Wie erhalte ich eine Anwesenheitsliste?

Die Rechtssicherheit von Wahlen und Abstimmungen entsteht durch viele Komponenten. Dazu gehört auch ein Verzeichnis der Stimmberechtigten, d.h. welche und vor allem wie viele Personen nicht nur grundsätzlich wahlberechtigt waren (das wären alle Mitglieder), sondern im Abstimmungszeitraum effektiv abstimmen konnten, unabhängig davon, ob sie tatsächlich gewählt haben, oder aber z.B. Ihren Stimmzettel nie gehoben /eingeworfen haben (Analog-Wahl) oder nie geklickt haben (digitale Wahl).

Bei Präsenzveranstaltungen mit analoger Wahl hat man dieses Problem oft dadurch gelöst, dass man vor den Wahlraum einen Registriertisch gestellt hat, bei dem man die “Anwesenheit” protokolliert hat (und außerdem meist noch eine Stimmkarte ausgegeben hat).

Daher wird häufig auch von einer “Anwesenheitsliste” gesprochen.

Tatsächlich stimmte das immer schon nicht so ganz, denn: Im Raum anwesend war häufig auch ein Ton oder Licht-Techniker, der anwesend war, aber dennoch dem Amtsgericht (zurecht) nicht gemeldet wurde

Beim Übergang zu Online-Versammlungen kommen nun aber weitere Änderungen hinzu, bei der die Frage wichtig ist, was das Amtsgericht eigentlich will.

Nach unserer Erfahrung wollen Amtsgerichte keine Anwesenheitsliste, sondern ein Verzeichnis der während der Versammlung Stimmberechtigten (um z.B. Beschlussfähigkeit nachzuhalten u.ä.)

Diese Liste erzeugen Sie leicht über VOXR: Sie gehen auf Tools und exportieren die Liste derer, die sich einen Code geholt haben. Dies sind die Wähler*innen die von Ihrem Wahlrecht tatsächlich auch aktiv gebrauch machen konnten während der Versammlung. Dies ist die dichteste Entsprechung der “Stimmkarte” in einer Präsenzveranstaltung. Seit Februar 2020 hat noch kein Amtsgericht sich hier mokiert, auch gab es keine Anfechtungen.

Sehr wohl aber haben Vereine immer wieder von Anwälten berichtet, die behaupten, die “Anwesenheit im Videoraum” müsse rechtssicher protokolliert werden.

Hierzu sind drei Dinge wichtig, welche Anwälte bei Kurz-Anfragen und Kurz-Antworten leider nicht immer berücksichtigen:

1. Es gibt kein einziges Video-Tool weltweit, das die Ansprüche des Amtsgerichts an eine solche Liste auch nur annähernd befriedigen könnte
2. Wenn man auch nur versuchen würde, die Ansprüche des Amtsgerichts zu befriedigen wird man sofort in DSGVO-Problem hinein laufen, da man dann (wenn sich Mitglieder z.B. am Video-Tool registrieren müssen) Daten abfragen würde und an Drittanbieter schicken würde, die schlichtweg nicht nötig sind und damit gegen die Datensparsamkeit nach DSGVO verstoßen würde (aber nochmal, selbst wenn man die DSGVO mit Füßen treten würde, könnte man dennoch nicht die Ansprüche des Amtsgerichts erfüllen).
3. Es ist auch schlichtweg nicht nötig, da es mit der o.g. Liste genau die Lösung gibt, die den Zweck genauso erfüllt, wie die Liste der ausgegebenen Stimmkarten bei klassischen Präsenz-Events.

Sollte Ihr Anwalt etwas in o.g. Richtung empfohlen haben, leiten Sie ihm dieses FAQ weiter und bitten um eine etwas ausführlichere Rückmeldung und einen konkreten Lösungsvorschlag.

Unterdessen empfehlen wir, als unseren Lösungsvorschlag, den o.g. Export dem Amtsgericht zu geben.

Für die, die tiefer in das Thema einsteigen möchten, erklären wir die o.g. Punkte im folgenden intensiver:

Es gibt drei Probleme beim Logging des Zugriffs auf Video-Tools, welche dazu führen, dass ein solches Logging der schlechteste Ersatz für die ehemals physische Stimmberechtigtenliste ist und die der Grund dafür sind, dass wir Ihnen von den o.g. seltenen Empfehlungen einiger Anwälte abraten (und stattdessen zu der von anderen Anwälten empfohlenen VOXR Lösung raten).

