FAQ und VOXR Support
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Gute und wichtige Frage. Denn das Aufteilen der Gruppe aus einem großen Meeting/Webinar heraus ist die entscheidende Schnittstelle.
Man muss sie einmal ausprobiert und verstanden haben, damit sie so richtig klar wird. Aber lassen Sie uns sagen: Wir haben es bei 10 Events erfolgreich eingesetzt – und es funktioniert absolut gut!
Also, es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Kaffepause / Messe-Zeit / “Schlender”
Möglichkeit 1 ist ein ANGEBOT (im Gegensatz zu Möglichkeit 2, welches ein Muss ist). Das heißt, den Teilnehmern wird – noch im Hauptraum – moderativ gesagt:
” Wir gehen jetzt in die Kaffeepause / Poster-Session, o.ä. Bitte schauen Sie auf Ihr Handy. Dort sehen Sie jetzt, in welchem Raum welches Thema/Speaker:in/Projekt/Kandidat:in zu finden ist”
Zuvor haben Sie im VOXR Infoguide genau eine solche Tabelle erstellt: Speaker Meyer – Raum 1 usw.
Möglichkeit 2: Zwangsverteilung
Diese Möglichkeit ist wichtig und richtig für Arbeitsphasen, in denen der Besuch einer Gruppe keine Option ist, sondern integraler Bestandteil der Choreografie.
Für diese Art der Interaktion empfehlen wir Gruppen bis zu max 5 Personen. Sie brauchen dann zwar viele Räume, aber das VOXR Tagungshotel HAT genau dafür ja auch Platz für Räume für Sie bereit. Glauben Sie uns, 5 ist eine tolle maximale Zahl. Wir haben viele solcher Gruppen besucht und die tollen, echten Gespräche gesehen – es lohnt sich!
Tipp: Die hohe Anzahl der Räume können Sie ohne weiteres durch Free-Accounts erzielen. Zoom-Accounts sind bei mehr als 3 TN auf 40min begrenzt, länger sollten Arbeitsphasen ohnehin nicht sein. Livewebinar.com Free-Accounts sind auf 5TN begrenzt – super, genau das, was Sie brauchen!
Außerdem empfehlen wir die Verteilung als Abschluss der Auftragsmoderation zu machen und für die Gruppe einen Moderator und einen Time-Keeper zu bestimmen.
Beispiel-Moderation:
“Wir gehen jetzt in einen Arbeitsphase mit Gruppen von jeweils 5 Teilnehmern. Wenn Sie gleich in den Gruppenraum gehen, wählen Sie bitte zunächst einen Moderator. Dies ist derjenige, der zuletzt nein sagt. Seine Aufgabe ist nur, dafür zu sorgen, dass das Gespräch beim Auftrag bleibt, und dass alle Gehör finden, das ist alles. Und: Einen Timekeeper. Bestimmen Sie eine Person, die die Zeit im Blick hält und mitteilt, wieviel Zeit noch ist. Danach bearbeiten Sie in Ihrer Gruppe bitte folgende Frage: …. Bitte seien Sie dann hier zurück um genau xx uhr yy – die Timekeeper sorgen bitte dafür”
Für den finalen Schritt der Moderation gibt es zwei technische Varianten:
a) “Bitte schauen Sie jetzt auf Ihr Handy, dort steht der Raum, in den Sie sich jetzt bitte begeben. Gehen Sie dazu zurück ins Tagungshotel, zum Foyer und in den Raum. Sollten Sie den Link zum Tagungshotel nicht mehr wissen, er steht in Ihrer Einladungs-E-Mail und zusätzlich finden Sie ihn oben im ersten Menüpunkt Ihres Handys. Wir mischen jetzt die Raumnummern – schauen Sie … jetzt und begeben sich dort hin.”
b) “Wir zeigen Ihnen jetzt ein Fenster, wenn Sie auf das Fenster klicken, werden Sie automatisch zu einem zufälligen Gruppenraum mit vier Ihrer Mitstreiter:innen geleitet, wo Sie dann nur noch eintreten müssen.”
Variante b) funktioniert nur, wenn Sie eine Software haben, die solche Fenster innerhalb von Webinaren ermöglicht. livewebinar.com ist eine solche Software. Dort legen Sie einen sogenannen CTA (Call-to-Action) an und kopieren dort den Link hinein, den Sie im Control-Panel unter dem Tagungshotel unter One-Click-Breakout finden.
Variante a) dagegen funktioniert mit allen Video-Konferenz-Systemen, da die Teilnehmer sich selbst in die Räume bewegen. Haben Sie keine Sorge, das wirkt keineswegs “un-digital” oder ähnliches, Teilnehmer lieben die Idee, fast “physisch” in den Raum zu wechseln, wie im Präsenz-Hotel (wir wissen das aus Feedbacks).
Hierzu erstellen Sie unter Action Planen eine neue Action “Auto-Raumverteiler”. Sie stellen Anzahl der Räume und Höchstzahl Teilnehmer (wie gesagt, empfohlen sind nicht mehr als 5!) ein und sind bereit. Im Moment der Verteilung klicken Sie “Action starten”. Nachdem Sie einmal verteilt haben, müssen Sie vor der nächsten Verteilung unbedingt “leeren”, damit Sie wieder von einem blanken Teller aus beginnen.
Tipps:
1. Rückholung ins Plenum
ZURÜCK kommen die Teilnehmer aus drei Gründen:
a) Sie haben die Zeit vorher klar und fix als UHRZEIT (nicht als Zeitspanne) definiert
b) Sie haben einen Timekeeper wählen lassen
c) Sie schicken eine VOXR Sofort-Nachricht (Briefchen-Symbol rechts oben im Control Panel) 5 Minuten vor Re-Start im Plenum
2. Ergebnis-Sicherung
Machen Sie keine Experimente mit geteilten Canvassen, Google Docs oder dergleichen. Die Menschen sind unendlich froh, sich sehen und sich unterhalten zu können. Und da Sie so kleine Gruppen haben, ist das auch immens effektiv.
Die Ergebnisse holen Sie in der 1. Minute zurück im Plenum: “Bitte nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, und geben Sie ein: Was waren für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der letzten x Minuten in Ihrer Gruppe?” Daraus machen Sie eine SMART-Cloud, welche der Moderator dann mit einen Experten / Chef reflektieren kann.
Wir wissen, dass die meisten so online noch nicht gearbeitet haben. Und auch wir waren uns zu Beginn unsicher, ob es funktioniert. Jetzt aber, nach 10 Events können wir sagen: Es funktioniert hervorragend – und macht auch noch Freude. Uns als Veranstaltern ebenso wie den Teilnehmern / Sponsoren /Referenten.
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Ja und Nein.
Vorweg sei gesagt: Diese Frage stammt aus der Zeit, wo eine Teilnahme an einem Event den Veranstalter etwas kostete. Das heißt: Schlaucher bekamen kostenfrei Catering. Schlaucher nahmen die besten Plätze ein. Schlaucher waren nicht ordentlich gekleidet, etc.
Es gab früher – bei Präsenz-Events jede Menge Gründe sich gegen Schlaucher zu wappnen.
Unsere erste wichtigste Botschaft ist: Das ist heute anders. Im Digitalen kostet Sie ein weiterer Nutzer nichts. Er stört auch i.d.R. nicht. Und seine Kleidung spielt keine Rolle.
Sich gegen unberechtigten Zugriff zu wappnen, ist fast nur noch an zwei Stellen sinnvoll:
a) bei Mitgliederversammlungen
b) bei organisationsinternen Veransastaltungen.
Zu diesen beiden Gruppen unten mehr. Unabhängig davon gilt aber:
Unsere zweite wichtigste Botschaft: Der Aufwand, Leuten Online den Zugang zu verweigern ist erheblich. Man kann immer einen Link weitergeben. Man kann immer ein Passwort weitergeben. Man kann immer jemand anderem über die Schulter gucken, man kann immer auch sagen: Hier ist der Link, gib einfach meine E-Mail ein, dann kannst Du mit meiner E-Mail mitmachen, etc. pp. Dasselbe gilt aber auch für Powerpoints, die wir alle beliebig per Mail in der Gegen herumschicken, etc.
Die dritte wichtige Botschaft ist: Wenn man sich dennoch entscheidet, hohe Hürden für den Zugang einzubauen, so macht man damit zwei Dinge: 1. Man verhindert Schlaucher, aber 2. Man macht es all den ehrlichen Teilnehmern so viel schwerer teilzunehmen.
Falls Sie KEIN Firmenevent haben und KEINE Mitgliederversammlung, empfehlen wir Ihnen folgendes Bild:
Es ist wie im Flughafen: Der ganze Aufwand mit dem Röntgen, nur weil alle 10 Jahre mal etwas böses passiert (und dann passiert es ja trotzdem). Der Unterschied zum Flughafen ist nur: Wenn jemand böses durch die Schranken kommt, ist es ein wirklich ernsthaftes, dramatisches Problem. Bei einer digitalen Veranstaltung ist das (siehe erste Botschaft) eben nicht so.
WENN Sie Mitgliederversammlungen oder Firmenevents haben, gelten die drei obigen Botschaften genauso – dennoch haben Sie natürlich dann ein höheres Interesse die Eingangsbeschränkung hochzulegen.
WENN Sie trotz der obigen drei Botschaften hohen Schutz wollen, z.B. weil Sie ein Firmenevent haben, so haben Sie
zwei Möglichkeiten:
a) Sie können die Konferenz-Software, die Sie nutzen mit Passwortschutz versehen. So muss jeder, wenn er einen Videoraum betritt ein Passwort eingeben. Dieses Passwort verschicken Sie per Mail nur an die Nutzergruppe.
b) Wir können Ihnen kostenpflichtig einen Gesamtschutz auf das Tagungshotel bauen (es gibt diesen aktuell noch nicht in der Software) Dies kann
- entweder ein einzelnes Passwort sein (das Sie dann wie unter a) per E-Mail verschicken)
(bedenken Sie aber Botschaft 2 und 3) - oder es können unterschiedliche Passwörter sein, die man dann – je nach Setting – auch nur ein
einziges Mal verwenden kann. Nachteil: Wenn jemand “rausfliegt”, also sein Rechner keinen Strommehr hat, oder ähnliches, muss er wieder hinein, aber sein Passwort ist schon blockiert … wenn man aber häufigeres Passwort-Eingeben zulässt … dann gilt wiederum Botschaft 2 von oben.
Wenn Sie eine der beiden Varianten von uns gebaut bekommen möchten, so belaufen sich die Entwicklugs-Kosten auf 980,-. Dafür wird es gebaut und Sie können dauerhaft ohne weitere Kosten nutzen, so lange sie eine Lizenz haben.
WENN Sie eine MITGLIEDERVERSAMMLUNG planen.
… dann ist das Tagungshotel der falsche Ansatzpunkt.
Da Sie (siehe Botschaft 2) nicht sauber verhindern können, dass jemand reinkommt, über die Schulter schaut, etc. pp, sie aber rechtssicher sein müssen, müssen Sie die Rechtssicherheit über das Abstimmungstool herstellen, nicht über den Videoraum.
Dazu gibt es VOXR AuthVote. Hier mehr: https://voxr.org/de/authvote.
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Aktuell nicht. Es gibt dafür drei Gründe.
- Wir haben es bei 13 extrem erfolgreichen Online-Events in 2020 nie gebraucht. In allen Events wurden die Räume extrem unterschiedlich besetzt und sogar von Pause zu Pause geändert.
Wir haben dazu im VOXR Infoguide jeweils einen Menüpunkt angelegt. In diesem Menüpunkt stand die Zuordnung von Thema/Speaker zu Raum oder umgekehrt, als Tabelle.
Tatsächlich macht man das ja bei Präsenz-Events genauso. Man sagt kurz vor der Teilung: Die Gruppe “HR” trifft sich bitte im Raum “Nizza”. Genauso haben wir es auch gemacht, nur dass wir es gar nicht moderiert haben, sondern nur eine Tabelle im Infoguide kurz vor der Teilung sichtbar gemacht haben. Moderiert haben wir dann: “Sie finden die Raumbelegungen JETZT auf Ihrem Handy”. Das war wie gesagt 13-mal sehr erfolgreich, sodass wir keinen Anlass sahen, die Bezeichnung auf die Knöpfe zu legen. - Wenn man die Button-Bezeichnung als Zahlen lässt, ist man deutlich flexibler. Das Tagungshotel wurde gebaut, um zu verschiedenen Phasen von Events verschiedene Dinge in den Räumen zu machen – und dies in Kombination mit dem VOXR Infoguide . Durch die dynamische Schaltbarkeit des Infoguides kann man den Menüpunkt “Raumbelegung” mit einem Klick ändern von der ersten Pause auf die zweite, auf eine Arbeitsphase, auf ein Cooldown.
Würde man das in den Settings das Tagungshotels machen müssen, wäre das ziemliches Gefummel mit hohem Risiko das live etwas schief geht. - Zugleich wissen wir, dass Kunden das einfach trotz dieser beiden Punkte gern hätten.Das Problem ist: Die Einstellbarkeit kommt nicht ohne Kosten:Die Knöpfe sind nur begrenzt groß. Bei den Bezeichnungen müsste häufig gekürzt werden, um das Design nicht zu zerstören. Egal wie lang wir die Bezeichnung machen – am Ende ist sie immer für irgendeinen Zweck irgendwo zu kurz.(Im Infoguide dagegen kann man sowohl eine Raumüberschrift hinterlegen, als auch Beschreibungen dazu, Speaker, etc. pp. Dort ist Länge kein Problem.)
> Wenn Sie, die/der dies gerade liest, für das o.g. Problem aber eine Lösungsidee haben und/oder Ihre Raumbezeichnungne nur x Zeichen lang sind, können wir Ihnen das Featrure ggf. händisch programmieren.
Die Investition wären einmalige Programmierkosten, die Größenordnung wäre abhängig von der Lösung, die Sie sich vorstellen (einfacher Weg: fixer Einbau in Ihr Tagungshotel, Nachteil: Nur gegen Kosten wieder änderbar, oder flexibler Weg: Einstellbar im Controlpanel aber leider auch kostenintensiver).
Wenn Sie uns exact schreiben, welche genaue Funktionalität mit welchen Textlängen wie einstellbar/fix und welchen Button-Anzahlen Sie sich wünschen, können wir Ihnen ein Angebot machen.
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Aktuell nicht.
Unsere Erfahrung ist, dass das, was wirklich Eindruck macht bei Teilnehmern drei Dinge sind:
- Logo (Gefühl von “hier bin ich richtig”)
- Anpassbare Hintergründe(Gefühl von: “Wow, die haben sich Mühe gegeben”)
- Anpassbare Texte (Gefühl von: “Wo, die holen mich da ab, wo ich bin”)
- Einfachheit und Klarheit (“Wow, das ist mal einfach!”
Durch diese vier Elemente entsteht bei den Teilnehmern ein Gefühl von:
- das ist hier anders als ich es kenne
- die kümmern sich um mich als Teilnehmer
- die nehmen mich als Teilnehmer ernst
Eine Änderung von Buttonfarben hat auf diese entscheidende Wirkung keinerlei Auswirkung.
Zugleich würde eine Änderung der Buttonfarbe aber wieder Komplexität ins Tool bringen. Da wir bei VOXR immer versuchen, das Optimum aus maximale Einfachheit und maximalem Eventerfolg zu erzielen, “opfern” wir an dieser Stelle auf die Einstellbarkeit der Buttonfarbe, da ihr Effekt beim Teilnehmer (und auf den kommt es uns an) so gut wie nicht messbar wäre.
Wir wissen natürlich, dass die Branding-Lehre gern einstellbare Farben hätte, haben uns hier aber für die Einfachheit (bei gleichzeitig fast keinem Effekt von Buttonfarben auf die Teilnehmer) entschieden.
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Nein, aktuell nicht.
1. Warum?
Unsere Erfahrung ist:
Konferenz- und Webinar-Software ist eine sehr fragile Angelegenheit (wir erleben das alle ständig).
Die Live-Video-Anbieter geben sich dabei Mühe, Ihre Systeme stabil zu halten, wenn schon das Umfeld (das Internet) ständig schwankt und Video eben schwer macht. Um optimal zu funktionieren, ist es gut, wenn sie so viel Informationen über das technische Umfeld, in dem sie laufen, habe, wie möglich: Datenrate, unseren Prozessor und vor allem auch unsere Bildschirmauflösung.
