Virtuelle Konferenz – so geht’s!
Besondere Situationen erfordern besondere Lösungen. Corona ist eine besondere Situation. Und eine besondere Lösung kann es sein, die geplante Präsenz-Konferenz in eine virtuelle zu überführen.
Hier beschreiben wir, was Sie brauchen, step-by-step:
1. Plattform
Ok, wir müssen also zunächst einmal die "Bühne" und das Publikum online bringen. Für Online-Konferenzen gibt es drei Ansätze, von zweien davon raten wir ab.
1. Den Ansatz, eine Bühnenkonferenz abzufilmen. Das macht unserer Erfahrung nach wenig bis gar keinen Sinn. Es ist sehr aufwendig, bräuchte Kamera-erfahrene Protagonisten und wäre vermutlich so gut wie nicht interaktiv. Es wäre reine einseitige "Beschallung" - teilnehmerunfreundlich! Zudem: Teuer.
2. Den Ansatz Online-Meeting-Software zu nutzen, wie Skype, Teams, Zoom, etc. So schön es wäre: Leider sind diese auch ungeeignet, denn: Dies sind synchrone Kommunikationssysteme. Oder auf Deutsch: Jeder schnabbelt wann er will, alle Leitungen sind offen, Veranstalter haben kaum Kontrollmöglichkeiten. Genial für kleine Meetings und Teambesprechungen. Ungeeignet für Virtuelle Events.
3. Spezielle Webinar-Software. Dies empfehlen wir, denn diese speziellen Online-Meeting-Programme arbeiten asynchron, d.h. sie bilden genau die Hierarchie zwischen Bühne und Publikum ab, die man für Konferenzen braucht: Der Veranstalter steuert, die Teilnehmer sind im Zuhörermodus. Und sie kosten unter 150 Euro.
Wir arbeiten aktuell mit dem europäischen Anbieter rtclab.com, welcher DSGVO konform und auf Servern in Deutschland arbeitet.
Wenn Sie selbst (noch) keine Lösung haben oder möchten: Sie können auch unseren Account DSGVO konform nutzen, mehr dazu unten.
2. Konferenzmappe
Wenn Sie Ihre Veranstaltung kurzfristig absagen, mag es schade sein, um die Arbeit, inkl. Design und Druckkosten, aber dennoch: Seien Sie einfach stark und ... weg damit (besondere Situationen erfordern besondere Maßnahmen).
Es ist ja leider so: Nichts passt mehr. Keine Orte, keine Zeiten, etc.
Und es ist - abgesehen davon, wie schade es ist, kein ernsthaftes Problem: Verschicken Sie die Agenda einfach per Mail.
Unser Tipp: wenn Sie mehr Infos und Content vorweg und / oder nebenbei zu vermitteln haben, nutzen Sie einfach den VOXR InfoGuide - die digitale Konferenzmappe, perfekt für virtuelle Events. Ihre Teilnehmer haben damit alle relevanten Infos auf ihren Handys.
3. Präsentationen
Stellen Sie sich vor, Sie sitzen abends vorm Fernseher, heute journal. Claus Kleber spricht direkt zu Ihnen, aus dem Monitor heraus. Er mag Interessantes erzählen, aber Sie sind zum reinen Zuhören verdammt. Egal, wie sehr sie ihn mögen: Wie lange halten Sie das aus, ohne auf's Handy zu schauen, die Mails zu chekcn, die Fernbedienung zu klicken? Bei den meisten sind es wenige Minuten.
Das ist genau Ihre neue Event-Situation: Sie ringen in online Events um die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer. Die Ablenkungen sind immer nur einen Klick entfernt - und allein vor dem Bildschrim hat man sich viel schneller weggeklickt, als im Event zwischen den Sitznachbarn. Willkommen dazu 😉
Aber: Gefahr erkannt Gefahr gebannt! Zur Eindämmung der (hohen) Ablenkungsgefahr gibt es zwei (wirkungsvolle) Prinzipien:
- Kürzung der Präsentations-Zeit auf 2 * 8min.
- Drehung der Kommunikations-Richtung in der Mitte dieser Zeit.
Was heißt "Drehung der Kommunikations-Richtung"?
- Von: Top-Down (von Speaker zu Publikum): Vorträge sind ermüdend. Daher nur in den ersten 8 Minuten ein Überblick und das Wichtigste zum Thema.
- Zu: Bottom-Up (Zuschauer fragen den Speaker): Das ist spannend, die teilnehmer bleiben dabei und es ist auch besser für die erste Vertiefung: Der Speaker spricht nun in den zweiten 8 Minuten genau das an, was Zuschauer wissen möchten!
