend ab.
Es ist gut gemeint, Slides mit Notizfeldern zu verteilen, erfahrungsgemäß lenken Sie aber nur von der Aufmerksamkeit auf den Speaker ab. Zudem möchte der "Haben"-Teilnehmer gern digitale Kopien zur eigenen Nutzung. (Die Rechtefrage muss an anderer Stelle beantwortet werden, dafür ist auch ER/SIE verantwortlich, nicht Sie.)
USB Sticks waren 2003 hip. 2019 fragen sich Teilnehmer, wie Sie das Ding an ihr Handy bekommen.
Die einzige wirklich gute Lösung ist daher in diesem Fall: Digital.
Coming soon...
Agile Informationen. Live. VOXR ONE.
Digital 1:
Je nach Geheimhaltung und Personen/Datenschutz der Folien: Laden Sie die Folien hoch zu:
- Slideshare
- Ihrem Intranet
- Ihrer Event-Website.
Leider müssen Sie in allen 3 Fällen vermutlich eine E-Mail schicken, damit die Teilnehmer den (oft längeren) Link haben und es wirklich auch einfach ist, an das "Haben"-Material zu kommen.
Helfen können auch Link-Kürzer wie z.B. kurzelinks.de.
Digital 2:
Mit dem neuen VOXR ONE bietet VOXR die komplette Teilnehmer-Reise von Registrierung bis ... eben Download von Powerpoints und mehr.
Sehen Sie hier, wie einfach das geht:
Extrem einfache Bedienung: VOXR Control-View
Sie sehen: Das Elegante ist, Sie schalten die Downloadmöglichkeit genau dann frei, wenn es Ihnen passt. Z.B. vor dem Mittag für die Vormittags- und am Abend für die Nachmittagsvorträge.
VOXR Umsetzung:
Was Sie oben in der Animation sehen, können Sie exact so live in Ihrem VOXR machen! Schauen Sie hier:
Übrigens: Alle Funktionen von VOXR ONE erhalten Sie als Mitglied der VOXR Community zum Launch ab nächster Woche zu 50% für Schnellentscheider!
Bei diesem letzten Tipp aus dem Minikurs Last-Minute Event Hacks gilt also: Digital geht vor, egal ob mit Slideshare, Intranet oder Web-Upload, egal ob per Mail oder per VOXR ONE.
Ebenfalls gilt aber wieder: Sie haben Gutes getan (diesmal den Haben-Menschen)! Und wer gutes tut (und darüber spricht) erhält bessere Feedbacks!
Und hervorragende Feedbacks wünsche ich Ihnen für Ihr nächstes Event!
Ihr
Tim Schlüter
Moderator, Event-Consultant, Gründer VOXR.org
PS: Wie fanden Sie die Tipps aus dem Minikurs? Es würde mich interessieren. Schreiben Sie gern in den Kommentaren!