Wenn man die Konferenz-/Webinar-Software nun “einmauert”, also z.B. innerhalb des Tagungshotels ausspielt, dann kann die Live-Video-Software schlechter erkennen, in welchem Umfeld sie läuft (weil sie dann über das Tagungshotel nicht “hinaus-gucken” kann) – und spielt daher unter Umständen unpassende Daten aus, so dass die Qualität schlechter wird, oder nur ein Teil gezeigt wird, oder, oder.
Das gilt für Web-basierte Systeme.
Bei Client-basierten Systemen (Zoom, Webex, Teams, Goto) ist es noch dramatischer: Diese lassen sich (in ihren Clientversionen) schlicht gar nicht einbinden, denn sie wollen ja ausdrücklich die Client-Software zurm Auspielen des Videos nutzen und eben nicht einen Browser.
Kurz gesagt also: Das Einbinden ist entweder von den Video-Software-Anbietern gar nicht gewünscht oder kann jede Menge Probleme nach sich ziehen, die auch noch von System zu System unterschiedlich und daher aktuell nicht universell beherrschbar sind.
2. Aber ich habe gesehen…
Falls Sie die Einbindung von Software schon einmal irgendwo gesehen haben: Natürlich lässt sich mit viel händischem Aufwand auf einer bestimmten Website für eine bestimmte Video-Software in ganz eng umrissenen Bedingungen so etwas anfertigen, dann intensiv testen und unter dem Risiko, dass es trotzdem auf manchen Geräten nicht klappt, anbieten. Das wird im Markt auch genau so gemacht und daher sieht man das gelegentlich.
Das ist aber nicht der Sinn des Tagungshotels. Dies muss immer und für alle VOXR Kunden, für alle Geräte und für alle Konfigurationen garantiert funktionieren muss, mit wenigen Klicks und vor allem ohne jedes Mal neue Programmierarbeiten und damit Kosten zu verursachen und Risiken zu laufen.
3. Und wenn die Teilnehmer verloren gehen…?
Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Nachdem die erste Version des Tagungshotel ein eingebettetes Live-Video hatte (mit den o.g. negativen Effekten), haben wir einfach den Test gewagt: Wenn alles Nachteile hat, ist die Frage, was den kleineren Nachteil hat, und ob User es akzeptieren, wenn sich ein neues Browsertab öffnet.
Wir haben denn in 10 weiteren Events das Tagungshotel so wie aktuell vorliegend eingesetzt und keinerlei Klagen bekommen, obwohl wir im Feedback danach explizit gefragt haben (“Was können wir beim nächsten Mal besser machen?”)
Allerdings: Wir haben auch Vorsorge getroffen:
> Im ersten Menüpunkt des Info-Guides sollte der Link zu Tagungshotel sein.
> Diese Navigation MUSS zu Beginn des Events moderiert werden: “Sie finden das Tagungshotel i.d.R. auf einem noch offenen Tab Ihres Browsers. Sollte das einmal nicht so sein, oder Sie aus anderen Gründen verloren gehen, geben Sie die Adresse ein, die Sie auf dem Handy-Guide ganz oben im ersten Menüpunkt finden.”
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Das Tagungshotel dürfen in der Standard-Lizen max. 1000 TN durchlaufen. Das heißt, wenn Sie ein 5000er Zoom/Teams/Webex Account haben, dürfen Sie dennoch nur 1000 davon durch’s Tagungshotel schicken.
Umgekehrt, wenn Sie nur eine 500er Zoom/Teams/Webex, etc. -Lizenz haben, dann ist diese Grenze Ihre Grenze, obwohl das Tagungshotel auch 1000 zuließe.
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Hier gibt es eine zweiteilige Antwort:
Zum einen: Sehr frei! Sie können extrem viel einstellen und dem Tagungshotel das Look and Feel Ihrer Marke oder Ihre Verbandes geben und Teilnehmer absolut beeindrucken.
Was können Sie anpassen?
- Logo
- Hintergründe
- Texte
- Überschriften
- FAQ
- Testräume
- Die Konferenz-Systeme, die Sie verwenden möchten
Demnächst auch Button-Farben.
Zur Frage der Bezeichnung der Button gibt es hier eine FAQ.
Tipp: Probieren Sie’s aus! Holen Sie sich einen VOXR kostenfrei und unverbindlich:
Designen Sie sich ein Tagungshotel nach Ihrem Gusto. Gefällt es Ihnen?
Q: Warum kann man nicht xyz anpassen?
Das VOXR Tagungshotel wurde gebaut und die nicht einfache Situation zu lösen, dass Online-Teilnehmer – und zwar alle Online-Teilnehmer, nicht nur die, die das jeden Tag machen – sicher zu führen.
Der Fokus des Tagungshotels liegt auf Sicherheit in der Userführung. Die Userführung des Tagungshotels ist -zigfach getestet, übrigens zu Beginn auch mit einer Variante, die im User-Test eben nicht funktioniert hat.
Daher sind die Gestaltungsmöglichkeiten auf die (zahlreichen) oben genannten Varianten beschränkt. Würde man mehr verändern, wäre jeder neue Einsatz des Tagungshotels wieder ein Experiment.
Das Tagungshotel bietet Ihnen in erster Linie die Sicherheit, dass es funktioniert. Und das dann auch noch in Ihrem Design, soweit wir garantieren können, dass der Userfluß dennoch weiterhin funktioniert.
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Gute und wichtige Frage. Denn das Aufteilen der Gruppe aus einem großen Meeting/Webinar heraus ist die entscheidende Schnittstelle.
Man muss sie einmal ausprobiert und verstanden haben, damit sie so richtig klar wird. Aber lassen Sie uns sagen: Wir haben es bei 10 Events erfolgreich eingesetzt – und es funktioniert absolut gut!
Also, es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Kaffepause / Messe-Zeit / “Schlender”
Möglichkeit 1 ist ein ANGEBOT (im Gegensatz zu Möglichkeit 2, welches ein Muss ist). Das heißt, den Teilnehmern wird – noch im Hauptraum – moderativ gesagt:
” Wir gehen jetzt in die Kaffeepause / Poster-Session, o.ä. Bitte schauen Sie auf Ihr Handy. Dort sehen Sie jetzt, in welchem Raum welches Thema/Speaker:in/Projekt/Kandidat:in zu finden ist”
Zuvor haben Sie im VOXR Infoguide genau eine solche Tabelle erstellt: Speaker Meyer – Raum 1 usw.
Möglichkeit 2: Zwangsverteilung
Diese Möglichkeit ist wichtig und richtig für Arbeitsphasen, in denen der Besuch einer Gruppe keine Option ist, sondern integraler Bestandteil der Choreografie.
Für diese Art der Interaktion empfehlen wir Gruppen bis zu max 5 Personen. Sie brauchen dann zwar viele Räume, aber das VOXR Tagungshotel HAT genau dafür ja auch Platz für Räume für Sie bereit. Glauben Sie uns, 5 ist eine tolle maximale Zahl. Wir haben viele solcher Gruppen besucht und die tollen, echten Gespräche gesehen – es lohnt sich!
Tipp: Die hohe Anzahl der Räume können Sie ohne weiteres durch Free-Accounts erzielen. Zoom-Accounts sind bei mehr als 3 TN auf 40min begrenzt, länger sollten Arbeitsphasen ohnehin nicht sein. Livewebinar.com Free-Accounts sind auf 5TN begrenzt – super, genau das, was Sie brauchen!
Außerdem empfehlen wir die Verteilung als Abschluss der Auftragsmoderation zu machen und für die Gruppe einen Moderator und einen Time-Keeper zu bestimmen.
Beispiel-Moderation:
“Wir gehen jetzt in einen Arbeitsphase mit Gruppen von jeweils 5 Teilnehmern. Wenn Sie gleich in den Gruppenraum gehen, wählen Sie bitte zunächst einen Moderator. Dies ist derjenige, der zuletzt nein sagt. Seine Aufgabe ist nur, dafür zu sorgen, dass das Gespräch beim Auftrag bleibt, und dass alle Gehör finden, das ist alles. Und: Einen Timekeeper. Bestimmen Sie eine Person, die die Zeit im Blick hält und mitteilt, wieviel Zeit noch ist. Danach bearbeiten Sie in Ihrer Gruppe bitte folgende Frage: …. Bitte seien Sie dann hier zurück um genau xx uhr yy – die Timekeeper sorgen bitte dafür”
Für den finalen Schritt der Moderation gibt es zwei technische Varianten:
a) “Bitte schauen Sie jetzt auf Ihr Handy, dort steht der Raum, in den Sie sich jetzt bitte begeben. Gehen Sie dazu zurück ins Tagungshotel, zum Foyer und in den Raum. Sollten Sie den Link zum Tagungshotel nicht mehr wissen, er steht in Ihrer Einladungs-E-Mail und zusätzlich finden Sie ihn oben im ersten Menüpunkt Ihres Handys. Wir mischen jetzt die Raumnummern – schauen Sie … jetzt und begeben sich dort hin.”
b) “Wir zeigen Ihnen jetzt ein Fenster, wenn Sie auf das Fenster klicken, werden Sie automatisch zu einem zufälligen Gruppenraum mit vier Ihrer Mitstreiter:innen geleitet, wo Sie dann nur noch eintreten müssen.”
Variante b) funktioniert nur, wenn Sie eine Software haben, die solche Fenster innerhalb von Webinaren ermöglicht. livewebinar.com ist eine solche Software. Dort legen Sie einen sogenannen CTA (Call-to-Action) an und kopieren dort den Link hinein, den Sie im Control-Panel unter dem Tagungshotel unter One-Click-Breakout finden.
Variante a) dagegen funktioniert mit allen Video-Konferenz-Systemen, da die Teilnehmer sich selbst in die Räume bewegen. Haben Sie keine Sorge, das wirkt keineswegs “un-digital” oder ähnliches, Teilnehmer lieben die Idee, fast “physisch” in den Raum zu wechseln, wie im Präsenz-Hotel (wir wissen das aus Feedbacks).
Hierzu erstellen Sie unter Action Planen eine neue Action “Auto-Raumverteiler”. Sie stellen Anzahl der Räume und Höchstzahl Teilnehmer (wie gesagt, empfohlen sind nicht mehr als 5!) ein und sind bereit. Im Moment der Verteilung klicken Sie “Action starten”. Nachdem Sie einmal verteilt haben, müssen Sie vor der nächsten Verteilung unbedingt “leeren”, damit Sie wieder von einem blanken Teller aus beginnen.
Tipps:
1. Rückholung ins Plenum
ZURÜCK kommen die Teilnehmer aus drei Gründen:
a) Sie haben die Zeit vorher klar und fix als UHRZEIT (nicht als Zeitspanne) definiert
b) Sie haben einen Timekeeper wählen lassen
c) Sie schicken eine VOXR Sofort-Nachricht (Briefchen-Symbol rechts oben im Control Panel) 5 Minuten vor Re-Start im Plenum
2. Ergebnis-Sicherung
Machen Sie keine Experimente mit geteilten Canvassen, Google Docs oder dergleichen. Die Menschen sind unendlich froh, sich sehen und sich unterhalten zu können. Und da Sie so kleine Gruppen haben, ist das auch immens effektiv.
Die Ergebnisse holen Sie in der 1. Minute zurück im Plenum: “Bitte nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, und geben Sie ein: Was waren für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der letzten x Minuten in Ihrer Gruppe?” Daraus machen Sie eine SMART-Cloud, welche der Moderator dann mit einen Experten / Chef reflektieren kann.
Wir wissen, dass die meisten so online noch nicht gearbeitet haben. Und auch wir waren uns zu Beginn unsicher, ob es funktioniert. Jetzt aber, nach 10 Events können wir sagen: Es funktioniert hervorragend – und macht auch noch Freude. Uns als Veranstaltern ebenso wie den Teilnehmern / Sponsoren /Referenten.
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Ja und Nein.
Vorweg sei gesagt: Diese Frage stammt aus der Zeit, wo eine Teilnahme an einem Event den Veranstalter etwas kostete. Das heißt: Schlaucher bekamen kostenfrei Catering. Schlaucher nahmen die besten Plätze ein. Schlaucher waren nicht ordentlich gekleidet, etc.
Es gab früher – bei Präsenz-Events jede Menge Gründe sich gegen Schlaucher zu wappnen.
Unsere erste wichtigste Botschaft ist: Das ist heute anders. Im Digitalen kostet Sie ein weiterer Nutzer nichts. Er stört auch i.d.R. nicht. Und seine Kleidung spielt keine Rolle.
Sich gegen unberechtigten Zugriff zu wappnen, ist fast nur noch an zwei Stellen sinnvoll:
a) bei Mitgliederversammlungen
b) bei organisationsinternen Veransastaltungen.
Zu diesen beiden Gruppen unten mehr. Unabhängig davon gilt aber:
Unsere zweite wichtigste Botschaft: Der Aufwand, Leuten Online den Zugang zu verweigern ist erheblich. Man kann immer einen Link weitergeben. Man kann immer ein Passwort weitergeben. Man kann immer jemand anderem über die Schulter gucken, man kann immer auch sagen: Hier ist der Link, gib einfach meine E-Mail ein, dann kannst Du mit meiner E-Mail mitmachen, etc. pp. Dasselbe gilt aber auch für Powerpoints, die wir alle beliebig per Mail in der Gegen herumschicken, etc.
Die dritte wichtige Botschaft ist: Wenn man sich dennoch entscheidet, hohe Hürden für den Zugang einzubauen, so macht man damit zwei Dinge: 1. Man verhindert Schlaucher, aber 2. Man macht es all den ehrlichen Teilnehmern so viel schwerer teilzunehmen.
Falls Sie KEIN Firmenevent haben und KEINE Mitgliederversammlung, empfehlen wir Ihnen folgendes Bild:
Es ist wie im Flughafen: Der ganze Aufwand mit dem Röntgen, nur weil alle 10 Jahre mal etwas böses passiert (und dann passiert es ja trotzdem). Der Unterschied zum Flughafen ist nur: Wenn jemand böses durch die Schranken kommt, ist es ein wirklich ernsthaftes, dramatisches Problem. Bei einer digitalen Veranstaltung ist das (siehe erste Botschaft) eben nicht so.
WENN Sie Mitgliederversammlungen oder Firmenevents haben, gelten die drei obigen Botschaften genauso – dennoch haben Sie natürlich dann ein höheres Interesse die Eingangsbeschränkung hochzulegen.
WENN Sie trotz der obigen drei Botschaften hohen Schutz wollen, z.B. weil Sie ein Firmenevent haben, so haben Sie
zwei Möglichkeiten:
a) Sie können die Konferenz-Software, die Sie nutzen mit Passwortschutz versehen. So muss jeder, wenn er einen Videoraum betritt ein Passwort eingeben. Dieses Passwort verschicken Sie per Mail nur an die Nutzergruppe.
b) Wir können Ihnen kostenpflichtig einen Gesamtschutz auf das Tagungshotel bauen (es gibt diesen aktuell noch nicht in der Software) Dies kann
- entweder ein einzelnes Passwort sein (das Sie dann wie unter a) per E-Mail verschicken)
(bedenken Sie aber Botschaft 2 und 3) - oder es können unterschiedliche Passwörter sein, die man dann – je nach Setting – auch nur ein
einziges Mal verwenden kann. Nachteil: Wenn jemand “rausfliegt”, also sein Rechner keinen Strommehr hat, oder ähnliches, muss er wieder hinein, aber sein Passwort ist schon blockiert … wenn man aber häufigeres Passwort-Eingeben zulässt … dann gilt wiederum Botschaft 2 von oben.
Wenn Sie eine der beiden Varianten von uns gebaut bekommen möchten, so belaufen sich die Entwicklugs-Kosten auf 980,-. Dafür wird es gebaut und Sie können dauerhaft ohne weitere Kosten nutzen, so lange sie eine Lizenz haben.
WENN Sie eine MITGLIEDERVERSAMMLUNG planen.
… dann ist das Tagungshotel der falsche Ansatzpunkt.
Da Sie (siehe Botschaft 2) nicht sauber verhindern können, dass jemand reinkommt, über die Schulter schaut, etc. pp, sie aber rechtssicher sein müssen, müssen Sie die Rechtssicherheit über das Abstimmungstool herstellen, nicht über den Videoraum.