Stellen Sie sich vor, Jens Spahn in der Bundespressekonferenz wird nicht von Journalisten befragt und Sie gucken zu. Sondern er wird direkt von Ihnen und dem Rest des Publikums befragt. Sie reichen dazu Ihre Fragen online über Handy ein.
Eine Maschine findet dann in Echtzeit die häufigsten Themen in allen Fragen der Zuschauer am Bildschirm und spielt die häufigsten Themen (=größten Sorgen) Jens Spahn zu.
Der Minister bittet nun die Regie um Fragen zu den häufigsten Themen, schließlich möchte er die größten Sorgenblöcke der Menschen adressieren.
Er führt die Pressekonferenz jetzt Bottom-Up. Und er sieht dabei extrem gut aus, weil er die Fragen der Menschen adressiert. Ohne diese Methode hätte er die Fragen und Interessen im Raum noch nicht einmal gewusst, geschweige denn adressiert.
Wie holen Sie Fragen? Man kann das mit dem integrierten Webinar-Chat machen. Nachteil: Nicht anonym und die Fragen "rattern" rein, was schnell Stress machen kann. Verzeihen Sie uns daher wenn wir an dieser Stelle das eigene Produkt empfehlen: voxr.org/virtual-questions. Es ist genau für solche Situationen gemacht.
Hier ist unser empfohlenes Vorgehen. Es hat sich inzwischen unter dem Namen VOXR 8-1-8 (+30) schon einen kleinen Namen gemacht:
- INTRO Top Down: Statt 45min mit xx Slides 8 Slides in 8 Minuten [1] als Intro (doch, das geht wirklich. Wir schulen Ihrer Speaker entsprechend - und die werden selbst überrascht sein von der neuen Klarheit!)
- VERTIEFUNG I Bottom Up: Zunächst gibt es 1 Minute Fragen-Sammlung. Online über die Handys, *ohne* eine App. Mit VOXR Virtual Questions werden die gesammelten Fragen automatisch zu Themen geclustert und nach Häufigkeit gerankt.
Dann gibt es weitere 8 Minuten Zeit für Fragen zu den wichtigsten Themen. - Optional: VERTIEFUNG II (auch Bottom up). Gleich in der Kaffepause. Wie beim Präsenz-Event bilden sich während der Kaffepause in einem zusätzlichen Raum Kleingruppen um den Speaker herum. Das geht auch online!
Von einer solchen Präsentation können Sie sehr gut 3 pro Stunde unterbringen.
Und dann mit 3 Sessionblöcken a 60min arbeiten mit je 30min Kaffepause + Ausklang = 4,5h = 1/2 Tag, entweder vormittags oder nachmittags.
Der Partner kann auf die Kinder aufpassen, es gibt Pausen, so kann jeder auch aus dem Homeoffice teilnehmen.
Die größte Herausforderung ist damit bewältigt: Mit diesem schnellen, wechselnden System bleiben Ihre Teilnehmer dran und surfen nicht weg!
4. Interaktion
Die mit Abstand wichtigste Interaktion haben Sie gerade schon gesehen: Ein gutes Q&A. Das sorgt für:
- Perspektiv-Wechsel: Bottom-Up (und das sorgt für hohe Aufmerksamkeit, aktive Beteiligung und optimalen Wissenstranfer)
- Vertrauensbildung ("hey, fragt einfach was ihr möchtet" - natürlich mit Filtern und Reaktion, aber dennoch sehr transparent).
- Fokussierung auf die WICHTIGEN Themen für die Frage-Runde. Denn Sie haben nur 8 Minuten. Da sollten nicht irgendwelche Fragen angesprochen werden, sondern die zu den häufigsten Themen.
Natürlich können Sie auch Votings einsetzen - und Ihre Speaker auch.
Ein Voting dauert nur ca. 30 Sek inkl. Auflösung. Is aber ein guter, schneller Fokusbringer.
Welche Arten von Votings funktionieren gut?
Tragen Sie einfach hier unten Ihre E-Mail Adresse ein und Sie erhalten die 11 wirkungsvollsten Interaktionsformen aus 5 Jahren + und die 4, die man besser nicht machen sollte dazu:
5. Networking
Ich vermute, manch ein Leser scrollt direkt hierhin. Networking? Das ist doch GENAU das , was online angeblich NICHT geht?