a) Das Anwesenheitsproblem: Während man in Präsenzveranstaltung am Ausgang kontrollieren konnte, ob jemand die Sitzung verlässt, kann man das hier nicht: Alle Wähler*innen haben jederzeit die Möglichkeit zwar das Tab geöffnet zu haben, aber bei eigentlich LinkedIN oder Google zu surfen. Dagegen kann man einwenden, dass es Systeme gibt, die merken, ob das Video-Fenster “fokussiert” (also aktiv) ist. Erstens müssten Sie diesen brutalen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte schon ziemlich gut rechtfertigen können und zweitens: Auch diese Technologie verhindert nicht, dass Teilnehmer aufstehen, in die Küche gehen und niemand bekommt es mit.

b) Das Kongruenz-Problem: Man kann technisch nicht nachweisen, dass der, der eingeladen wurde, auch tatsächlich teilnimmt. In typischen Webinar-Räumen wird man nach dem Namen gefragt. Aber natürlich wird nirgends gecheckt, ob das auch mein wirklicher Name IST. Weil das nicht gecheckt wird, ist die Funktion unbrauchbar. Und weil sie unbrauchbar ist, verstoße ich jetzt außerdem noch gegen die DSGVO, die nämlich die Verarbeitung von persönlichen Daten nur dann zulässt, wenn Sie i) einem Zweck dient und ii) man die Daten nicht anders erheben kann.

Da aber die Sache nicht zweckdienlich ist (da sie nicht funktioniert) und außerdem das Problem über die schon im VOXR vorhandenen Daten gelöst werden kann, ist die Abfrage nicht nur nicht zweckdienlich, sondern zudem auch noch nicht datenschutzkonform. Wenn Sie Anwälte im Publikum haben, würden Sie sich hier auf entsprechende Diskussionen einlassen (abgesehen davon, dass wir Ihnen nicht nur empfehlen, Diskussionen zu vermeiden, sondern auch einfach datenschutzsauber zu SEIN, nicht nur um Diskussionen zu vermeiden).

Als vermeintliche Lösung dagegen werden nun “personalisierte Links” angepriesen und ja, fast alle Webinar-Systeme bieten dies an. Aber diese personalisierten Links, die nun als Lösung für vermeintliche Rechtssicherheit vorgeschlagen werden, wurden niemals für Rechtssicherheit konzipiert. Sie wurden für Marketing konzipiert. Im Marketing möchte der Marketer gern eine hohe Personalisierungs-Möglichkeit haben. Dem Marketer reichen aber 60 %, denn das ist – im Marketing – immer noch besser als 0 Prozent Personalisierung, außerdem kann der Marketer über das sogenannten “berechtigte Interesse” die Personalisierung  innerhalb der DSGVO datenschutzkonform abbilden.

Bei Wahlen ist es aber anders: Entweder kann ich den Nachweis sauber führen (100 %) oder ich kann mir die Übung sparen. Leider kann nun aber jeder Link, auch personalisierte, weitergeleitet werden. Darüber hinaus kann aber auch (siehe a) sich jemand einfach physisch vor einen Rechner setzten, in dem ein Video-Meeting von jemand anderem läuft. Und daher sind personalisiert Links, egal welcher Form und auch mit Passwort (das ja genauso weiter geleitet werden kann) schlicht nicht die Lösung. Die Lösung ist, zu akzeptieren, dass Online-Veranstaltungen Probleme mit sich bringen, genauso wie Sie Vorteile mit sich bringen und beides entsprechend zu managen.

c) Das Begrenzungsproblem: Personalisierte Links können darüber hinaus meist auch mehrfach verwendet werden, obwohl sie personalisiert sind, d.h. nicht nur kann ein ANDERER mit teilnehmen, sondern es können auch MEHR Leute teilnehmen als vorgesehen. (Wenn man diese Mehrfachfunktion nun wiederum ausschaltet, dann hat man Support-Problem bei Leuten, die “rausfliegen” und dann nicht mehr hineinkommen, weil der Link ja schon mal verwendet wurde).

Darüber hinaus kann jemand einfach links neben der Kamera stehen und alles sehen, alles hören und dennoch nirgendwo sichtbar sein. Das muss keineswegs kriminell sein. Das ist einfach Alltag in vielen Familien und auch in Büros. Eine Begrenzung von Räumen, wie es sie in Präsenz gab, ist schlicht nicht möglich, damit muss man sich abfinden. Damit KANN man sich aber auch abfinden, wenn man die rechtlichen Fragen nicht versucht über Video zu lösen, sondern eben, wie oben genannt, über VOXR.

Daher empfehlen wir, das Einloggen in VOXR als “Raum” zu betrachten, in dem man anwesend war und entsprechend dem Amtsgericht zu präsentieren.