Dazu gibt es VOXR AuthVote. Hier mehr: https://voxr.org/de/authvote.
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Aktuell nicht. Es gibt dafür drei Gründe.
- Wir haben es bei 13 extrem erfolgreichen Online-Events in 2020 nie gebraucht. In allen Events wurden die Räume extrem unterschiedlich besetzt und sogar von Pause zu Pause geändert.
Wir haben dazu im VOXR Infoguide jeweils einen Menüpunkt angelegt. In diesem Menüpunkt stand die Zuordnung von Thema/Speaker zu Raum oder umgekehrt, als Tabelle.
Tatsächlich macht man das ja bei Präsenz-Events genauso. Man sagt kurz vor der Teilung: Die Gruppe “HR” trifft sich bitte im Raum “Nizza”. Genauso haben wir es auch gemacht, nur dass wir es gar nicht moderiert haben, sondern nur eine Tabelle im Infoguide kurz vor der Teilung sichtbar gemacht haben. Moderiert haben wir dann: “Sie finden die Raumbelegungen JETZT auf Ihrem Handy”. Das war wie gesagt 13-mal sehr erfolgreich, sodass wir keinen Anlass sahen, die Bezeichnung auf die Knöpfe zu legen. - Wenn man die Button-Bezeichnung als Zahlen lässt, ist man deutlich flexibler. Das Tagungshotel wurde gebaut, um zu verschiedenen Phasen von Events verschiedene Dinge in den Räumen zu machen – und dies in Kombination mit dem VOXR Infoguide . Durch die dynamische Schaltbarkeit des Infoguides kann man den Menüpunkt “Raumbelegung” mit einem Klick ändern von der ersten Pause auf die zweite, auf eine Arbeitsphase, auf ein Cooldown.
Würde man das in den Settings das Tagungshotels machen müssen, wäre das ziemliches Gefummel mit hohem Risiko das live etwas schief geht. - Zugleich wissen wir, dass Kunden das einfach trotz dieser beiden Punkte gern hätten.Das Problem ist: Die Einstellbarkeit kommt nicht ohne Kosten:Die Knöpfe sind nur begrenzt groß. Bei den Bezeichnungen müsste häufig gekürzt werden, um das Design nicht zu zerstören. Egal wie lang wir die Bezeichnung machen – am Ende ist sie immer für irgendeinen Zweck irgendwo zu kurz.(Im Infoguide dagegen kann man sowohl eine Raumüberschrift hinterlegen, als auch Beschreibungen dazu, Speaker, etc. pp. Dort ist Länge kein Problem.)
> Wenn Sie, die/der dies gerade liest, für das o.g. Problem aber eine Lösungsidee haben und/oder Ihre Raumbezeichnungne nur x Zeichen lang sind, können wir Ihnen das Featrure ggf. händisch programmieren.
Die Investition wären einmalige Programmierkosten, die Größenordnung wäre abhängig von der Lösung, die Sie sich vorstellen (einfacher Weg: fixer Einbau in Ihr Tagungshotel, Nachteil: Nur gegen Kosten wieder änderbar, oder flexibler Weg: Einstellbar im Controlpanel aber leider auch kostenintensiver).
Wenn Sie uns exact schreiben, welche genaue Funktionalität mit welchen Textlängen wie einstellbar/fix und welchen Button-Anzahlen Sie sich wünschen, können wir Ihnen ein Angebot machen.
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Aktuell nicht.
Unsere Erfahrung ist, dass das, was wirklich Eindruck macht bei Teilnehmern drei Dinge sind:
- Logo (Gefühl von “hier bin ich richtig”)
- Anpassbare Hintergründe(Gefühl von: “Wow, die haben sich Mühe gegeben”)
- Anpassbare Texte (Gefühl von: “Wo, die holen mich da ab, wo ich bin”)
- Einfachheit und Klarheit (“Wow, das ist mal einfach!”
Durch diese vier Elemente entsteht bei den Teilnehmern ein Gefühl von:
- das ist hier anders als ich es kenne
- die kümmern sich um mich als Teilnehmer
- die nehmen mich als Teilnehmer ernst
Eine Änderung von Buttonfarben hat auf diese entscheidende Wirkung keinerlei Auswirkung.
Zugleich würde eine Änderung der Buttonfarbe aber wieder Komplexität ins Tool bringen. Da wir bei VOXR immer versuchen, das Optimum aus maximale Einfachheit und maximalem Eventerfolg zu erzielen, “opfern” wir an dieser Stelle auf die Einstellbarkeit der Buttonfarbe, da ihr Effekt beim Teilnehmer (und auf den kommt es uns an) so gut wie nicht messbar wäre.
Wir wissen natürlich, dass die Branding-Lehre gern einstellbare Farben hätte, haben uns hier aber für die Einfachheit (bei gleichzeitig fast keinem Effekt von Buttonfarben auf die Teilnehmer) entschieden.
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Nein, aktuell nicht.
1. Warum?
Unsere Erfahrung ist:
Konferenz- und Webinar-Software ist eine sehr fragile Angelegenheit (wir erleben das alle ständig).
Die Live-Video-Anbieter geben sich dabei Mühe, Ihre Systeme stabil zu halten, wenn schon das Umfeld (das Internet) ständig schwankt und Video eben schwer macht. Um optimal zu funktionieren, ist es gut, wenn sie so viel Informationen über das technische Umfeld, in dem sie laufen, habe, wie möglich: Datenrate, unseren Prozessor und vor allem auch unsere Bildschirmauflösung.
Wenn man die Konferenz-/Webinar-Software nun “einmauert”, also z.B. innerhalb des Tagungshotels ausspielt, dann kann die Live-Video-Software schlechter erkennen, in welchem Umfeld sie läuft (weil sie dann über das Tagungshotel nicht “hinaus-gucken” kann) – und spielt daher unter Umständen unpassende Daten aus, so dass die Qualität schlechter wird, oder nur ein Teil gezeigt wird, oder, oder.
Das gilt für Web-basierte Systeme.
Bei Client-basierten Systemen (Zoom, Webex, Teams, Goto) ist es noch dramatischer: Diese lassen sich (in ihren Clientversionen) schlicht gar nicht einbinden, denn sie wollen ja ausdrücklich die Client-Software zurm Auspielen des Videos nutzen und eben nicht einen Browser.
Kurz gesagt also: Das Einbinden ist entweder von den Video-Software-Anbietern gar nicht gewünscht oder kann jede Menge Probleme nach sich ziehen, die auch noch von System zu System unterschiedlich und daher aktuell nicht universell beherrschbar sind.
2. Aber ich habe gesehen…
Falls Sie die Einbindung von Software schon einmal irgendwo gesehen haben: Natürlich lässt sich mit viel händischem Aufwand auf einer bestimmten Website für eine bestimmte Video-Software in ganz eng umrissenen Bedingungen so etwas anfertigen, dann intensiv testen und unter dem Risiko, dass es trotzdem auf manchen Geräten nicht klappt, anbieten. Das wird im Markt auch genau so gemacht und daher sieht man das gelegentlich.
Das ist aber nicht der Sinn des Tagungshotels. Dies muss immer und für alle VOXR Kunden, für alle Geräte und für alle Konfigurationen garantiert funktionieren muss, mit wenigen Klicks und vor allem ohne jedes Mal neue Programmierarbeiten und damit Kosten zu verursachen und Risiken zu laufen.
3. Und wenn die Teilnehmer verloren gehen…?
Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Nachdem die erste Version des Tagungshotel ein eingebettetes Live-Video hatte (mit den o.g. negativen Effekten), haben wir einfach den Test gewagt: Wenn alles Nachteile hat, ist die Frage, was den kleineren Nachteil hat, und ob User es akzeptieren, wenn sich ein neues Browsertab öffnet.
Wir haben denn in 10 weiteren Events das Tagungshotel so wie aktuell vorliegend eingesetzt und keinerlei Klagen bekommen, obwohl wir im Feedback danach explizit gefragt haben (“Was können wir beim nächsten Mal besser machen?”)
Allerdings: Wir haben auch Vorsorge getroffen:
> Im ersten Menüpunkt des Info-Guides sollte der Link zu Tagungshotel sein.
> Diese Navigation MUSS zu Beginn des Events moderiert werden: “Sie finden das Tagungshotel i.d.R. auf einem noch offenen Tab Ihres Browsers. Sollte das einmal nicht so sein, oder Sie aus anderen Gründen verloren gehen, geben Sie die Adresse ein, die Sie auf dem Handy-Guide ganz oben im ersten Menüpunkt finden.”
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Das Tagungshotel dürfen in der Standard-Lizen max. 1000 TN durchlaufen. Das heißt, wenn Sie ein 5000er Zoom/Teams/Webex Account haben, dürfen Sie dennoch nur 1000 davon durch’s Tagungshotel schicken.
Umgekehrt, wenn Sie nur eine 500er Zoom/Teams/Webex, etc. -Lizenz haben, dann ist diese Grenze Ihre Grenze, obwohl das Tagungshotel auch 1000 zuließe.
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Hier gibt es eine zweiteilige Antwort:
Zum einen: Sehr frei! Sie können extrem viel einstellen und dem Tagungshotel das Look and Feel Ihrer Marke oder Ihre Verbandes geben und Teilnehmer absolut beeindrucken.
Was können Sie anpassen?
- Logo
- Hintergründe
- Texte
- Überschriften
- FAQ
- Testräume
- Die Konferenz-Systeme, die Sie verwenden möchten
Demnächst auch Button-Farben.
Zur Frage der Bezeichnung der Button gibt es hier eine FAQ.
Tipp: Probieren Sie’s aus! Holen Sie sich einen VOXR kostenfrei und unverbindlich:
Designen Sie sich ein Tagungshotel nach Ihrem Gusto. Gefällt es Ihnen?
Q: Warum kann man nicht xyz anpassen?
Das VOXR Tagungshotel wurde gebaut und die nicht einfache Situation zu lösen, dass Online-Teilnehmer – und zwar alle Online-Teilnehmer, nicht nur die, die das jeden Tag machen – sicher zu führen.
Der Fokus des Tagungshotels liegt auf Sicherheit in der Userführung. Die Userführung des Tagungshotels ist -zigfach getestet, übrigens zu Beginn auch mit einer Variante, die im User-Test eben nicht funktioniert hat.
Daher sind die Gestaltungsmöglichkeiten auf die (zahlreichen) oben genannten Varianten beschränkt. Würde man mehr verändern, wäre jeder neue Einsatz des Tagungshotels wieder ein Experiment.
Das Tagungshotel bietet Ihnen in erster Linie die Sicherheit, dass es funktioniert. Und das dann auch noch in Ihrem Design, soweit wir garantieren können, dass der Userfluß dennoch weiterhin funktioniert.
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Gute und wichtige Frage. Denn das Aufteilen der Gruppe aus einem großen Meeting/Webinar heraus ist die entscheidende Schnittstelle.
Man muss sie einmal ausprobiert und verstanden haben, damit sie so richtig klar wird. Aber lassen Sie uns sagen: Wir haben es bei 10 Events erfolgreich eingesetzt – und es funktioniert absolut gut!
Also, es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Kaffepause / Messe-Zeit / “Schlender”
Möglichkeit 1 ist ein ANGEBOT (im Gegensatz zu Möglichkeit 2, welches ein Muss ist). Das heißt, den Teilnehmern wird – noch im Hauptraum – moderativ gesagt:
” Wir gehen jetzt in die Kaffeepause / Poster-Session, o.ä. Bitte schauen Sie auf Ihr Handy. Dort sehen Sie jetzt, in welchem Raum welches Thema/Speaker:in/Projekt/Kandidat:in zu finden ist”
Zuvor haben Sie im VOXR Infoguide genau eine solche Tabelle erstellt: Speaker Meyer – Raum 1 usw.
Möglichkeit 2: Zwangsverteilung
Diese Möglichkeit ist wichtig und richtig für Arbeitsphasen, in denen der Besuch einer Gruppe keine Option ist, sondern integraler Bestandteil der Choreografie.
Für diese Art der Interaktion empfehlen wir Gruppen bis zu max 5 Personen. Sie brauchen dann zwar viele Räume, aber das VOXR Tagungshotel HAT genau dafür ja auch Platz für Räume für Sie bereit. Glauben Sie uns, 5 ist eine tolle maximale Zahl. Wir haben viele solcher Gruppen besucht und die tollen, echten Gespräche gesehen – es lohnt sich!
Tipp: Die hohe Anzahl der Räume können Sie ohne weiteres durch Free-Accounts erzielen. Zoom-Accounts sind bei mehr als 3 TN auf 40min begrenzt, länger sollten Arbeitsphasen ohnehin nicht sein. Livewebinar.com Free-Accounts sind auf 5TN begrenzt – super, genau das, was Sie brauchen!
Außerdem empfehlen wir die Verteilung als Abschluss der Auftragsmoderation zu machen und für die Gruppe einen Moderator und einen Time-Keeper zu bestimmen.
Beispiel-Moderation:
“Wir gehen jetzt in einen Arbeitsphase mit Gruppen von jeweils 5 Teilnehmern. Wenn Sie gleich in den Gruppenraum gehen, wählen Sie bitte zunächst einen Moderator. Dies ist derjenige, der zuletzt nein sagt. Seine Aufgabe ist nur, dafür zu sorgen, dass das Gespräch beim Auftrag bleibt, und dass alle Gehör finden, das ist alles. Und: Einen Timekeeper. Bestimmen Sie eine Person, die die Zeit im Blick hält und mitteilt, wieviel Zeit noch ist. Danach bearbeiten Sie in Ihrer Gruppe bitte folgende Frage: …. Bitte seien Sie dann hier zurück um genau xx uhr yy – die Timekeeper sorgen bitte dafür”
Für den finalen Schritt der Moderation gibt es zwei technische Varianten:
a) “Bitte schauen Sie jetzt auf Ihr Handy, dort steht der Raum, in den Sie sich jetzt bitte begeben. Gehen Sie dazu zurück ins Tagungshotel, zum Foyer und in den Raum. Sollten Sie den Link zum Tagungshotel nicht mehr wissen, er steht in Ihrer Einladungs-E-Mail und zusätzlich finden Sie ihn oben im ersten Menüpunkt Ihres Handys. Wir mischen jetzt die Raumnummern – schauen Sie … jetzt und begeben sich dort hin.”
b) “Wir zeigen Ihnen jetzt ein Fenster, wenn Sie auf das Fenster klicken, werden Sie automatisch zu einem zufälligen Gruppenraum mit vier Ihrer Mitstreiter:innen geleitet, wo Sie dann nur noch eintreten müssen.”
Variante b) funktioniert nur, wenn Sie eine Software haben, die solche Fenster innerhalb von Webinaren ermöglicht. livewebinar.com ist eine solche Software. Dort legen Sie einen sogenannen CTA (Call-to-Action) an und kopieren dort den Link hinein, den Sie im Control-Panel unter dem Tagungshotel unter One-Click-Breakout finden.
Variante a) dagegen funktioniert mit allen Video-Konferenz-Systemen, da die Teilnehmer sich selbst in die Räume bewegen. Haben Sie keine Sorge, das wirkt keineswegs “un-digital” oder ähnliches, Teilnehmer lieben die Idee, fast “physisch” in den Raum zu wechseln, wie im Präsenz-Hotel (wir wissen das aus Feedbacks).
Hierzu erstellen Sie unter Action Planen eine neue Action “Auto-Raumverteiler”. Sie stellen Anzahl der Räume und Höchstzahl Teilnehmer (wie gesagt, empfohlen sind nicht mehr als 5!) ein und sind bereit. Im Moment der Verteilung klicken Sie “Action starten”. Nachdem Sie einmal verteilt haben, müssen Sie vor der nächsten Verteilung unbedingt “leeren”, damit Sie wieder von einem blanken Teller aus beginnen.
Tipps:
1. Rückholung ins Plenum
ZURÜCK kommen die Teilnehmer aus drei Gründen:
a) Sie haben die Zeit vorher klar und fix als UHRZEIT (nicht als Zeitspanne) definiert
b) Sie haben einen Timekeeper wählen lassen
c) Sie schicken eine VOXR Sofort-Nachricht (Briefchen-Symbol rechts oben im Control Panel) 5 Minuten vor Re-Start im Plenum
2. Ergebnis-Sicherung
Machen Sie keine Experimente mit geteilten Canvassen, Google Docs oder dergleichen. Die Menschen sind unendlich froh, sich sehen und sich unterhalten zu können. Und da Sie so kleine Gruppen haben, ist das auch immens effektiv.
