Online-Mitgliederversammlungen in der Praxis: Was sagen die "Pioniere"?

Die ersten "Pioniere" haben sich "getraut". Online-Mitglieder-Versammlungen. Hier berichten wir, wie Sie es gemacht haben und was dabei heraus gekommen ist. 

Tipp: Rechts erhalten Sie "das Beste vom Besten": Alle Tipps aus der Praxis dieser Pioniere und und noch viel mehr (-->)

Bevor wir mit den Rückmeldung starten, sei ein wichtiger Unterschied genannt:

1. Einige Verbände richteten die Wahl selbst aus. Das heißt: Sie organisierten - getrennt voneinander: Rechtliche Gegebenheiten, Konferenz-Tool, Wahl-Tool, Moderation, bzw. Zusammenspiel von Versammlungsleiter und Wahl-Tool-Manager.

2. Einige Verbände jedoch nutzen einen Full-Service für Ihre Mitgliederversammlung und nahmen alles aus einer Hand.


1. Starten wir mit den Selbst-Organisatoren: 

Diese hatten sich selbst ein Konferenz-Tools organisiert. Dies war in einigen Fällen Zoom Webinar (eine Sonder-Ausgabe von Zoom), in einigen Goto-Webinar, manchmal Microsoft Teams. Immer wurde dabei VOXR AuthVote als Wahlsoftware eingesetzt. Bei manchen zusätzlich VOXR SMARTer Chat, um Diskussionen besser abzubilden und VOXR Infoguide, um die Teilnehmer zu informieren, Anträge zugänglich zu machen, u.a.

Hier die ersten Rückmeldungen der "Pioniere":

Kostenfreies
Online-Training: 

Mitgliederversammlung von Präsenz zu online binnen 2 Wochen. Praxisbericht.

Mitgliederversammlungen online


Erfolg mit einem smarten Tool

Die Wahl unseres Vorstandes mit VOXR AuthVote hat hervorragend funktioniert und die Teilnehmer*innen waren begeistert und sehr gutes Feedback eingebracht. Dabei hat uns besonders die wirklich smarte Bedienung gefallen. Man merkte, dass VOXR sich offenbar wirklich intensiv mit den Herausforderungen von Wahlen auseinandergesetzt hat. Genau die Tools, die man brauchte, waren wundersam da, wenn man sie brauchte - und einen tollen Support gab es dazu. Glückwunsch zu diesem wirklich smarten Tool, das wir sehr gern weiterempfehlen!

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Dénes Horváth-Hegyi, IN VIA Deutschland e.V. – Bahnhofsmission
Sekretariat und Fortbildungsmanagement

Absolut überzeugend für Digital und Präsenz!

Wegen der öffentlichen Bedeutung eines Landesparteitages der größten Volkspartei Deutschlands lag ein wesentliches Augenmerk unserer Vorbereitung auf dem Wahl-Tool.

Hier hat VOXR uns im Vorfeld durch die Erläuterungen aus der Erfahrung und die einfachen und intensiven Test-Möglichkeiten überzeugt.

Wir konnten alle Teilnehmer ohne weitere Erklärungen und mit nur wenig Support durch unser Team im Vorfeld sicher ins Tool holen. Am Tag selbst war fast keine Unterstützung für die Teilnehmer nötig.

Diese extreme Einfachheit dieses Registrierungs- und des Abstimmungsprozesses, bei gleichzeitiger Sicherheit, wurde von unseren Delegierten und vom Führungsteam der CDU Niedersachsen gleichermaßen gelobt. Mehrere Agierende stimmten auf der Bühne parallel zu Ihrer Moderation ab. Sie freuten sich sichtlich, dies tatsächlich einfach über Handy "nebenbei" tun zu können.

VOXR hat uns absolut überzeugt. Mehr noch: Wir glauben, es kann auch bei Wahlen in Präsenz extrem hilfreich sein.

VOXR AuthVote hat uns absolut überzeugt

Wir haben die Listenaufstellungen in den Bezirksvertretungen für die Kommunalwahl in unserem Kreisverband mit VOXR digital durchgeführt. Das Konzept hat den Vorstand, die Mitglieder, und nicht zuletzt auch uns als Orga-Team absolut überzeugt.

Das Handling war sowohl für die Wahlleitung sehr einfach, als auch - und das war uns wichtig - für die Wähler*innen. Wir waren bereits beim ersten Versuch 4-5 mal so schnell, wie mit Papier - und das, obwohl wir am Ende wegen des Kommunalwahlgesetzes noch eine finale Papierabstimmung machen mussten. Der Support von VOXR war übrigens spitze. Wir werden das künftig wo immer möglich nur noch so machen.

