Ein Mitglied hat keine Registrierungsmail erhalten

Massenhaft E-Mails zu verschicken, die in jedem einzelnen Fall an sämtlichen SPAM-Filtern vorbeikommen ist technisch eine extrem große Herausforderung.

Natürlich setzt VOXR gängige Spezialmittel ein, um die sogenannte “Deliverability”, also die Ankunftswahrscheinlichkeit so hoch zu setzen wie mögliche.

Aber die Wahrheit im Bereich Massenmails ist leider auch: Wann immer Massenmails versendet werden, egal von welcher Software oder in welchem Kontext, ist nicht auszuschließen, dass eine Mail einmal nicht ankommt.

Weil das (leider) so ist, hat VOXR vorgesorgt:

• Zunächst verschicken Sie die Intro-Mail ja von Ihrem eigenen Server. Hier besteht bereits ein “Vertrauensverhältnis” der Server zueinander, sodass die Deliverability hier auch sehr hoch sein dürfte (aber auch nicht 100% sein muss)
• Das heißt, üblicherweise werden Teilnehmer:innen, die nach der Intro-Mail kein Mail bekommen sollten, sich bei Ihnen melden.
• Wenn das geschieht gehen Sie wie folgt vor:
  1. Stellen Sie sicher, dass Sie den folgenden Morgen 08.00 abgewartet haben. HIntergrund ist: Es gibt Server-SPAM Systeme, die neue E-Mail Absender über Nacht prüfen und die Mail dann erst am folgenden Morgen ausliefern.
  2. Überprüfen Sie unter Tools/Statistik ob die E-Mail-Adresse 100 % korrekt ist, oder sich beim Export / Abtippen ein Fehler eingeschlichen haben könnte.
  3. Bitten Sie das Mitglied, wirklich noch einmal genau im SPAM Ordner zu gucken, auch wenn es zuvor versichert hat, dass es dort nicht ist.
  4. Wenn die Mail auch dort nicht ist, kann es sein, dass sie auf Server-Level als SPAM aussortiert wurde, d.h. zwar nach dem Absenden, aber noch bevor das E-Mail-Programm des Mitglieds sie hätte sehen können.
  5. Tauschen Sie die E-Mail Adressen aus: Klicken Sie unter Tools/Statistik auf das Briefchen. Lassen Sie sich vom Mitglied eine Ausweich-E-Mail-Adresse geben (z.B. privat/beruflich, die vom Partner, etc.). Und senden Sie erneut. Keine Sorge: Die Registrierungsberechtigung der alten E-Mail Adresse wird dadurch natürlich automatisch entzogen.

Mit diesen 5 Schritten haben es all die vielen Vereine, Verbände, Genossenschaften vor Ihnen am Ende doch sehr gut geschafft, Ihre rechtssicheren Abstimmungen “über die Bühne” zu bekommen.

Das wünschen wir auch Ihnen!