Die Ergebnisse holen Sie in der 1. Minute zurück im Plenum: “Bitte nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, und geben Sie ein: Was waren für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der letzten x Minuten in Ihrer Gruppe?” Daraus machen Sie eine SMART-Cloud, welche der Moderator dann mit einen Experten / Chef reflektieren kann.
Wir wissen, dass die meisten so online noch nicht gearbeitet haben. Und auch wir waren uns zu Beginn unsicher, ob es funktioniert. Jetzt aber, nach 10 Events können wir sagen: Es funktioniert hervorragend – und macht auch noch Freude. Uns als Veranstaltern ebenso wie den Teilnehmern / Sponsoren /Referenten.
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Ja und Nein.
Vorweg sei gesagt: Diese Frage stammt aus der Zeit, wo eine Teilnahme an einem Event den Veranstalter etwas kostete. Das heißt: Schlaucher bekamen kostenfrei Catering. Schlaucher nahmen die besten Plätze ein. Schlaucher waren nicht ordentlich gekleidet, etc.
Es gab früher – bei Präsenz-Events jede Menge Gründe sich gegen Schlaucher zu wappnen.
Unsere erste wichtigste Botschaft ist: Das ist heute anders. Im Digitalen kostet Sie ein weiterer Nutzer nichts. Er stört auch i.d.R. nicht. Und seine Kleidung spielt keine Rolle.
Sich gegen unberechtigten Zugriff zu wappnen, ist fast nur noch an zwei Stellen sinnvoll:
a) bei Mitgliederversammlungen
b) bei organisationsinternen Veransastaltungen.
Zu diesen beiden Gruppen unten mehr. Unabhängig davon gilt aber:
Unsere zweite wichtigste Botschaft: Der Aufwand, Leuten Online den Zugang zu verweigern ist erheblich. Man kann immer einen Link weitergeben. Man kann immer ein Passwort weitergeben. Man kann immer jemand anderem über die Schulter gucken, man kann immer auch sagen: Hier ist der Link, gib einfach meine E-Mail ein, dann kannst Du mit meiner E-Mail mitmachen, etc. pp. Dasselbe gilt aber auch für Powerpoints, die wir alle beliebig per Mail in der Gegen herumschicken, etc.
Die dritte wichtige Botschaft ist: Wenn man sich dennoch entscheidet, hohe Hürden für den Zugang einzubauen, so macht man damit zwei Dinge: 1. Man verhindert Schlaucher, aber 2. Man macht es all den ehrlichen Teilnehmern so viel schwerer teilzunehmen.
Falls Sie KEIN Firmenevent haben und KEINE Mitgliederversammlung, empfehlen wir Ihnen folgendes Bild:
Es ist wie im Flughafen: Der ganze Aufwand mit dem Röntgen, nur weil alle 10 Jahre mal etwas böses passiert (und dann passiert es ja trotzdem). Der Unterschied zum Flughafen ist nur: Wenn jemand böses durch die Schranken kommt, ist es ein wirklich ernsthaftes, dramatisches Problem. Bei einer digitalen Veranstaltung ist das (siehe erste Botschaft) eben nicht so.
WENN Sie Mitgliederversammlungen oder Firmenevents haben, gelten die drei obigen Botschaften genauso – dennoch haben Sie natürlich dann ein höheres Interesse die Eingangsbeschränkung hochzulegen.
WENN Sie trotz der obigen drei Botschaften hohen Schutz wollen, z.B. weil Sie ein Firmenevent haben, so haben Sie
zwei Möglichkeiten:
a) Sie können die Konferenz-Software, die Sie nutzen mit Passwortschutz versehen. So muss jeder, wenn er einen Videoraum betritt ein Passwort eingeben. Dieses Passwort verschicken Sie per Mail nur an die Nutzergruppe.
b) Wir können Ihnen kostenpflichtig einen Gesamtschutz auf das Tagungshotel bauen (es gibt diesen aktuell noch nicht in der Software) Dies kann
- entweder ein einzelnes Passwort sein (das Sie dann wie unter a) per E-Mail verschicken)
(bedenken Sie aber Botschaft 2 und 3) - oder es können unterschiedliche Passwörter sein, die man dann – je nach Setting – auch nur ein
einziges Mal verwenden kann. Nachteil: Wenn jemand “rausfliegt”, also sein Rechner keinen Strommehr hat, oder ähnliches, muss er wieder hinein, aber sein Passwort ist schon blockiert … wenn man aber häufigeres Passwort-Eingeben zulässt … dann gilt wiederum Botschaft 2 von oben.
Wenn Sie eine der beiden Varianten von uns gebaut bekommen möchten, so belaufen sich die Entwicklugs-Kosten auf 980,-. Dafür wird es gebaut und Sie können dauerhaft ohne weitere Kosten nutzen, so lange sie eine Lizenz haben.
WENN Sie eine MITGLIEDERVERSAMMLUNG planen.
… dann ist das Tagungshotel der falsche Ansatzpunkt.
Da Sie (siehe Botschaft 2) nicht sauber verhindern können, dass jemand reinkommt, über die Schulter schaut, etc. pp, sie aber rechtssicher sein müssen, müssen Sie die Rechtssicherheit über das Abstimmungstool herstellen, nicht über den Videoraum.
Dazu gibt es VOXR AuthVote. Hier mehr: https://voxr.org/de/authvote.
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Aktuell nicht. Es gibt dafür drei Gründe.
- Wir haben es bei 13 extrem erfolgreichen Online-Events in 2020 nie gebraucht. In allen Events wurden die Räume extrem unterschiedlich besetzt und sogar von Pause zu Pause geändert.
Wir haben dazu im VOXR Infoguide jeweils einen Menüpunkt angelegt. In diesem Menüpunkt stand die Zuordnung von Thema/Speaker zu Raum oder umgekehrt, als Tabelle.
Tatsächlich macht man das ja bei Präsenz-Events genauso. Man sagt kurz vor der Teilung: Die Gruppe “HR” trifft sich bitte im Raum “Nizza”. Genauso haben wir es auch gemacht, nur dass wir es gar nicht moderiert haben, sondern nur eine Tabelle im Infoguide kurz vor der Teilung sichtbar gemacht haben. Moderiert haben wir dann: “Sie finden die Raumbelegungen JETZT auf Ihrem Handy”. Das war wie gesagt 13-mal sehr erfolgreich, sodass wir keinen Anlass sahen, die Bezeichnung auf die Knöpfe zu legen. - Wenn man die Button-Bezeichnung als Zahlen lässt, ist man deutlich flexibler. Das Tagungshotel wurde gebaut, um zu verschiedenen Phasen von Events verschiedene Dinge in den Räumen zu machen – und dies in Kombination mit dem VOXR Infoguide . Durch die dynamische Schaltbarkeit des Infoguides kann man den Menüpunkt “Raumbelegung” mit einem Klick ändern von der ersten Pause auf die zweite, auf eine Arbeitsphase, auf ein Cooldown.
Würde man das in den Settings das Tagungshotels machen müssen, wäre das ziemliches Gefummel mit hohem Risiko das live etwas schief geht. - Zugleich wissen wir, dass Kunden das einfach trotz dieser beiden Punkte gern hätten.Das Problem ist: Die Einstellbarkeit kommt nicht ohne Kosten:Die Knöpfe sind nur begrenzt groß. Bei den Bezeichnungen müsste häufig gekürzt werden, um das Design nicht zu zerstören. Egal wie lang wir die Bezeichnung machen – am Ende ist sie immer für irgendeinen Zweck irgendwo zu kurz.(Im Infoguide dagegen kann man sowohl eine Raumüberschrift hinterlegen, als auch Beschreibungen dazu, Speaker, etc. pp. Dort ist Länge kein Problem.)
> Wenn Sie, die/der dies gerade liest, für das o.g. Problem aber eine Lösungsidee haben und/oder Ihre Raumbezeichnungne nur x Zeichen lang sind, können wir Ihnen das Featrure ggf. händisch programmieren.
Die Investition wären einmalige Programmierkosten, die Größenordnung wäre abhängig von der Lösung, die Sie sich vorstellen (einfacher Weg: fixer Einbau in Ihr Tagungshotel, Nachteil: Nur gegen Kosten wieder änderbar, oder flexibler Weg: Einstellbar im Controlpanel aber leider auch kostenintensiver).
Wenn Sie uns exact schreiben, welche genaue Funktionalität mit welchen Textlängen wie einstellbar/fix und welchen Button-Anzahlen Sie sich wünschen, können wir Ihnen ein Angebot machen.
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Aktuell nicht.
Unsere Erfahrung ist, dass das, was wirklich Eindruck macht bei Teilnehmern drei Dinge sind:
- Logo (Gefühl von “hier bin ich richtig”)
- Anpassbare Hintergründe(Gefühl von: “Wow, die haben sich Mühe gegeben”)
- Anpassbare Texte (Gefühl von: “Wo, die holen mich da ab, wo ich bin”)
- Einfachheit und Klarheit (“Wow, das ist mal einfach!”
Durch diese vier Elemente entsteht bei den Teilnehmern ein Gefühl von:
- das ist hier anders als ich es kenne
- die kümmern sich um mich als Teilnehmer
- die nehmen mich als Teilnehmer ernst
Eine Änderung von Buttonfarben hat auf diese entscheidende Wirkung keinerlei Auswirkung.
Zugleich würde eine Änderung der Buttonfarbe aber wieder Komplexität ins Tool bringen. Da wir bei VOXR immer versuchen, das Optimum aus maximale Einfachheit und maximalem Eventerfolg zu erzielen, “opfern” wir an dieser Stelle auf die Einstellbarkeit der Buttonfarbe, da ihr Effekt beim Teilnehmer (und auf den kommt es uns an) so gut wie nicht messbar wäre.
Wir wissen natürlich, dass die Branding-Lehre gern einstellbare Farben hätte, haben uns hier aber für die Einfachheit (bei gleichzeitig fast keinem Effekt von Buttonfarben auf die Teilnehmer) entschieden.
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Nein, aktuell nicht.
1. Warum?
Unsere Erfahrung ist:
Konferenz- und Webinar-Software ist eine sehr fragile Angelegenheit (wir erleben das alle ständig).
Die Live-Video-Anbieter geben sich dabei Mühe, Ihre Systeme stabil zu halten, wenn schon das Umfeld (das Internet) ständig schwankt und Video eben schwer macht. Um optimal zu funktionieren, ist es gut, wenn sie so viel Informationen über das technische Umfeld, in dem sie laufen, habe, wie möglich: Datenrate, unseren Prozessor und vor allem auch unsere Bildschirmauflösung.
Wenn man die Konferenz-/Webinar-Software nun “einmauert”, also z.B. innerhalb des Tagungshotels ausspielt, dann kann die Live-Video-Software schlechter erkennen, in welchem Umfeld sie läuft (weil sie dann über das Tagungshotel nicht “hinaus-gucken” kann) – und spielt daher unter Umständen unpassende Daten aus, so dass die Qualität schlechter wird, oder nur ein Teil gezeigt wird, oder, oder.
Das gilt für Web-basierte Systeme.
Bei Client-basierten Systemen (Zoom, Webex, Teams, Goto) ist es noch dramatischer: Diese lassen sich (in ihren Clientversionen) schlicht gar nicht einbinden, denn sie wollen ja ausdrücklich die Client-Software zurm Auspielen des Videos nutzen und eben nicht einen Browser.
Kurz gesagt also: Das Einbinden ist entweder von den Video-Software-Anbietern gar nicht gewünscht oder kann jede Menge Probleme nach sich ziehen, die auch noch von System zu System unterschiedlich und daher aktuell nicht universell beherrschbar sind.
2. Aber ich habe gesehen…
Falls Sie die Einbindung von Software schon einmal irgendwo gesehen haben: Natürlich lässt sich mit viel händischem Aufwand auf einer bestimmten Website für eine bestimmte Video-Software in ganz eng umrissenen Bedingungen so etwas anfertigen, dann intensiv testen und unter dem Risiko, dass es trotzdem auf manchen Geräten nicht klappt, anbieten. Das wird im Markt auch genau so gemacht und daher sieht man das gelegentlich.
Das ist aber nicht der Sinn des Tagungshotels. Dies muss immer und für alle VOXR Kunden, für alle Geräte und für alle Konfigurationen garantiert funktionieren muss, mit wenigen Klicks und vor allem ohne jedes Mal neue Programmierarbeiten und damit Kosten zu verursachen und Risiken zu laufen.
3. Und wenn die Teilnehmer verloren gehen…?
Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Nachdem die erste Version des Tagungshotel ein eingebettetes Live-Video hatte (mit den o.g. negativen Effekten), haben wir einfach den Test gewagt: Wenn alles Nachteile hat, ist die Frage, was den kleineren Nachteil hat, und ob User es akzeptieren, wenn sich ein neues Browsertab öffnet.
Wir haben denn in 10 weiteren Events das Tagungshotel so wie aktuell vorliegend eingesetzt und keinerlei Klagen bekommen, obwohl wir im Feedback danach explizit gefragt haben (“Was können wir beim nächsten Mal besser machen?”)
Allerdings: Wir haben auch Vorsorge getroffen:
> Im ersten Menüpunkt des Info-Guides sollte der Link zu Tagungshotel sein.
> Diese Navigation MUSS zu Beginn des Events moderiert werden: “Sie finden das Tagungshotel i.d.R. auf einem noch offenen Tab Ihres Browsers. Sollte das einmal nicht so sein, oder Sie aus anderen Gründen verloren gehen, geben Sie die Adresse ein, die Sie auf dem Handy-Guide ganz oben im ersten Menüpunkt finden.”
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Das Tagungshotel dürfen in der Standard-Lizen max. 1000 TN durchlaufen. Das heißt, wenn Sie ein 5000er Zoom/Teams/Webex Account haben, dürfen Sie dennoch nur 1000 davon durch’s Tagungshotel schicken.
Umgekehrt, wenn Sie nur eine 500er Zoom/Teams/Webex, etc. -Lizenz haben, dann ist diese Grenze Ihre Grenze, obwohl das Tagungshotel auch 1000 zuließe.
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Hier gibt es eine zweiteilige Antwort:
Zum einen: Sehr frei! Sie können extrem viel einstellen und dem Tagungshotel das Look and Feel Ihrer Marke oder Ihre Verbandes geben und Teilnehmer absolut beeindrucken.
Was können Sie anpassen?
- Logo
- Hintergründe
- Texte
- Überschriften
- FAQ
- Testräume
- Die Konferenz-Systeme, die Sie verwenden möchten
Demnächst auch Button-Farben.
Zur Frage der Bezeichnung der Button gibt es hier eine FAQ.
Tipp: Probieren Sie’s aus! Holen Sie sich einen VOXR kostenfrei und unverbindlich:
Designen Sie sich ein Tagungshotel nach Ihrem Gusto. Gefällt es Ihnen?
Q: Warum kann man nicht xyz anpassen?
Das VOXR Tagungshotel wurde gebaut und die nicht einfache Situation zu lösen, dass Online-Teilnehmer – und zwar alle Online-Teilnehmer, nicht nur die, die das jeden Tag machen – sicher zu führen.
Der Fokus des Tagungshotels liegt auf Sicherheit in der Userführung. Die Userführung des Tagungshotels ist -zigfach getestet, übrigens zu Beginn auch mit einer Variante, die im User-Test eben nicht funktioniert hat.
Daher sind die Gestaltungsmöglichkeiten auf die (zahlreichen) oben genannten Varianten beschränkt. Würde man mehr verändern, wäre jeder neue Einsatz des Tagungshotels wieder ein Experiment.
Das Tagungshotel bietet Ihnen in erster Linie die Sicherheit, dass es funktioniert. Und das dann auch noch in Ihrem Design, soweit wir garantieren können, dass der Userfluß dennoch weiterhin funktioniert.
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Gute und wichtige Frage. Denn das Aufteilen der Gruppe aus einem großen Meeting/Webinar heraus ist die entscheidende Schnittstelle.
