VOXR-Technik leicht gemacht!
Liebe/r TechnikerIN,
bei der kommenden gemeinsamen Veranstaltung soll das Interaktions-Tool VOXR.org eingesetzt werden.
Für die von Ihnen betreute Veranstaltung ist eine oder mehrere Interaktionen mit dem Publikum gewünscht. Dafür wird das bewährte Online-Tool VOXR.org eingesetzt.
Dies wird über einen Operator bei Ihnen in der Regie oder in der ersten Reihe gesteuert. Den Operator stellt Ihr Auftraggeber oder, falls Sie diesen Guide von VOXR selbst erhalten haben, einE VOXR-MitarbeiterIN.
Sie selbst müssen zwar sehr wenig machen, aber das, was Sie machen, ist entscheidend für das Gelingen. >> Bitte lesen Sie daher schon jetzt (nicht erst später) folgende Punkte.
1. Was ist VOXR?
VOXR ist ein innovatives Interaktions- und Informations-Tool. Es wird inzwischen u.a. von 1/3 aller DAX-Unternehmen mit tausenden von Teilnehmern genutzt.
Wenn alle Gewerke gut zusammenspielen, macht VOXR Events deutlich spannender, lehrreicher und damit effektiver.
VOXR besteht aus drei Säulen:
A: Handy Input - für Event-Teilnehmer, optimierte Mini-Website (= Event-Link)
B: VOXR Show u.a. - für die Anzeige der Ergebnisse (= Show-Link)
C: VOXR Control-Panel - für den VOXR-Bediener, über einen dritten Link auf einem zusätzlichen Gerät, welches i.d.R. vom Operator mitgebracht wird (= Control-Link)
ACHTUNG: In diesem Guide für Techniker geht es nur um die Einrichtung der "Regie" und der Präsentation. Sollten Sie auch für das Internet für die Gäste bei der Veranstaltung zuständig sein, erhalten Sie ein gesondertes Briefing dazu per Mail.
2. Vorbereitung im Vorfeld: Was wird benötigt?
1. Für die o.g. Säule B (VOXR-Show) brauchen wir einen
- Browser auf einem
- Laptop von Ihnen, welches mit
- LAN (bitte nicht WLAN) mit dem Internet verbunden ist.
2. Für die o.g. Säule C (Steuerung des VOXRs) wird ein eingerichteter Sitz-Platz für den VOXR Operator benötigt. Entweder in/an der Regie oder in der ersten Reihe. An diesem Platz wird ein LAN-Kabel und eine Strom-Dose benötigt. Bitte stellen Sie hierfür ebenfalls ein Standard-Laptop bereit.
Zusammengefasst werden also benötigt:
- zwei LAN-Anschlüsse (1 x Präsentations-Laptop, 1 x am VOXR Operator-Platz),
- ein Platz für 1 Person (VOXR Operator) mit Stromanschluss
- ein Rechner für diesen Platz
- ggf. ein zusätzlicher Rechner für den VOXR Ergebnis-Browser (je nach Ihrer Preferenz)
3. VOXR Zugang / Show-Link
4. VOXR (+ Sie) während des Events
Ihre Aufgaben während des Events sind einfach:
1. Während der ersten VOXR-Einführung:
Wenn der Moderator (oder Redner) das erste Mal VOXR anspricht, wird er das Publikum dabei zunächst bitten, die Handys zur Hand zu nehmen. Dies ist für Sie in der Technik schonmal ein "Achtung".
Dann wird der Moderator/Redner sagen: "Ok, geben Sie jetzt bitte folgende Internetseite ein." Das genau ist für Sie das Zeichen, umzuschalten auf VOXR.
Meist unterstützen Veranstalter dies auch mit einer "Übergangsfolie", auf der ein Handy und die Schrift "Jetzt Sie!" zu sehen ist.
-> Sie schalten nun also um auf den Browser, in dem Sie vorab bereits den Link zur VOXR-Show eingegeben haben.
Die VOXR Show zeigt den Zuschauern nun riesengroß den Link, zu dem Sie mit ihrem Smartphone gehen sollen.
-> Sie bleiben im VOXR (also auf diesem Browser-Link).
Den Rest macht der VOXR Operator. Dieser schaltet um von Link-Anzeige auf Ergebnis, und belässt es dort, so lange es gebraucht wird.
Achtung: VOXR kann u.U. bis zu 45min oder sogar länger "stehen bleiben". Dies ist insbesondere bei Wortwolken-Aktionen so, bei denen man mit VOXR in die Wolke "hineinzoomen" und mit den Inhalten arbeiten kann, z.B. bei Podiumsdiskussionen. Damit der Operator dies tun kann, müssen Sie bitte auf VOXR bleiben.
Erst wenn der Operator wieder den VOXR Link zeigt, wissen Sie: Sie können wieder zurück zur Präsentation.
Bleiben Sie aber auch dann noch kurz auf der Übergangsfolie.
Erst wenn Sie sicher sind, dass keine zweite Aktion kommen soll, gehen Sie weiter voran (oder der Speaker klickt sich weiter voran).
2. Bei allen folgenden VOXR Aktionen:
Wann immer es nun heißt: "Nehmen Sie doch bitte nochmal Ihr Handy zur Hand", schalten Sie einfach wieder um auf VOXR. Alles andere macht der Operator.