Wahlen mit Microsoft Teams

Wir haben VOXR AuthVote erfolgreich für unsere erste durch Corona bedingte Online-Mitgliederversammlung mit Microsoft Teams eingesetzt. Eine besondere Herausforderung war hierbei, dass turnusgemäß Vorstandswahlen anstanden und wir eine rechtssichere anonyme Wahl sicherstellen mussten.

Da unsere Mitgliedsvertreter allesamt IT-Profis in großen Unternehmen sind und wir es somit mit einer Wählerschaft zu tun hatten, die durchaus kritische Fragen stellen kann, war der überzeugende Datensicherheits- und Anonymitäts-Ansatz von VOXR wesentlicher Entscheidungsgrund für dieses Tool.

Wir konnten den gesamten Ablauf beginnend bei der Einrichtung der Wahlschritte, über die Registrierung und Information der Wahlberechtigten bis hin zur Beantwortung von Wählerrückfragen während der Wahl sehr einfach anhand der entsprechenden Menü-Punkte im VOXR Tool durchführen – für uns ein intuitives Software-Erlebnis, durch das wir schneller, transparenter und dennoch rechtssicher wählen konnten. Wir freuen uns auf die nächsten Einsätze!

[Anmerkung VOXR: Die Wahl gelang mit Teams, da hier unter 50 Mitglieder teilnahmen, für größere Wahlen empfielt sich Webinar-Software]

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Karl G. Zimmermann, Microsoft Business User Forum e.V.
Geschäftsführer

Einfach, schlüssig, reibungslos

Einfach , schlüssig, reibungslos - und dazu ein exzellent schneller und verständlicher Support, das war unser VOXR-Erlebnis. Obwohl ich persönlich bisher nie mit Wahlen in Berührung war, konnte ich die Schritte in der Software einfach folgen und so erfolgreich wählen lassen. Der Beweis: Wir haben exzellente Rückmeldungen von Teilnehmern und Vorstand erhalten. Wir wollen VOXR künftig auch für Präsenz-Versammlungen einsetzen, es ist einfach so viel einfacher, schneller und eleganter als das Sammeln und Auszählen von Stimmzetteln.

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Susanne Schmidt
Assistenz Referat Presse sowie Bildung und Forschung, Zentralverband Gartenbau e.V.

Erwartung übertroffen - strukturierte Diskussionen ermöglicht

Nach einer Empfehlung vom DFB haben wir VOXR beim Landesverbandstag eingesetzt und es hat unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen. Wir haben sämtliche Deligierte sauber authentifizieren können, auch unsere älteren, nicht IT Affinen Teilnehmer, und somit schnelle und sauber dokumentierte Wahlen gehabt. Und: VOXR hat durch seine eingebauten Informations- und vor allem Frage-Funktionen deutlich mehr Teilnehmer in den Diskussionprozess mit einbezogen - und dies gleichzeitig zügiger. Die Deligierten haben danach ausdrücklich die hohe Transparenz durch das Frage-Verfahren mit VOXR gelobt, was den Anträgen jetzt zusätzlich Rückendeckung gibt. Nach entsprechender Vorstandsrückmeldung haben wir bereits jetzt beschlossen auch die kommendnen Veranstaltungen in diesem Jahr, sei es online oder offline in jedem Fall mit VOXR zu machen.

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Thomas Thomalla
Leiter IT/ DFBnet

Großartiger Support!

Mit VOXR konnten wir unsere MV nicht nur rechtssicher, sondern auch zügig durchführen. VOXR hat dabei alle im Verein überzeugt - und wurde auch bereits weiterempfohlen. Der Support von VOXR war großartig. Wir können VOXR absolut empfehlen!"

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Laura Schweigert
Event-Manager

Registrierung auch für Nicht-Technik-Affine einfach

Wir mussten einen außerordentlichen Verbandstag zum Coronabedingten Saison-Ende halten - und daher sehr schnell umsetzen. Wir haben das mit einer Konferenz-Software des DFB gemacht und VOXR auf den Handys der Teilnehmer. Der Verbandstag ist sehr gut gelaufen: Sich den Code zu generieren war wirklich super verständlich auch für Personen die mit Technik wenig am Hut haben, einfach umzusetzen. Das Feedback vom Vorstand und Teilnehmer war - trotz virtuellem Verbandstag sehr positiv. VOXR auf jeden Fall die richtige Entscheidung!

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Christian Hertel, Saarländischer Fußballverband e.V.
Koordinator Fußballentwicklung, DFB Masterplan & Kommunikation

"So gut, demnächst auch für Präsenz!"

Unsere Mitgliederversammlung mit VOXR AuthVote als Wahl-Tool ist nicht nur sehr gut verlaufen. Die Geschäftsführung war sogar so angetan, dass angeregt wurde, VOXR doch auch für kommende Präsenz- und Hybridveranstaltungen einzusetzen, da sowohl die Registrierung als auch das saubere Abstimmen auch offline so viel einfacher sind. Bei einer Last-Minute-Frage hat uns VOXR zudem schnell und kompetent unterstützt. Wir können VOXR somit sowohl für Online- als auch für Präsenz- und Hybrid-Veranstaltungen absolut empfehlen.