Man muss sie einmal ausprobiert und verstanden haben, damit sie so richtig klar wird. Aber lassen Sie uns sagen: Wir haben es bei 10 Events erfolgreich eingesetzt – und es funktioniert absolut gut!
Also, es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Kaffepause / Messe-Zeit / “Schlender”
Möglichkeit 1 ist ein ANGEBOT (im Gegensatz zu Möglichkeit 2, welches ein Muss ist). Das heißt, den Teilnehmern wird – noch im Hauptraum – moderativ gesagt:
” Wir gehen jetzt in die Kaffeepause / Poster-Session, o.ä. Bitte schauen Sie auf Ihr Handy. Dort sehen Sie jetzt, in welchem Raum welches Thema/Speaker:in/Projekt/Kandidat:in zu finden ist”
Zuvor haben Sie im VOXR Infoguide genau eine solche Tabelle erstellt: Speaker Meyer – Raum 1 usw.
Möglichkeit 2: Zwangsverteilung
Diese Möglichkeit ist wichtig und richtig für Arbeitsphasen, in denen der Besuch einer Gruppe keine Option ist, sondern integraler Bestandteil der Choreografie.
Für diese Art der Interaktion empfehlen wir Gruppen bis zu max 5 Personen. Sie brauchen dann zwar viele Räume, aber das VOXR Tagungshotel HAT genau dafür ja auch Platz für Räume für Sie bereit. Glauben Sie uns, 5 ist eine tolle maximale Zahl. Wir haben viele solcher Gruppen besucht und die tollen, echten Gespräche gesehen – es lohnt sich!
Tipp: Die hohe Anzahl der Räume können Sie ohne weiteres durch Free-Accounts erzielen. Zoom-Accounts sind bei mehr als 3 TN auf 40min begrenzt, länger sollten Arbeitsphasen ohnehin nicht sein. Livewebinar.com Free-Accounts sind auf 5TN begrenzt – super, genau das, was Sie brauchen!
Außerdem empfehlen wir die Verteilung als Abschluss der Auftragsmoderation zu machen und für die Gruppe einen Moderator und einen Time-Keeper zu bestimmen.
Beispiel-Moderation:
“Wir gehen jetzt in einen Arbeitsphase mit Gruppen von jeweils 5 Teilnehmern. Wenn Sie gleich in den Gruppenraum gehen, wählen Sie bitte zunächst einen Moderator. Dies ist derjenige, der zuletzt nein sagt. Seine Aufgabe ist nur, dafür zu sorgen, dass das Gespräch beim Auftrag bleibt, und dass alle Gehör finden, das ist alles. Und: Einen Timekeeper. Bestimmen Sie eine Person, die die Zeit im Blick hält und mitteilt, wieviel Zeit noch ist. Danach bearbeiten Sie in Ihrer Gruppe bitte folgende Frage: …. Bitte seien Sie dann hier zurück um genau xx uhr yy – die Timekeeper sorgen bitte dafür”
Für den finalen Schritt der Moderation gibt es zwei technische Varianten:
a) “Bitte schauen Sie jetzt auf Ihr Handy, dort steht der Raum, in den Sie sich jetzt bitte begeben. Gehen Sie dazu zurück ins Tagungshotel, zum Foyer und in den Raum. Sollten Sie den Link zum Tagungshotel nicht mehr wissen, er steht in Ihrer Einladungs-E-Mail und zusätzlich finden Sie ihn oben im ersten Menüpunkt Ihres Handys. Wir mischen jetzt die Raumnummern – schauen Sie … jetzt und begeben sich dort hin.”
b) “Wir zeigen Ihnen jetzt ein Fenster, wenn Sie auf das Fenster klicken, werden Sie automatisch zu einem zufälligen Gruppenraum mit vier Ihrer Mitstreiter:innen geleitet, wo Sie dann nur noch eintreten müssen.”
Variante b) funktioniert nur, wenn Sie eine Software haben, die solche Fenster innerhalb von Webinaren ermöglicht. livewebinar.com ist eine solche Software. Dort legen Sie einen sogenannen CTA (Call-to-Action) an und kopieren dort den Link hinein, den Sie im Control-Panel unter dem Tagungshotel unter One-Click-Breakout finden.
Variante a) dagegen funktioniert mit allen Video-Konferenz-Systemen, da die Teilnehmer sich selbst in die Räume bewegen. Haben Sie keine Sorge, das wirkt keineswegs “un-digital” oder ähnliches, Teilnehmer lieben die Idee, fast “physisch” in den Raum zu wechseln, wie im Präsenz-Hotel (wir wissen das aus Feedbacks).
Hierzu erstellen Sie unter Action Planen eine neue Action “Auto-Raumverteiler”. Sie stellen Anzahl der Räume und Höchstzahl Teilnehmer (wie gesagt, empfohlen sind nicht mehr als 5!) ein und sind bereit. Im Moment der Verteilung klicken Sie “Action starten”. Nachdem Sie einmal verteilt haben, müssen Sie vor der nächsten Verteilung unbedingt “leeren”, damit Sie wieder von einem blanken Teller aus beginnen.
Tipps:
1. Rückholung ins Plenum
ZURÜCK kommen die Teilnehmer aus drei Gründen:
a) Sie haben die Zeit vorher klar und fix als UHRZEIT (nicht als Zeitspanne) definiert
b) Sie haben einen Timekeeper wählen lassen
c) Sie schicken eine VOXR Sofort-Nachricht (Briefchen-Symbol rechts oben im Control Panel) 5 Minuten vor Re-Start im Plenum
2. Ergebnis-Sicherung
Machen Sie keine Experimente mit geteilten Canvassen, Google Docs oder dergleichen. Die Menschen sind unendlich froh, sich sehen und sich unterhalten zu können. Und da Sie so kleine Gruppen haben, ist das auch immens effektiv.
Die Ergebnisse holen Sie in der 1. Minute zurück im Plenum: “Bitte nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, und geben Sie ein: Was waren für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der letzten x Minuten in Ihrer Gruppe?” Daraus machen Sie eine SMART-Cloud, welche der Moderator dann mit einen Experten / Chef reflektieren kann.
Wir wissen, dass die meisten so online noch nicht gearbeitet haben. Und auch wir waren uns zu Beginn unsicher, ob es funktioniert. Jetzt aber, nach 10 Events können wir sagen: Es funktioniert hervorragend – und macht auch noch Freude. Uns als Veranstaltern ebenso wie den Teilnehmern / Sponsoren /Referenten.
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Ja und Nein.
Vorweg sei gesagt: Diese Frage stammt aus der Zeit, wo eine Teilnahme an einem Event den Veranstalter etwas kostete. Das heißt: Schlaucher bekamen kostenfrei Catering. Schlaucher nahmen die besten Plätze ein. Schlaucher waren nicht ordentlich gekleidet, etc.
Es gab früher – bei Präsenz-Events jede Menge Gründe sich gegen Schlaucher zu wappnen.
Unsere erste wichtigste Botschaft ist: Das ist heute anders. Im Digitalen kostet Sie ein weiterer Nutzer nichts. Er stört auch i.d.R. nicht. Und seine Kleidung spielt keine Rolle.
Sich gegen unberechtigten Zugriff zu wappnen, ist fast nur noch an zwei Stellen sinnvoll:
a) bei Mitgliederversammlungen
b) bei organisationsinternen Veransastaltungen.
Zu diesen beiden Gruppen unten mehr. Unabhängig davon gilt aber:
Unsere zweite wichtigste Botschaft: Der Aufwand, Leuten Online den Zugang zu verweigern ist erheblich. Man kann immer einen Link weitergeben. Man kann immer ein Passwort weitergeben. Man kann immer jemand anderem über die Schulter gucken, man kann immer auch sagen: Hier ist der Link, gib einfach meine E-Mail ein, dann kannst Du mit meiner E-Mail mitmachen, etc. pp. Dasselbe gilt aber auch für Powerpoints, die wir alle beliebig per Mail in der Gegen herumschicken, etc.
Die dritte wichtige Botschaft ist: Wenn man sich dennoch entscheidet, hohe Hürden für den Zugang einzubauen, so macht man damit zwei Dinge: 1. Man verhindert Schlaucher, aber 2. Man macht es all den ehrlichen Teilnehmern so viel schwerer teilzunehmen.
Falls Sie KEIN Firmenevent haben und KEINE Mitgliederversammlung, empfehlen wir Ihnen folgendes Bild:
Es ist wie im Flughafen: Der ganze Aufwand mit dem Röntgen, nur weil alle 10 Jahre mal etwas böses passiert (und dann passiert es ja trotzdem). Der Unterschied zum Flughafen ist nur: Wenn jemand böses durch die Schranken kommt, ist es ein wirklich ernsthaftes, dramatisches Problem. Bei einer digitalen Veranstaltung ist das (siehe erste Botschaft) eben nicht so.
WENN Sie Mitgliederversammlungen oder Firmenevents haben, gelten die drei obigen Botschaften genauso – dennoch haben Sie natürlich dann ein höheres Interesse die Eingangsbeschränkung hochzulegen.
WENN Sie trotz der obigen drei Botschaften hohen Schutz wollen, z.B. weil Sie ein Firmenevent haben, so haben Sie
zwei Möglichkeiten:
a) Sie können die Konferenz-Software, die Sie nutzen mit Passwortschutz versehen. So muss jeder, wenn er einen Videoraum betritt ein Passwort eingeben. Dieses Passwort verschicken Sie per Mail nur an die Nutzergruppe.
b) Wir können Ihnen kostenpflichtig einen Gesamtschutz auf das Tagungshotel bauen (es gibt diesen aktuell noch nicht in der Software) Dies kann
- entweder ein einzelnes Passwort sein (das Sie dann wie unter a) per E-Mail verschicken)
(bedenken Sie aber Botschaft 2 und 3) - oder es können unterschiedliche Passwörter sein, die man dann – je nach Setting – auch nur ein
einziges Mal verwenden kann. Nachteil: Wenn jemand “rausfliegt”, also sein Rechner keinen Strommehr hat, oder ähnliches, muss er wieder hinein, aber sein Passwort ist schon blockiert … wenn man aber häufigeres Passwort-Eingeben zulässt … dann gilt wiederum Botschaft 2 von oben.
Wenn Sie eine der beiden Varianten von uns gebaut bekommen möchten, so belaufen sich die Entwicklugs-Kosten auf 980,-. Dafür wird es gebaut und Sie können dauerhaft ohne weitere Kosten nutzen, so lange sie eine Lizenz haben.
WENN Sie eine MITGLIEDERVERSAMMLUNG planen.
… dann ist das Tagungshotel der falsche Ansatzpunkt.
Da Sie (siehe Botschaft 2) nicht sauber verhindern können, dass jemand reinkommt, über die Schulter schaut, etc. pp, sie aber rechtssicher sein müssen, müssen Sie die Rechtssicherheit über das Abstimmungstool herstellen, nicht über den Videoraum.
Dazu gibt es VOXR AuthVote. Hier mehr: https://voxr.org/de/authvote.
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Aktuell nicht. Es gibt dafür drei Gründe.
- Wir haben es bei 13 extrem erfolgreichen Online-Events in 2020 nie gebraucht. In allen Events wurden die Räume extrem unterschiedlich besetzt und sogar von Pause zu Pause geändert.
Wir haben dazu im VOXR Infoguide jeweils einen Menüpunkt angelegt. In diesem Menüpunkt stand die Zuordnung von Thema/Speaker zu Raum oder umgekehrt, als Tabelle.
Tatsächlich macht man das ja bei Präsenz-Events genauso. Man sagt kurz vor der Teilung: Die Gruppe “HR” trifft sich bitte im Raum “Nizza”. Genauso haben wir es auch gemacht, nur dass wir es gar nicht moderiert haben, sondern nur eine Tabelle im Infoguide kurz vor der Teilung sichtbar gemacht haben. Moderiert haben wir dann: “Sie finden die Raumbelegungen JETZT auf Ihrem Handy”. Das war wie gesagt 13-mal sehr erfolgreich, sodass wir keinen Anlass sahen, die Bezeichnung auf die Knöpfe zu legen. - Wenn man die Button-Bezeichnung als Zahlen lässt, ist man deutlich flexibler. Das Tagungshotel wurde gebaut, um zu verschiedenen Phasen von Events verschiedene Dinge in den Räumen zu machen – und dies in Kombination mit dem VOXR Infoguide . Durch die dynamische Schaltbarkeit des Infoguides kann man den Menüpunkt “Raumbelegung” mit einem Klick ändern von der ersten Pause auf die zweite, auf eine Arbeitsphase, auf ein Cooldown.
Würde man das in den Settings das Tagungshotels machen müssen, wäre das ziemliches Gefummel mit hohem Risiko das live etwas schief geht. - Zugleich wissen wir, dass Kunden das einfach trotz dieser beiden Punkte gern hätten.Das Problem ist: Die Einstellbarkeit kommt nicht ohne Kosten:Die Knöpfe sind nur begrenzt groß. Bei den Bezeichnungen müsste häufig gekürzt werden, um das Design nicht zu zerstören. Egal wie lang wir die Bezeichnung machen – am Ende ist sie immer für irgendeinen Zweck irgendwo zu kurz.(Im Infoguide dagegen kann man sowohl eine Raumüberschrift hinterlegen, als auch Beschreibungen dazu, Speaker, etc. pp. Dort ist Länge kein Problem.)
> Wenn Sie, die/der dies gerade liest, für das o.g. Problem aber eine Lösungsidee haben und/oder Ihre Raumbezeichnungne nur x Zeichen lang sind, können wir Ihnen das Featrure ggf. händisch programmieren.
Die Investition wären einmalige Programmierkosten, die Größenordnung wäre abhängig von der Lösung, die Sie sich vorstellen (einfacher Weg: fixer Einbau in Ihr Tagungshotel, Nachteil: Nur gegen Kosten wieder änderbar, oder flexibler Weg: Einstellbar im Controlpanel aber leider auch kostenintensiver).
Wenn Sie uns exact schreiben, welche genaue Funktionalität mit welchen Textlängen wie einstellbar/fix und welchen Button-Anzahlen Sie sich wünschen, können wir Ihnen ein Angebot machen.
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Aktuell nicht.
Unsere Erfahrung ist, dass das, was wirklich Eindruck macht bei Teilnehmern drei Dinge sind:
- Logo (Gefühl von “hier bin ich richtig”)
- Anpassbare Hintergründe(Gefühl von: “Wow, die haben sich Mühe gegeben”)
- Anpassbare Texte (Gefühl von: “Wo, die holen mich da ab, wo ich bin”)
- Einfachheit und Klarheit (“Wow, das ist mal einfach!”
Durch diese vier Elemente entsteht bei den Teilnehmern ein Gefühl von:
- das ist hier anders als ich es kenne
- die kümmern sich um mich als Teilnehmer
- die nehmen mich als Teilnehmer ernst
Eine Änderung von Buttonfarben hat auf diese entscheidende Wirkung keinerlei Auswirkung.
Zugleich würde eine Änderung der Buttonfarbe aber wieder Komplexität ins Tool bringen. Da wir bei VOXR immer versuchen, das Optimum aus maximale Einfachheit und maximalem Eventerfolg zu erzielen, “opfern” wir an dieser Stelle auf die Einstellbarkeit der Buttonfarbe, da ihr Effekt beim Teilnehmer (und auf den kommt es uns an) so gut wie nicht messbar wäre.
Wir wissen natürlich, dass die Branding-Lehre gern einstellbare Farben hätte, haben uns hier aber für die Einfachheit (bei gleichzeitig fast keinem Effekt von Buttonfarben auf die Teilnehmer) entschieden.
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Nein, aktuell nicht.
1. Warum?
Unsere Erfahrung ist:
Konferenz- und Webinar-Software ist eine sehr fragile Angelegenheit (wir erleben das alle ständig).
Die Live-Video-Anbieter geben sich dabei Mühe, Ihre Systeme stabil zu halten, wenn schon das Umfeld (das Internet) ständig schwankt und Video eben schwer macht. Um optimal zu funktionieren, ist es gut, wenn sie so viel Informationen über das technische Umfeld, in dem sie laufen, habe, wie möglich: Datenrate, unseren Prozessor und vor allem auch unsere Bildschirmauflösung.