Natürlich können Sie sich im Vorfeld mit dem Operator absprechen, damit Sie auch schon einmal ahnen, was wann wie passiert. Dazu gibt es außerdem eine >> Probe (siehe folgenden Punkt).
Hinweis: Sollten Sie "nur" der Planer sein, und vor Ort später jemand anderes, stellen Sie unbedingt sicher, dass auch der Techniker-vor-Ort diesen Guide gelesen hat.
5. VOXR Probe
Während Sie mit Ihrer Erfahrung als TechnikerIN VOXR vermutlich jetzt schon gut verstanden haben, ist VOXR für auch Moderatoren und Operator neu und für diese - nicht-technischen Menschen unter Umständen auch verständlicherweise noch ungewohnter als für Sie. Umso wichtiger ist es daher gerade für Nicht-Techniker, durch eine Probe Sicherheit zu gewinnen.
Daher ist eine Probe des genauen Zusammenspiels zwischen Ihnen, dem Moderator und Operator zwingend nötig.
Bitte planen Sie dazu dezidiert Zeit ein und schreiben Sie dem Veranstalter, wann diese genaue Probe zwischen Moderation, Operator und Ihnen möglich ist.
>> Bitte planen Sie die VOXR Probe VOR einem eventuellen "Gesamtdurchlauf". Nichts wäre schlimmer, als wenn Sie den gesamten Betrieb warten lassen müssen, nur weil sich Operator, Moderator und Sie noch auf VOXR einschwingen müssen.
>> @ Schreiben Sie am besten gleich jetzt an die Email-Adresse, von der Sie diesen Guide erhalten haben, wann Sie Zeit haben.
Häufige Fragen + Hilfe
>> Warum ein LAN-Kabel? Geht nicht auch WLAN?
Theoretisch ja. Praktisch zeigt aber die jahrelange Erfahrung, dass WLAN, selbst bei Sicherungsmaßnahmen, wie getrennten Betriebs-WLANs, etc. pp. schlicht nicht so auf den Punkt genau verlässlich ist, wie es ein professionelles Event benötigt.
Es geht dabei nicht um Datendurchsatz u.ä. und schon gar nicht um VOXR (VOXR kann grundsätzlich locker mit WLAN betrieben werden).
Es geht vielmehr schlicht um Event-Sicherheit und 0 Risiko. Daher bitte LAN.
>> Muss der VOXR-Show Rechner ein getrenntes Laptop sein?
Nein, Sie können meist das schon vorhandene Präsentations-Laptop hierfür verwenden, welches Sie an ein LAN-Kabel anschließen und auf dem Sie einen Browser öffnen. Sie schalten dann einfach mit ALT-TAB (PC) bzw. COMMAND-TAB (Apple) zwischen Event-Präsentation (Powerpoint/Keynote) und VOXR-Show (Browser) hin und her. Dies geht erfahrungsgemäß sehr gut.
>>>Natürlich können Sie aber je nach Ihrer Präferenz oder Kontext die VOXR Show auch von einem zusätzlichen, getrennten Rechner betreiben und dann über das Video-Mischpult umschalten. Falls der Präsentationsrechner vorn auf der Bühne stehen sollte, ist dieses Vorgehen sogar eher empfohlen, um ein Eingreifen auf der Bühne zu vermeiden.
>> Wie wird der VOXR Event-Link ans Publikum kommuniziert?
Sie erhalten vom Operator (oder der Person, die Ihnen diesen Guide geschickt hat) den SHOW-Link, d.h. den Link für das Präsentations-Laptop mit der Beamer-Ausspielung.
Der Operator nutzt die durch den Show-Link ausgespielte dynamische Website, um den Event-Link anzuzeigen.
Dieser wird genau bei der Umschaltung zu VOXR angezeigt. In der bestmöglichen, jahrelang getesteten optischen Variante: Riesengroß, schlicht, schwarz auf weiß. So ist er auch in der letzten Reihe noch lesbar.
>> Kann auch ein QR Code verwendet werden?
Nein. Dies ist von vierschiedenen Kunden getestet worden. Dier Erfahrungen waren immer negativ. Grund ist: Die mit Abstand meisten Menschen in Europa wissen nicht mit QR Codes umzugehen. Sie sind aber verwirrt, weil sie nun nicht wissen, ob Sie ihn vielleicht brauchen?
Diese Verwirrung durch den QR-Code senkt die Beiligung.
Sie wird vermieden, wenn gerade kein QR-Code angezeigt wird, sondern nur der Link. Geradezu lächerlich einfach. Aber Tests haben gezeigt: Es funktioniert am besten.
Wie funktioniert das mit den Fragen aus dem Publikum?
Falls bei Ihnen Fragen aus dem Publikum geplant sind, finden Sie den genauen Ablauf als Video unter: www.voxr.org/cloudmoderation
>> Weitere Fragen?
Für Fragen zum Inhalt, kaufmännische Fragen, etc. wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Auftraggeber.
Für Fragen zu VOXR wenden Sie sich gern auch an VOXR: oder 0511 1694231 (bitte sagen Sie uns, um welche Veranstaltung an welchem Datum es geht).