Und doch: Es geht. Nein, nicht so gut, wie vor Ort. Natürlich nicht. Das ist aber auch nicht unsere Aufgabe. Unsere Aufgabe ist, es so gut wie möglich nachzubilden - und da geht eine Menge!
Sie brauchen diese 3 Komponenten für Online Networking:
1. Infrastruktur
Für Kleingruppen, wie es sie in jeder Kaffeepause, gerade rund um die letzten Speaker gibt, richten Sie Online-Meeting-Räume ein. Diesmal allerding KEIN Webinar, wie oben. Sondern diesmal sollen Leute "durcheinander" und unbeschränkt miteinander reden.
Für 1:1 Gespräche ("Du, Klaus, kommst Du mal grad, ich wollt Dich was fragen) - gibt's das ... Telefon (!). Ja, die Lösung ist hier einfach die Moderation. "Rufen Sie Klaus an, wenn Sie mit Klaus 1:1 kurz sprechen wollen. Sonst erreichen Sie ihn schlecht. Aber jetzt ist er da. Wir sind alle da!"
2. "Rede-Stoff"
Gerade Neulinge benötigen offline wie online Themen, über die sie sprechen und so in den Kontakt gehen können.
Das Gute ist, dass Ihre Präsentations-Reduktion auf 8 Minuten perfekt dafür sorgt, dass es für die Interessierten sofort "Redestoff" gibt! Denn die Speaker gehen zum Kaffee in zusätzliche virtuelle Räume.
Als Neuling (oder auch als alter Hase) kann man einfach in einen Raum mit Speaker gehen. Dort wird schon geredet. Man findet leicht Anschluss.
Der Speaker hat auch noch zahlreiche unbeantwortete Fragen, sodass er auch damit "unpeinlich" einsteigen kann. Je nach Zeit gesellen sich Speaker aus noch früheren Präsentationen auch in einen Raum, sodass das Networking noch leichter fällt, weil in allen Räumen dann schon Themen sind.
3. Moderation
Networking funktioniert offline wie online, wenn man klare Ansagen macht, was getan werden soll. Die Moderation leistet hier eine wichtigen Beitrag, sollte sie zumindest. Sie macht klar, was hier in diesem Beitrag erklärt ist:
Die Networking Zeit wird so vergleichbar zum Live-Event genutzt: Die Räume, Telefon, Bio-Checkup, sich Kaffee machen, und - klar einige werden natürlich auch noch den alles entscheidenden nicht-Event-Call führen. Aber das hätten sie offline auch gemacht und das ist in Ordnung, es soll ja "Streunerzeit" sein.
6. Moderation
Man kann trefflich darüber streiten, ob man Präsenz-Meetings moderieren lassen sollte. Hier kann notfalls auch ein Speaker zum nächsten übergeben, je nach Art, Größe und Anmutung des Meetings.
Für Online-Meetings empfehlen wir dringend einen Moderator einzusetzen. Und am besten jemanden, der entweder selbst fit in der Technik ist, oder jemanden in der Nähe hat, der fit in der Technik ist, denn das "Aufrufen" von Keynote-Speaker und Präsentatoren muss er ebenso übernehmen, wie das Zeigen der VOXR-Fragen, und generell das Management, was wann wo sichtbar ist.
Und: Online-Meetings brauchen glasklare, erfahrene Führung. Sonst läuft es zeitlich und / oder technisch aus dem Ruder und das sollten Sie unbedingt vermeiden.
Wir schauen aktuell, dass wir Moderatoren zusammen stellen, die sich da sicher fühlen. So Sie dort Bedarf haben, fragen Sie uns. Aktuell bin ich selbst leider der einzige, aber das soll nicht so bleiben, wir arbeiten daran.
ANGEBOT
Alles, was Sie hier beschrieben sehen, können Sie entweder selbst machen (Kosten für die Webinar-Software: ca 150 Euro, die kleinen Räume für die Kaffeepause sind kostenlos z.B. bei Zoom oder LiveWebinar).
Weil uns klar ist, dass es um weit mehr als nur die Software geht, übernehmen wir aber auch den kompletten Wandel von Präsenz zu Virtuell für Sie.
Wir bringen Sie in 3 Tagen von einem bestehenden Präsenz-Event zum Virtuellen Meeting am selben Tag, wie bisher. Mit einem geübten Prozess, Stück für Stück. Mit allen Features, die oben genannt sind.
Klicken Sie hier für alle Details:
Hallo Frau Künstler, hier gibt’s noch mehr: voxr.org/govirtual
Bin sehr interessiert, an den verschiedenen Möglichkeiten der virtuellen Meetings.