Wenn man die Konferenz-/Webinar-Software nun “einmauert”, also z.B. innerhalb des Tagungshotels ausspielt, dann kann die Live-Video-Software schlechter erkennen, in welchem Umfeld sie läuft (weil sie dann über das Tagungshotel nicht “hinaus-gucken” kann) – und spielt daher unter Umständen unpassende Daten aus, so dass die Qualität schlechter wird, oder nur ein Teil gezeigt wird, oder, oder.
Das gilt für Web-basierte Systeme.
Bei Client-basierten Systemen (Zoom, Webex, Teams, Goto) ist es noch dramatischer: Diese lassen sich (in ihren Clientversionen) schlicht gar nicht einbinden, denn sie wollen ja ausdrücklich die Client-Software zurm Auspielen des Videos nutzen und eben nicht einen Browser.
Kurz gesagt also: Das Einbinden ist entweder von den Video-Software-Anbietern gar nicht gewünscht oder kann jede Menge Probleme nach sich ziehen, die auch noch von System zu System unterschiedlich und daher aktuell nicht universell beherrschbar sind.
2. Aber ich habe gesehen…
Falls Sie die Einbindung von Software schon einmal irgendwo gesehen haben: Natürlich lässt sich mit viel händischem Aufwand auf einer bestimmten Website für eine bestimmte Video-Software in ganz eng umrissenen Bedingungen so etwas anfertigen, dann intensiv testen und unter dem Risiko, dass es trotzdem auf manchen Geräten nicht klappt, anbieten. Das wird im Markt auch genau so gemacht und daher sieht man das gelegentlich.
Das ist aber nicht der Sinn des Tagungshotels. Dies muss immer und für alle VOXR Kunden, für alle Geräte und für alle Konfigurationen garantiert funktionieren muss, mit wenigen Klicks und vor allem ohne jedes Mal neue Programmierarbeiten und damit Kosten zu verursachen und Risiken zu laufen.
3. Und wenn die Teilnehmer verloren gehen…?
Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Nachdem die erste Version des Tagungshotel ein eingebettetes Live-Video hatte (mit den o.g. negativen Effekten), haben wir einfach den Test gewagt: Wenn alles Nachteile hat, ist die Frage, was den kleineren Nachteil hat, und ob User es akzeptieren, wenn sich ein neues Browsertab öffnet.
Wir haben denn in 10 weiteren Events das Tagungshotel so wie aktuell vorliegend eingesetzt und keinerlei Klagen bekommen, obwohl wir im Feedback danach explizit gefragt haben (“Was können wir beim nächsten Mal besser machen?”)
Allerdings: Wir haben auch Vorsorge getroffen:
> Im ersten Menüpunkt des Info-Guides sollte der Link zu Tagungshotel sein.
> Diese Navigation MUSS zu Beginn des Events moderiert werden: “Sie finden das Tagungshotel i.d.R. auf einem noch offenen Tab Ihres Browsers. Sollte das einmal nicht so sein, oder Sie aus anderen Gründen verloren gehen, geben Sie die Adresse ein, die Sie auf dem Handy-Guide ganz oben im ersten Menüpunkt finden.”
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Das Tagungshotel dürfen in der Standard-Lizen max. 1000 TN durchlaufen. Das heißt, wenn Sie ein 5000er Zoom/Teams/Webex Account haben, dürfen Sie dennoch nur 1000 davon durch’s Tagungshotel schicken.
Umgekehrt, wenn Sie nur eine 500er Zoom/Teams/Webex, etc. -Lizenz haben, dann ist diese Grenze Ihre Grenze, obwohl das Tagungshotel auch 1000 zuließe.
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Hier gibt es eine zweiteilige Antwort:
Zum einen: Sehr frei! Sie können extrem viel einstellen und dem Tagungshotel das Look and Feel Ihrer Marke oder Ihre Verbandes geben und Teilnehmer absolut beeindrucken.
Was können Sie anpassen?
- Logo
- Hintergründe
- Texte
- Überschriften
- FAQ
- Testräume
- Die Konferenz-Systeme, die Sie verwenden möchten
Demnächst auch Button-Farben.
Zur Frage der Bezeichnung der Button gibt es hier eine FAQ.
Tipp: Probieren Sie’s aus! Holen Sie sich einen VOXR kostenfrei und unverbindlich:
Designen Sie sich ein Tagungshotel nach Ihrem Gusto. Gefällt es Ihnen?
Q: Warum kann man nicht xyz anpassen?
Das VOXR Tagungshotel wurde gebaut und die nicht einfache Situation zu lösen, dass Online-Teilnehmer – und zwar alle Online-Teilnehmer, nicht nur die, die das jeden Tag machen – sicher zu führen.
Der Fokus des Tagungshotels liegt auf Sicherheit in der Userführung. Die Userführung des Tagungshotels ist -zigfach getestet, übrigens zu Beginn auch mit einer Variante, die im User-Test eben nicht funktioniert hat.
Daher sind die Gestaltungsmöglichkeiten auf die (zahlreichen) oben genannten Varianten beschränkt. Würde man mehr verändern, wäre jeder neue Einsatz des Tagungshotels wieder ein Experiment.
Das Tagungshotel bietet Ihnen in erster Linie die Sicherheit, dass es funktioniert. Und das dann auch noch in Ihrem Design, soweit wir garantieren können, dass der Userfluß dennoch weiterhin funktioniert.
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Gute und wichtige Frage. Denn das Aufteilen der Gruppe aus einem großen Meeting/Webinar heraus ist die entscheidende Schnittstelle.
Man muss sie einmal ausprobiert und verstanden haben, damit sie so richtig klar wird. Aber lassen Sie uns sagen: Wir haben es bei 10 Events erfolgreich eingesetzt – und es funktioniert absolut gut!
Also, es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Kaffepause / Messe-Zeit / “Schlender”
Möglichkeit 1 ist ein ANGEBOT (im Gegensatz zu Möglichkeit 2, welches ein Muss ist). Das heißt, den Teilnehmern wird – noch im Hauptraum – moderativ gesagt:
” Wir gehen jetzt in die Kaffeepause / Poster-Session, o.ä. Bitte schauen Sie auf Ihr Handy. Dort sehen Sie jetzt, in welchem Raum welches Thema/Speaker:in/Projekt/Kandidat:in zu finden ist”
Zuvor haben Sie im VOXR Infoguide genau eine solche Tabelle erstellt: Speaker Meyer – Raum 1 usw.
Möglichkeit 2: Zwangsverteilung
Diese Möglichkeit ist wichtig und richtig für Arbeitsphasen, in denen der Besuch einer Gruppe keine Option ist, sondern integraler Bestandteil der Choreografie.
Für diese Art der Interaktion empfehlen wir Gruppen bis zu max 5 Personen. Sie brauchen dann zwar viele Räume, aber das VOXR Tagungshotel HAT genau dafür ja auch Platz für Räume für Sie bereit. Glauben Sie uns, 5 ist eine tolle maximale Zahl. Wir haben viele solcher Gruppen besucht und die tollen, echten Gespräche gesehen – es lohnt sich!
Tipp: Die hohe Anzahl der Räume können Sie ohne weiteres durch Free-Accounts erzielen. Zoom-Accounts sind bei mehr als 3 TN auf 40min begrenzt, länger sollten Arbeitsphasen ohnehin nicht sein. Livewebinar.com Free-Accounts sind auf 5TN begrenzt – super, genau das, was Sie brauchen!
Außerdem empfehlen wir die Verteilung als Abschluss der Auftragsmoderation zu machen und für die Gruppe einen Moderator und einen Time-Keeper zu bestimmen.
Beispiel-Moderation:
“Wir gehen jetzt in einen Arbeitsphase mit Gruppen von jeweils 5 Teilnehmern. Wenn Sie gleich in den Gruppenraum gehen, wählen Sie bitte zunächst einen Moderator. Dies ist derjenige, der zuletzt nein sagt. Seine Aufgabe ist nur, dafür zu sorgen, dass das Gespräch beim Auftrag bleibt, und dass alle Gehör finden, das ist alles. Und: Einen Timekeeper. Bestimmen Sie eine Person, die die Zeit im Blick hält und mitteilt, wieviel Zeit noch ist. Danach bearbeiten Sie in Ihrer Gruppe bitte folgende Frage: …. Bitte seien Sie dann hier zurück um genau xx uhr yy – die Timekeeper sorgen bitte dafür”
Für den finalen Schritt der Moderation gibt es zwei technische Varianten:
a) “Bitte schauen Sie jetzt auf Ihr Handy, dort steht der Raum, in den Sie sich jetzt bitte begeben. Gehen Sie dazu zurück ins Tagungshotel, zum Foyer und in den Raum. Sollten Sie den Link zum Tagungshotel nicht mehr wissen, er steht in Ihrer Einladungs-E-Mail und zusätzlich finden Sie ihn oben im ersten Menüpunkt Ihres Handys. Wir mischen jetzt die Raumnummern – schauen Sie … jetzt und begeben sich dort hin.”
b) “Wir zeigen Ihnen jetzt ein Fenster, wenn Sie auf das Fenster klicken, werden Sie automatisch zu einem zufälligen Gruppenraum mit vier Ihrer Mitstreiter:innen geleitet, wo Sie dann nur noch eintreten müssen.”
Variante b) funktioniert nur, wenn Sie eine Software haben, die solche Fenster innerhalb von Webinaren ermöglicht. livewebinar.com ist eine solche Software. Dort legen Sie einen sogenannen CTA (Call-to-Action) an und kopieren dort den Link hinein, den Sie im Control-Panel unter dem Tagungshotel unter One-Click-Breakout finden.
Variante a) dagegen funktioniert mit allen Video-Konferenz-Systemen, da die Teilnehmer sich selbst in die Räume bewegen. Haben Sie keine Sorge, das wirkt keineswegs “un-digital” oder ähnliches, Teilnehmer lieben die Idee, fast “physisch” in den Raum zu wechseln, wie im Präsenz-Hotel (wir wissen das aus Feedbacks).
Hierzu erstellen Sie unter Action Planen eine neue Action “Auto-Raumverteiler”. Sie stellen Anzahl der Räume und Höchstzahl Teilnehmer (wie gesagt, empfohlen sind nicht mehr als 5!) ein und sind bereit. Im Moment der Verteilung klicken Sie “Action starten”. Nachdem Sie einmal verteilt haben, müssen Sie vor der nächsten Verteilung unbedingt “leeren”, damit Sie wieder von einem blanken Teller aus beginnen.
Tipps:
1. Rückholung ins Plenum
ZURÜCK kommen die Teilnehmer aus drei Gründen:
a) Sie haben die Zeit vorher klar und fix als UHRZEIT (nicht als Zeitspanne) definiert
b) Sie haben einen Timekeeper wählen lassen
c) Sie schicken eine VOXR Sofort-Nachricht (Briefchen-Symbol rechts oben im Control Panel) 5 Minuten vor Re-Start im Plenum
2. Ergebnis-Sicherung
Machen Sie keine Experimente mit geteilten Canvassen, Google Docs oder dergleichen. Die Menschen sind unendlich froh, sich sehen und sich unterhalten zu können. Und da Sie so kleine Gruppen haben, ist das auch immens effektiv.
Die Ergebnisse holen Sie in der 1. Minute zurück im Plenum: “Bitte nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, und geben Sie ein: Was waren für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der letzten x Minuten in Ihrer Gruppe?” Daraus machen Sie eine SMART-Cloud, welche der Moderator dann mit einen Experten / Chef reflektieren kann.
Wir wissen, dass die meisten so online noch nicht gearbeitet haben. Und auch wir waren uns zu Beginn unsicher, ob es funktioniert. Jetzt aber, nach 10 Events können wir sagen: Es funktioniert hervorragend – und macht auch noch Freude. Uns als Veranstaltern ebenso wie den Teilnehmern / Sponsoren /Referenten.
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Ja und Nein.
Vorweg sei gesagt: Diese Frage stammt aus der Zeit, wo eine Teilnahme an einem Event den Veranstalter etwas kostete. Das heißt: Schlaucher bekamen kostenfrei Catering. Schlaucher nahmen die besten Plätze ein. Schlaucher waren nicht ordentlich gekleidet, etc.
Es gab früher – bei Präsenz-Events jede Menge Gründe sich gegen Schlaucher zu wappnen.
Unsere erste wichtigste Botschaft ist: Das ist heute anders. Im Digitalen kostet Sie ein weiterer Nutzer nichts. Er stört auch i.d.R. nicht. Und seine Kleidung spielt keine Rolle.
Sich gegen unberechtigten Zugriff zu wappnen, ist fast nur noch an zwei Stellen sinnvoll:
a) bei Mitgliederversammlungen
b) bei organisationsinternen Veransastaltungen.
Zu diesen beiden Gruppen unten mehr. Unabhängig davon gilt aber:
Unsere zweite wichtigste Botschaft: Der Aufwand, Leuten Online den Zugang zu verweigern ist erheblich. Man kann immer einen Link weitergeben. Man kann immer ein Passwort weitergeben. Man kann immer jemand anderem über die Schulter gucken, man kann immer auch sagen: Hier ist der Link, gib einfach meine E-Mail ein, dann kannst Du mit meiner E-Mail mitmachen, etc. pp. Dasselbe gilt aber auch für Powerpoints, die wir alle beliebig per Mail in der Gegen herumschicken, etc.
Die dritte wichtige Botschaft ist: Wenn man sich dennoch entscheidet, hohe Hürden für den Zugang einzubauen, so macht man damit zwei Dinge: 1. Man verhindert Schlaucher, aber 2. Man macht es all den ehrlichen Teilnehmern so viel schwerer teilzunehmen.
Falls Sie KEIN Firmenevent haben und KEINE Mitgliederversammlung, empfehlen wir Ihnen folgendes Bild:
Es ist wie im Flughafen: Der ganze Aufwand mit dem Röntgen, nur weil alle 10 Jahre mal etwas böses passiert (und dann passiert es ja trotzdem). Der Unterschied zum Flughafen ist nur: Wenn jemand böses durch die Schranken kommt, ist es ein wirklich ernsthaftes, dramatisches Problem. Bei einer digitalen Veranstaltung ist das (siehe erste Botschaft) eben nicht so.
WENN Sie Mitgliederversammlungen oder Firmenevents haben, gelten die drei obigen Botschaften genauso – dennoch haben Sie natürlich dann ein höheres Interesse die Eingangsbeschränkung hochzulegen.
WENN Sie trotz der obigen drei Botschaften hohen Schutz wollen, z.B. weil Sie ein Firmenevent haben, so haben Sie
zwei Möglichkeiten:
a) Sie können die Konferenz-Software, die Sie nutzen mit Passwortschutz versehen. So muss jeder, wenn er einen Videoraum betritt ein Passwort eingeben. Dieses Passwort verschicken Sie per Mail nur an die Nutzergruppe.
b) Wir können Ihnen kostenpflichtig einen Gesamtschutz auf das Tagungshotel bauen (es gibt diesen aktuell noch nicht in der Software) Dies kann
- entweder ein einzelnes Passwort sein (das Sie dann wie unter a) per E-Mail verschicken)
(bedenken Sie aber Botschaft 2 und 3) - oder es können unterschiedliche Passwörter sein, die man dann – je nach Setting – auch nur ein
einziges Mal verwenden kann. Nachteil: Wenn jemand “rausfliegt”, also sein Rechner keinen Strommehr hat, oder ähnliches, muss er wieder hinein, aber sein Passwort ist schon blockiert … wenn man aber häufigeres Passwort-Eingeben zulässt … dann gilt wiederum Botschaft 2 von oben.
Wenn Sie eine der beiden Varianten von uns gebaut bekommen möchten, so belaufen sich die Entwicklugs-Kosten auf 980,-. Dafür wird es gebaut und Sie können dauerhaft ohne weitere Kosten nutzen, so lange sie eine Lizenz haben.
WENN Sie eine MITGLIEDERVERSAMMLUNG planen.
… dann ist das Tagungshotel der falsche Ansatzpunkt.
Da Sie (siehe Botschaft 2) nicht sauber verhindern können, dass jemand reinkommt, über die Schulter schaut, etc. pp, sie aber rechtssicher sein müssen, müssen Sie die Rechtssicherheit über das Abstimmungstool herstellen, nicht über den Videoraum.
Dazu gibt es VOXR AuthVote. Hier mehr: https://voxr.org/de/authvote.