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Rainer Berg, DWS Verband der Wasserwirtschaft
Abteilungsleiter

Mehrfach eingesetzt - immer erfolgreich!

Ich habe mit VOXR bereits 3 Mitgliederversammlungen, davon 2 x Genossenschaften und 1 x ein Verein durchgeführt, alle erfolgreich. Wir hatten Abstimmungen aller Art, inklusive Entlastungen, Neuwahl und Satzungsänderungen dabei, was alles sehr gut geklappt hat. Ich kann VOXR daher aus mehrfacher Erfahrung absolut empfehlen!"

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Werner Landwehr
Vorstand

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2. Full-Service Nutzer: 

Diese Verbandsmanager haben sich eine Full-Service Unterstützung geholt und die Veranstaltung gemeinsam mit einem Partner durchgeführt (hier: VOXR). Das heißt: Sie haben die Wahl mit dem Wahltool zwar eigenständig vorbereitet und bestückt, sich jedoch zu einem optimalen Ablauf ausführlich beraten lassen, und gemeinsam, geführt durch Online-MV-Profis die Veranstaltung als Team (Veranstalter+VOXR) geplant und durchgeführt. Hier erste Rückmeldungen (wird ständig aktualisiert):

"Manche Falle verhindert"

Wir haben für die Mitgliederversammlung nach dem VOXR Konzept sowohl vom Vorstand als auch von Mitgliedern exzellentes Feedback erhalten. Wie vermutlich viele hatten wir im Vorfeld viele Fragen und auch Unsicherheiten. Die Erfahrung von VOXR hat uns durch diesen Prozess Stück für Stück geführt, alles sauber erklärt und uns darüber hinaus auch manches Wichtige aufgezeigt, mit dem im Vorfeld Hürden genommen werden konnten und wir so eine saubere rechtssichere Veranstaltung hatten. Dass uns dann noch ein erfahrener Verbands-Moderator live begleitete, war sowohl für die Proben als auch im Event selbst enorm wichtig und hat zu diesem gelungenen Tag beigetragen.

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Cordula Probst
Geschäftsführerin , Remember Management für Verbände

Mitgliederversammlung mit Geselligkeit!

Die Veranstaltung ist großartig gelaufen: Wir haben alle Wahlen und Anträge sauber und strukturiert durchführen können.

Sehr hilfreich war dafür die klare Führung durch eine Aufteilung von Moderation und Versammlungsleitung.

Inhaltliche Diskussionen konnten auch stattfinden, sicherlich in anderer Form als man das gewohnt ist. Aber das 8-1-8 Format überzeugt dadurch, dass es die wesentlichen Punkte einer Diskussion in den Fokus rückt und hierzu klare Aussagen hervorbringt. Darüber hinaus konnten sich Mitglieder in den Pausen auch "persönlich" sehen und in Meeting Räumen austauschen, d.h. auch die Geselligkeit fiel nicht unter den Tisch.

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Christian Hobe, Deutsche ILCO e.V.
Referent Verbandsorganisation

Gute Planung ist alles

Wir haben für unsere sensiblen Vorstandswahlen, bei der es für den 1. Vorsitz gleich zwei Bewerber gab, so wie den verantwortlichen Staatssekretär zu Besuch, professionelle Unterstützung gesucht. Mit VOXR haben wir einen Partner gefunden, bei dem wir nach dem ersten kostenfreien Consulting ein absolut sicheres Gefühl hatten. Und wie die Überprüfung zur Rechtssicherheit vorab und die Feedbacks der Deligierten nachher zeigten, offenbar zu recht.

Dem Vorstand gefiel neben der Eindeutigkeit und Transparenz der Wahl auch das von VOXR entwickelte 8:1:8 Format. Es ermöglichte die aktive Einbindung einer großen Zahl von Deligierten, ohne die Struktur zu verlieren.

Zahlreiche Teilnehmende hoben in Feedbacks insbesondere die Moderation und die Technik hervor.

Dem verbandsinternen Orga-Team hat neben dem Support insbesondere auch die enge Abstimmung in der Vorbereitung gefallen. Das minutiösenDurchspielen des Online-Ablaufs mit dem Versammlungsleiter hat zusätzliche Sicherheit gegeben. So konnten alle Beteiligten nicht nur Erfolg, sondern sogar Freude an der Veranstaltung haben.

Sowohl in Hinsicht auf das Ergebnis als auch mit Blick auf den stringenten Weg dahin war der VOXR Full-Service eine absolut lohnende Investition.

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Filip Dedeurwaerder-Haas, Verband der VHS in NRW
Kommissarischer Verbandsdirektor

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