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Aktuell nicht. Es gibt dafür drei Gründe.
- Wir haben es bei 13 extrem erfolgreichen Online-Events in 2020 nie gebraucht. In allen Events wurden die Räume extrem unterschiedlich besetzt und sogar von Pause zu Pause geändert.
Wir haben dazu im VOXR Infoguide jeweils einen Menüpunkt angelegt. In diesem Menüpunkt stand die Zuordnung von Thema/Speaker zu Raum oder umgekehrt, als Tabelle.
Tatsächlich macht man das ja bei Präsenz-Events genauso. Man sagt kurz vor der Teilung: Die Gruppe “HR” trifft sich bitte im Raum “Nizza”. Genauso haben wir es auch gemacht, nur dass wir es gar nicht moderiert haben, sondern nur eine Tabelle im Infoguide kurz vor der Teilung sichtbar gemacht haben. Moderiert haben wir dann: “Sie finden die Raumbelegungen JETZT auf Ihrem Handy”. Das war wie gesagt 13-mal sehr erfolgreich, sodass wir keinen Anlass sahen, die Bezeichnung auf die Knöpfe zu legen. - Wenn man die Button-Bezeichnung als Zahlen lässt, ist man deutlich flexibler. Das Tagungshotel wurde gebaut, um zu verschiedenen Phasen von Events verschiedene Dinge in den Räumen zu machen – und dies in Kombination mit dem VOXR Infoguide . Durch die dynamische Schaltbarkeit des Infoguides kann man den Menüpunkt “Raumbelegung” mit einem Klick ändern von der ersten Pause auf die zweite, auf eine Arbeitsphase, auf ein Cooldown.
Würde man das in den Settings das Tagungshotels machen müssen, wäre das ziemliches Gefummel mit hohem Risiko das live etwas schief geht. - Zugleich wissen wir, dass Kunden das einfach trotz dieser beiden Punkte gern hätten.Das Problem ist: Die Einstellbarkeit kommt nicht ohne Kosten:Die Knöpfe sind nur begrenzt groß. Bei den Bezeichnungen müsste häufig gekürzt werden, um das Design nicht zu zerstören. Egal wie lang wir die Bezeichnung machen – am Ende ist sie immer für irgendeinen Zweck irgendwo zu kurz.(Im Infoguide dagegen kann man sowohl eine Raumüberschrift hinterlegen, als auch Beschreibungen dazu, Speaker, etc. pp. Dort ist Länge kein Problem.)
> Wenn Sie, die/der dies gerade liest, für das o.g. Problem aber eine Lösungsidee haben und/oder Ihre Raumbezeichnungne nur x Zeichen lang sind, können wir Ihnen das Featrure ggf. händisch programmieren.
Die Investition wären einmalige Programmierkosten, die Größenordnung wäre abhängig von der Lösung, die Sie sich vorstellen (einfacher Weg: fixer Einbau in Ihr Tagungshotel, Nachteil: Nur gegen Kosten wieder änderbar, oder flexibler Weg: Einstellbar im Controlpanel aber leider auch kostenintensiver).
Wenn Sie uns exact schreiben, welche genaue Funktionalität mit welchen Textlängen wie einstellbar/fix und welchen Button-Anzahlen Sie sich wünschen, können wir Ihnen ein Angebot machen.
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Aktuell nicht.
Unsere Erfahrung ist, dass das, was wirklich Eindruck macht bei Teilnehmern drei Dinge sind:
- Logo (Gefühl von “hier bin ich richtig”)
- Anpassbare Hintergründe(Gefühl von: “Wow, die haben sich Mühe gegeben”)
- Anpassbare Texte (Gefühl von: “Wo, die holen mich da ab, wo ich bin”)
- Einfachheit und Klarheit (“Wow, das ist mal einfach!”
Durch diese vier Elemente entsteht bei den Teilnehmern ein Gefühl von:
- das ist hier anders als ich es kenne
- die kümmern sich um mich als Teilnehmer
- die nehmen mich als Teilnehmer ernst
Eine Änderung von Buttonfarben hat auf diese entscheidende Wirkung keinerlei Auswirkung.
Zugleich würde eine Änderung der Buttonfarbe aber wieder Komplexität ins Tool bringen. Da wir bei VOXR immer versuchen, das Optimum aus maximale Einfachheit und maximalem Eventerfolg zu erzielen, “opfern” wir an dieser Stelle auf die Einstellbarkeit der Buttonfarbe, da ihr Effekt beim Teilnehmer (und auf den kommt es uns an) so gut wie nicht messbar wäre.
Wir wissen natürlich, dass die Branding-Lehre gern einstellbare Farben hätte, haben uns hier aber für die Einfachheit (bei gleichzeitig fast keinem Effekt von Buttonfarben auf die Teilnehmer) entschieden.
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Nein, aktuell nicht.
1. Warum?
Unsere Erfahrung ist:
Konferenz- und Webinar-Software ist eine sehr fragile Angelegenheit (wir erleben das alle ständig).
Die Live-Video-Anbieter geben sich dabei Mühe, Ihre Systeme stabil zu halten, wenn schon das Umfeld (das Internet) ständig schwankt und Video eben schwer macht. Um optimal zu funktionieren, ist es gut, wenn sie so viel Informationen über das technische Umfeld, in dem sie laufen, habe, wie möglich: Datenrate, unseren Prozessor und vor allem auch unsere Bildschirmauflösung.
Wenn man die Konferenz-/Webinar-Software nun “einmauert”, also z.B. innerhalb des Tagungshotels ausspielt, dann kann die Live-Video-Software schlechter erkennen, in welchem Umfeld sie läuft (weil sie dann über das Tagungshotel nicht “hinaus-gucken” kann) – und spielt daher unter Umständen unpassende Daten aus, so dass die Qualität schlechter wird, oder nur ein Teil gezeigt wird, oder, oder.
Das gilt für Web-basierte Systeme.
Bei Client-basierten Systemen (Zoom, Webex, Teams, Goto) ist es noch dramatischer: Diese lassen sich (in ihren Clientversionen) schlicht gar nicht einbinden, denn sie wollen ja ausdrücklich die Client-Software zurm Auspielen des Videos nutzen und eben nicht einen Browser.
Kurz gesagt also: Das Einbinden ist entweder von den Video-Software-Anbietern gar nicht gewünscht oder kann jede Menge Probleme nach sich ziehen, die auch noch von System zu System unterschiedlich und daher aktuell nicht universell beherrschbar sind.
2. Aber ich habe gesehen…
Falls Sie die Einbindung von Software schon einmal irgendwo gesehen haben: Natürlich lässt sich mit viel händischem Aufwand auf einer bestimmten Website für eine bestimmte Video-Software in ganz eng umrissenen Bedingungen so etwas anfertigen, dann intensiv testen und unter dem Risiko, dass es trotzdem auf manchen Geräten nicht klappt, anbieten. Das wird im Markt auch genau so gemacht und daher sieht man das gelegentlich.
Das ist aber nicht der Sinn des Tagungshotels. Dies muss immer und für alle VOXR Kunden, für alle Geräte und für alle Konfigurationen garantiert funktionieren muss, mit wenigen Klicks und vor allem ohne jedes Mal neue Programmierarbeiten und damit Kosten zu verursachen und Risiken zu laufen.
3. Und wenn die Teilnehmer verloren gehen…?
Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Nachdem die erste Version des Tagungshotel ein eingebettetes Live-Video hatte (mit den o.g. negativen Effekten), haben wir einfach den Test gewagt: Wenn alles Nachteile hat, ist die Frage, was den kleineren Nachteil hat, und ob User es akzeptieren, wenn sich ein neues Browsertab öffnet.
Wir haben denn in 10 weiteren Events das Tagungshotel so wie aktuell vorliegend eingesetzt und keinerlei Klagen bekommen, obwohl wir im Feedback danach explizit gefragt haben (“Was können wir beim nächsten Mal besser machen?”)
Allerdings: Wir haben auch Vorsorge getroffen:
> Im ersten Menüpunkt des Info-Guides sollte der Link zu Tagungshotel sein.
> Diese Navigation MUSS zu Beginn des Events moderiert werden: “Sie finden das Tagungshotel i.d.R. auf einem noch offenen Tab Ihres Browsers. Sollte das einmal nicht so sein, oder Sie aus anderen Gründen verloren gehen, geben Sie die Adresse ein, die Sie auf dem Handy-Guide ganz oben im ersten Menüpunkt finden.”
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Das Tagungshotel dürfen in der Standard-Lizen max. 1000 TN durchlaufen. Das heißt, wenn Sie ein 5000er Zoom/Teams/Webex Account haben, dürfen Sie dennoch nur 1000 davon durch’s Tagungshotel schicken.
Umgekehrt, wenn Sie nur eine 500er Zoom/Teams/Webex, etc. -Lizenz haben, dann ist diese Grenze Ihre Grenze, obwohl das Tagungshotel auch 1000 zuließe.
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Hier gibt es eine zweiteilige Antwort:
Zum einen: Sehr frei! Sie können extrem viel einstellen und dem Tagungshotel das Look and Feel Ihrer Marke oder Ihre Verbandes geben und Teilnehmer absolut beeindrucken.
Was können Sie anpassen?
- Logo
- Hintergründe
- Texte
- Überschriften
- FAQ
- Testräume
- Die Konferenz-Systeme, die Sie verwenden möchten
Demnächst auch Button-Farben.
Zur Frage der Bezeichnung der Button gibt es hier eine FAQ.
Tipp: Probieren Sie’s aus! Holen Sie sich einen VOXR kostenfrei und unverbindlich:
Designen Sie sich ein Tagungshotel nach Ihrem Gusto. Gefällt es Ihnen?
Q: Warum kann man nicht xyz anpassen?
Das VOXR Tagungshotel wurde gebaut und die nicht einfache Situation zu lösen, dass Online-Teilnehmer – und zwar alle Online-Teilnehmer, nicht nur die, die das jeden Tag machen – sicher zu führen.
Der Fokus des Tagungshotels liegt auf Sicherheit in der Userführung. Die Userführung des Tagungshotels ist -zigfach getestet, übrigens zu Beginn auch mit einer Variante, die im User-Test eben nicht funktioniert hat.
Daher sind die Gestaltungsmöglichkeiten auf die (zahlreichen) oben genannten Varianten beschränkt. Würde man mehr verändern, wäre jeder neue Einsatz des Tagungshotels wieder ein Experiment.
Das Tagungshotel bietet Ihnen in erster Linie die Sicherheit, dass es funktioniert. Und das dann auch noch in Ihrem Design, soweit wir garantieren können, dass der Userfluß dennoch weiterhin funktioniert.
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Beachten Sie: 360Grad Services (d.h. die Durchführung von Veranstaltungen für Sie) werden nur noch in seltenen Fällen übernommen, nämlich nur noch für
a) Kunden, die bereits ein 360Grad Event mit uns gemacht haben oder
b) VOXR-Kunden und Tester, die hierzu ein spezielles Angebot erhalten haben.
Für diese sind hier die wichtigsten Fragen:
Gute und wichtige Frage. Denn das Aufteilen der Gruppe aus einem großen Meeting/Webinar heraus ist die entscheidende Schnittstelle.
Man muss sie einmal ausprobiert und verstanden haben, damit sie so richtig klar wird. Aber lassen Sie uns sagen: Wir haben es bei 10 Events erfolgreich eingesetzt – und es funktioniert absolut gut!
Also, es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Kaffepause / Messe-Zeit / “Schlender”
Möglichkeit 1 ist ein ANGEBOT (im Gegensatz zu Möglichkeit 2, welches ein Muss ist). Das heißt, den Teilnehmern wird – noch im Hauptraum – moderativ gesagt:
” Wir gehen jetzt in die Kaffeepause / Poster-Session, o.ä. Bitte schauen Sie auf Ihr Handy. Dort sehen Sie jetzt, in welchem Raum welches Thema/Speaker:in/Projekt/Kandidat:in zu finden ist”
Zuvor haben Sie im VOXR Infoguide genau eine solche Tabelle erstellt: Speaker Meyer – Raum 1 usw.
Möglichkeit 2: Zwangsverteilung
Diese Möglichkeit ist wichtig und richtig für Arbeitsphasen, in denen der Besuch einer Gruppe keine Option ist, sondern integraler Bestandteil der Choreografie.
Für diese Art der Interaktion empfehlen wir Gruppen bis zu max 5 Personen. Sie brauchen dann zwar viele Räume, aber das VOXR Tagungshotel HAT genau dafür ja auch Platz für Räume für Sie bereit. Glauben Sie uns, 5 ist eine tolle maximale Zahl. Wir haben viele solcher Gruppen besucht und die tollen, echten Gespräche gesehen – es lohnt sich!
Tipp: Die hohe Anzahl der Räume können Sie ohne weiteres durch Free-Accounts erzielen. Zoom-Accounts sind bei mehr als 3 TN auf 40min begrenzt, länger sollten Arbeitsphasen ohnehin nicht sein. Livewebinar.com Free-Accounts sind auf 5TN begrenzt – super, genau das, was Sie brauchen!
Außerdem empfehlen wir die Verteilung als Abschluss der Auftragsmoderation zu machen und für die Gruppe einen Moderator und einen Time-Keeper zu bestimmen.
Beispiel-Moderation:
“Wir gehen jetzt in einen Arbeitsphase mit Gruppen von jeweils 5 Teilnehmern. Wenn Sie gleich in den Gruppenraum gehen, wählen Sie bitte zunächst einen Moderator. Dies ist derjenige, der zuletzt nein sagt. Seine Aufgabe ist nur, dafür zu sorgen, dass das Gespräch beim Auftrag bleibt, und dass alle Gehör finden, das ist alles. Und: Einen Timekeeper. Bestimmen Sie eine Person, die die Zeit im Blick hält und mitteilt, wieviel Zeit noch ist. Danach bearbeiten Sie in Ihrer Gruppe bitte folgende Frage: …. Bitte seien Sie dann hier zurück um genau xx uhr yy – die Timekeeper sorgen bitte dafür”
Für den finalen Schritt der Moderation gibt es zwei technische Varianten:
a) “Bitte schauen Sie jetzt auf Ihr Handy, dort steht der Raum, in den Sie sich jetzt bitte begeben. Gehen Sie dazu zurück ins Tagungshotel, zum Foyer und in den Raum. Sollten Sie den Link zum Tagungshotel nicht mehr wissen, er steht in Ihrer Einladungs-E-Mail und zusätzlich finden Sie ihn oben im ersten Menüpunkt Ihres Handys. Wir mischen jetzt die Raumnummern – schauen Sie … jetzt und begeben sich dort hin.”
b) “Wir zeigen Ihnen jetzt ein Fenster, wenn Sie auf das Fenster klicken, werden Sie automatisch zu einem zufälligen Gruppenraum mit vier Ihrer Mitstreiter:innen geleitet, wo Sie dann nur noch eintreten müssen.”
Variante b) funktioniert nur, wenn Sie eine Software haben, die solche Fenster innerhalb von Webinaren ermöglicht. livewebinar.com ist eine solche Software. Dort legen Sie einen sogenannen CTA (Call-to-Action) an und kopieren dort den Link hinein, den Sie im Control-Panel unter dem Tagungshotel unter One-Click-Breakout finden.
Variante a) dagegen funktioniert mit allen Video-Konferenz-Systemen, da die Teilnehmer sich selbst in die Räume bewegen. Haben Sie keine Sorge, das wirkt keineswegs “un-digital” oder ähnliches, Teilnehmer lieben die Idee, fast “physisch” in den Raum zu wechseln, wie im Präsenz-Hotel (wir wissen das aus Feedbacks).
Hierzu erstellen Sie unter Action Planen eine neue Action “Auto-Raumverteiler”. Sie stellen Anzahl der Räume und Höchstzahl Teilnehmer (wie gesagt, empfohlen sind nicht mehr als 5!) ein und sind bereit. Im Moment der Verteilung klicken Sie “Action starten”. Nachdem Sie einmal verteilt haben, müssen Sie vor der nächsten Verteilung unbedingt “leeren”, damit Sie wieder von einem blanken Teller aus beginnen.
Tipps:
1. Rückholung ins Plenum
ZURÜCK kommen die Teilnehmer aus drei Gründen:
a) Sie haben die Zeit vorher klar und fix als UHRZEIT (nicht als Zeitspanne) definiert
b) Sie haben einen Timekeeper wählen lassen
c) Sie schicken eine VOXR Sofort-Nachricht (Briefchen-Symbol rechts oben im Control Panel) 5 Minuten vor Re-Start im Plenum
2. Ergebnis-Sicherung
Machen Sie keine Experimente mit geteilten Canvassen, Google Docs oder dergleichen. Die Menschen sind unendlich froh, sich sehen und sich unterhalten zu können. Und da Sie so kleine Gruppen haben, ist das auch immens effektiv.
Die Ergebnisse holen Sie in der 1. Minute zurück im Plenum: “Bitte nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, und geben Sie ein: Was waren für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der letzten x Minuten in Ihrer Gruppe?” Daraus machen Sie eine SMART-Cloud, welche der Moderator dann mit einen Experten / Chef reflektieren kann.
Wir wissen, dass die meisten so online noch nicht gearbeitet haben. Und auch wir waren uns zu Beginn unsicher, ob es funktioniert. Jetzt aber, nach 10 Events können wir sagen: Es funktioniert hervorragend – und macht auch noch Freude. Uns als Veranstaltern ebenso wie den Teilnehmern / Sponsoren /Referenten.
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Ja und Nein.
Vorweg sei gesagt: Diese Frage stammt aus der Zeit, wo eine Teilnahme an einem Event den Veranstalter etwas kostete. Das heißt: Schlaucher bekamen kostenfrei Catering. Schlaucher nahmen die besten Plätze ein. Schlaucher waren nicht ordentlich gekleidet, etc.
Es gab früher – bei Präsenz-Events jede Menge Gründe sich gegen Schlaucher zu wappnen.
Unsere erste wichtigste Botschaft ist: Das ist heute anders. Im Digitalen kostet Sie ein weiterer Nutzer nichts. Er stört auch i.d.R. nicht. Und seine Kleidung spielt keine Rolle.
Sich gegen unberechtigten Zugriff zu wappnen, ist fast nur noch an zwei Stellen sinnvoll:
a) bei Mitgliederversammlungen
b) bei organisationsinternen Veransastaltungen.
Zu diesen beiden Gruppen unten mehr. Unabhängig davon gilt aber:
Unsere zweite wichtigste Botschaft: Der Aufwand, Leuten Online den Zugang zu verweigern ist erheblich. Man kann immer einen Link weitergeben. Man kann immer ein Passwort weitergeben. Man kann immer jemand anderem über die Schulter gucken, man kann immer auch sagen: Hier ist der Link, gib einfach meine E-Mail ein, dann kannst Du mit meiner E-Mail mitmachen, etc. pp. Dasselbe gilt aber auch für Powerpoints, die wir alle beliebig per Mail in der Gegen herumschicken, etc.
Die dritte wichtige Botschaft ist: Wenn man sich dennoch entscheidet, hohe Hürden für den Zugang einzubauen, so macht man damit zwei Dinge: 1. Man verhindert Schlaucher, aber 2. Man macht es all den ehrlichen Teilnehmern so viel schwerer teilzunehmen.
Falls Sie KEIN Firmenevent haben und KEINE Mitgliederversammlung, empfehlen wir Ihnen folgendes Bild:
Es ist wie im Flughafen: Der ganze Aufwand mit dem Röntgen, nur weil alle 10 Jahre mal etwas böses passiert (und dann passiert es ja trotzdem). Der Unterschied zum Flughafen ist nur: Wenn jemand böses durch die Schranken kommt, ist es ein wirklich ernsthaftes, dramatisches Problem. Bei einer digitalen Veranstaltung ist das (siehe erste Botschaft) eben nicht so.
WENN Sie Mitgliederversammlungen oder Firmenevents haben, gelten die drei obigen Botschaften genauso – dennoch haben Sie natürlich dann ein höheres Interesse die Eingangsbeschränkung hochzulegen.
WENN Sie trotz der obigen drei Botschaften hohen Schutz wollen, z.B. weil Sie ein Firmenevent haben, so haben Sie
zwei Möglichkeiten:
a) Sie können die Konferenz-Software, die Sie nutzen mit Passwortschutz versehen. So muss jeder, wenn er einen Videoraum betritt ein Passwort eingeben. Dieses Passwort verschicken Sie per Mail nur an die Nutzergruppe.
b) Wir können Ihnen kostenpflichtig einen Gesamtschutz auf das Tagungshotel bauen (es gibt diesen aktuell noch nicht in der Software) Dies kann
- entweder ein einzelnes Passwort sein (das Sie dann wie unter a) per E-Mail verschicken)
(bedenken Sie aber Botschaft 2 und 3) - oder es können unterschiedliche Passwörter sein, die man dann – je nach Setting – auch nur ein
einziges Mal verwenden kann. Nachteil: Wenn jemand “rausfliegt”, also sein Rechner keinen Strommehr hat, oder ähnliches, muss er wieder hinein, aber sein Passwort ist schon blockiert … wenn man aber häufigeres Passwort-Eingeben zulässt … dann gilt wiederum Botschaft 2 von oben.
Wenn Sie eine der beiden Varianten von uns gebaut bekommen möchten, so belaufen sich die Entwicklugs-Kosten auf 980,-. Dafür wird es gebaut und Sie können dauerhaft ohne weitere Kosten nutzen, so lange sie eine Lizenz haben.
WENN Sie eine MITGLIEDERVERSAMMLUNG planen.
… dann ist das Tagungshotel der falsche Ansatzpunkt.
Da Sie (siehe Botschaft 2) nicht sauber verhindern können, dass jemand reinkommt, über die Schulter schaut, etc. pp, sie aber rechtssicher sein müssen, müssen Sie die Rechtssicherheit über das Abstimmungstool herstellen, nicht über den Videoraum.
Dazu gibt es VOXR AuthVote. Hier mehr: https://voxr.org/de/authvote.
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Aktuell nicht. Es gibt dafür drei Gründe.
- Wir haben es bei 13 extrem erfolgreichen Online-Events in 2020 nie gebraucht. In allen Events wurden die Räume extrem unterschiedlich besetzt und sogar von Pause zu Pause geändert.
Wir haben dazu im VOXR Infoguide jeweils einen Menüpunkt angelegt. In diesem Menüpunkt stand die Zuordnung von Thema/Speaker zu Raum oder umgekehrt, als Tabelle.
Tatsächlich macht man das ja bei Präsenz-Events genauso. Man sagt kurz vor der Teilung: Die Gruppe “HR” trifft sich bitte im Raum “Nizza”. Genauso haben wir es auch gemacht, nur dass wir es gar nicht moderiert haben, sondern nur eine Tabelle im Infoguide kurz vor der Teilung sichtbar gemacht haben. Moderiert haben wir dann: “Sie finden die Raumbelegungen JETZT auf Ihrem Handy”. Das war wie gesagt 13-mal sehr erfolgreich, sodass wir keinen Anlass sahen, die Bezeichnung auf die Knöpfe zu legen. - Wenn man die Button-Bezeichnung als Zahlen lässt, ist man deutlich flexibler. Das Tagungshotel wurde gebaut, um zu verschiedenen Phasen von Events verschiedene Dinge in den Räumen zu machen – und dies in Kombination mit dem VOXR Infoguide . Durch die dynamische Schaltbarkeit des Infoguides kann man den Menüpunkt “Raumbelegung” mit einem Klick ändern von der ersten Pause auf die zweite, auf eine Arbeitsphase, auf ein Cooldown.
Würde man das in den Settings das Tagungshotels machen müssen, wäre das ziemliches Gefummel mit hohem Risiko das live etwas schief geht. - Zugleich wissen wir, dass Kunden das einfach trotz dieser beiden Punkte gern hätten.Das Problem ist: Die Einstellbarkeit kommt nicht ohne Kosten:Die Knöpfe sind nur begrenzt groß. Bei den Bezeichnungen müsste häufig gekürzt werden, um das Design nicht zu zerstören. Egal wie lang wir die Bezeichnung machen – am Ende ist sie immer für irgendeinen Zweck irgendwo zu kurz.(Im Infoguide dagegen kann man sowohl eine Raumüberschrift hinterlegen, als auch Beschreibungen dazu, Speaker, etc. pp. Dort ist Länge kein Problem.)
> Wenn Sie, die/der dies gerade liest, für das o.g. Problem aber eine Lösungsidee haben und/oder Ihre Raumbezeichnungne nur x Zeichen lang sind, können wir Ihnen das Featrure ggf. händisch programmieren.
Die Investition wären einmalige Programmierkosten, die Größenordnung wäre abhängig von der Lösung, die Sie sich vorstellen (einfacher Weg: fixer Einbau in Ihr Tagungshotel, Nachteil: Nur gegen Kosten wieder änderbar, oder flexibler Weg: Einstellbar im Controlpanel aber leider auch kostenintensiver).
Wenn Sie uns exact schreiben, welche genaue Funktionalität mit welchen Textlängen wie einstellbar/fix und welchen Button-Anzahlen Sie sich wünschen, können wir Ihnen ein Angebot machen.
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Aktuell nicht.
Unsere Erfahrung ist, dass das, was wirklich Eindruck macht bei Teilnehmern drei Dinge sind:
- Logo (Gefühl von “hier bin ich richtig”)
- Anpassbare Hintergründe(Gefühl von: “Wow, die haben sich Mühe gegeben”)
- Anpassbare Texte (Gefühl von: “Wo, die holen mich da ab, wo ich bin”)
- Einfachheit und Klarheit (“Wow, das ist mal einfach!”
Durch diese vier Elemente entsteht bei den Teilnehmern ein Gefühl von:
- das ist hier anders als ich es kenne
- die kümmern sich um mich als Teilnehmer
- die nehmen mich als Teilnehmer ernst
Eine Änderung von Buttonfarben hat auf diese entscheidende Wirkung keinerlei Auswirkung.
Zugleich würde eine Änderung der Buttonfarbe aber wieder Komplexität ins Tool bringen. Da wir bei VOXR immer versuchen, das Optimum aus maximale Einfachheit und maximalem Eventerfolg zu erzielen, “opfern” wir an dieser Stelle auf die Einstellbarkeit der Buttonfarbe, da ihr Effekt beim Teilnehmer (und auf den kommt es uns an) so gut wie nicht messbar wäre.
Wir wissen natürlich, dass die Branding-Lehre gern einstellbare Farben hätte, haben uns hier aber für die Einfachheit (bei gleichzeitig fast keinem Effekt von Buttonfarben auf die Teilnehmer) entschieden.
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Nein, aktuell nicht.
1. Warum?
Unsere Erfahrung ist:
Konferenz- und Webinar-Software ist eine sehr fragile Angelegenheit (wir erleben das alle ständig).
Die Live-Video-Anbieter geben sich dabei Mühe, Ihre Systeme stabil zu halten, wenn schon das Umfeld (das Internet) ständig schwankt und Video eben schwer macht. Um optimal zu funktionieren, ist es gut, wenn sie so viel Informationen über das technische Umfeld, in dem sie laufen, habe, wie möglich: Datenrate, unseren Prozessor und vor allem auch unsere Bildschirmauflösung.
Wenn man die Konferenz-/Webinar-Software nun “einmauert”, also z.B. innerhalb des Tagungshotels ausspielt, dann kann die Live-Video-Software schlechter erkennen, in welchem Umfeld sie läuft (weil sie dann über das Tagungshotel nicht “hinaus-gucken” kann) – und spielt daher unter Umständen unpassende Daten aus, so dass die Qualität schlechter wird, oder nur ein Teil gezeigt wird, oder, oder.
Das gilt für Web-basierte Systeme.
Bei Client-basierten Systemen (Zoom, Webex, Teams, Goto) ist es noch dramatischer: Diese lassen sich (in ihren Clientversionen) schlicht gar nicht einbinden, denn sie wollen ja ausdrücklich die Client-Software zurm Auspielen des Videos nutzen und eben nicht einen Browser.
Kurz gesagt also: Das Einbinden ist entweder von den Video-Software-Anbietern gar nicht gewünscht oder kann jede Menge Probleme nach sich ziehen, die auch noch von System zu System unterschiedlich und daher aktuell nicht universell beherrschbar sind.
2. Aber ich habe gesehen…
Falls Sie die Einbindung von Software schon einmal irgendwo gesehen haben: Natürlich lässt sich mit viel händischem Aufwand auf einer bestimmten Website für eine bestimmte Video-Software in ganz eng umrissenen Bedingungen so etwas anfertigen, dann intensiv testen und unter dem Risiko, dass es trotzdem auf manchen Geräten nicht klappt, anbieten. Das wird im Markt auch genau so gemacht und daher sieht man das gelegentlich.
Das ist aber nicht der Sinn des Tagungshotels. Dies muss immer und für alle VOXR Kunden, für alle Geräte und für alle Konfigurationen garantiert funktionieren muss, mit wenigen Klicks und vor allem ohne jedes Mal neue Programmierarbeiten und damit Kosten zu verursachen und Risiken zu laufen.
3. Und wenn die Teilnehmer verloren gehen…?
Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Nachdem die erste Version des Tagungshotel ein eingebettetes Live-Video hatte (mit den o.g. negativen Effekten), haben wir einfach den Test gewagt: Wenn alles Nachteile hat, ist die Frage, was den kleineren Nachteil hat, und ob User es akzeptieren, wenn sich ein neues Browsertab öffnet.
Wir haben denn in 10 weiteren Events das Tagungshotel so wie aktuell vorliegend eingesetzt und keinerlei Klagen bekommen, obwohl wir im Feedback danach explizit gefragt haben (“Was können wir beim nächsten Mal besser machen?”)
Allerdings: Wir haben auch Vorsorge getroffen:
> Im ersten Menüpunkt des Info-Guides sollte der Link zu Tagungshotel sein.
> Diese Navigation MUSS zu Beginn des Events moderiert werden: “Sie finden das Tagungshotel i.d.R. auf einem noch offenen Tab Ihres Browsers. Sollte das einmal nicht so sein, oder Sie aus anderen Gründen verloren gehen, geben Sie die Adresse ein, die Sie auf dem Handy-Guide ganz oben im ersten Menüpunkt finden.”
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Das Tagungshotel dürfen in der Standard-Lizen max. 1000 TN durchlaufen. Das heißt, wenn Sie ein 5000er Zoom/Teams/Webex Account haben, dürfen Sie dennoch nur 1000 davon durch’s Tagungshotel schicken.
Umgekehrt, wenn Sie nur eine 500er Zoom/Teams/Webex, etc. -Lizenz haben, dann ist diese Grenze Ihre Grenze, obwohl das Tagungshotel auch 1000 zuließe.
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Hier gibt es eine zweiteilige Antwort:
Zum einen: Sehr frei! Sie können extrem viel einstellen und dem Tagungshotel das Look and Feel Ihrer Marke oder Ihre Verbandes geben und Teilnehmer absolut beeindrucken.
Was können Sie anpassen?
- Logo
- Hintergründe
- Texte
- Überschriften
- FAQ
- Testräume
- Die Konferenz-Systeme, die Sie verwenden möchten
Demnächst auch Button-Farben.
Zur Frage der Bezeichnung der Button gibt es hier eine FAQ.
Tipp: Probieren Sie’s aus! Holen Sie sich einen VOXR kostenfrei und unverbindlich:
Designen Sie sich ein Tagungshotel nach Ihrem Gusto. Gefällt es Ihnen?
Q: Warum kann man nicht xyz anpassen?
Das VOXR Tagungshotel wurde gebaut und die nicht einfache Situation zu lösen, dass Online-Teilnehmer – und zwar alle Online-Teilnehmer, nicht nur die, die das jeden Tag machen – sicher zu führen.
Der Fokus des Tagungshotels liegt auf Sicherheit in der Userführung. Die Userführung des Tagungshotels ist -zigfach getestet, übrigens zu Beginn auch mit einer Variante, die im User-Test eben nicht funktioniert hat.
Daher sind die Gestaltungsmöglichkeiten auf die (zahlreichen) oben genannten Varianten beschränkt. Würde man mehr verändern, wäre jeder neue Einsatz des Tagungshotels wieder ein Experiment.
Das Tagungshotel bietet Ihnen in erster Linie die Sicherheit, dass es funktioniert. Und das dann auch noch in Ihrem Design, soweit wir garantieren können, dass der Userfluß dennoch weiterhin funktioniert.
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