Virtuelle Events: “Netzwerken” in 4 Schritten
Geht "Netzwerken" auch in virtuellen Events? "JA!" ist die klare Antwort. Absolut. Viel mehr und viel besser, als man im ersten Eindruck denkt. Geht es genauso wie offline? Nein! Es geht zum Teil weniger, zum Teil aber sogar mehr als Offline (!)
1. Loslassen
a) Netzwerken ist mehr als Kaffeegeruch
So lange wir unter "Netzwerken" ausschließlich einen mit Kaffeegeruch angereicherten Raum mit schönen Menschen und dem Klang-Teppich von vielen Stimmen verstehen, sind wir gefangen.
Der Kaffeegeruch und der Klangteppich waren nicht die Basis des Netzwerkens. Sie waren nur eine zufällige Begleit-Erscheinung. Mehr noch: Eine davon, den Kaffeegeruch nämlich, kann man durchaus auch in Online-Meetings herstellen. Wir haben das schon gemacht. Aber:
Wenn Sie sich also von einer fixen Vorstellung, wie Networking auszusehen, zu klingen und zu riechen haben, lösen - öffnen Sie sich und Ihre Teilnehmer für viele schöne Möglichkeiten beim Thema "Networking" auch Online! Online ist anders als offline und muss es auch sein. Aber keineswegs schlechter.
b) Absagen ist auch kein Networking
Es klingt banal, aber zahlreiche Veranstaltungen wurden tatsächlich mit der Begründung abgesagt, weil es "bei uns vor allem um Networking geht" und das "online einfach nicht geht" (angeblich).
Das ist so ähnlich, als würde man sagen: Meine Bekannten erwarten, dass ich mit dem Porsche zu deren Geburtstagsfeiern komme. Jetzt wo mein Porsche in der Werkstatt ist, komme ich nicht mit dem TESLA, ich komme lieber gar nicht.
Das wäre in zweierlei Hinsicht schade:
1. Es traf gar nicht auf alle Ihre Bekannten zu, dass sie einen Porsche erwartet haben. Nicht wenige fanden das Auto zwar interessant aber eben nicht nur das Auto. Sie interessierten sich an dem, was Sie zu sagen haben (= Ihre Inhalte, Informationen, Speaker, etc.).
2. Viele Ihrer Bekannten hätten sich gefreut, einmal den TESLA zu sehen, den Sie als Ersatz-Auto haben. Das heißt: Anderes Networking heißt eben nicht automatisch schlechteres Networking.
2. Umdenken
a) "Netzwerken" ist kein Wert an sich.
Mit "Netzwerken" meinen die meisten Leute trinken und Menschen treffen. Das ist auch schön, klar. Aber es ist, wenn man ganz ehrlich ist: Entertainment.
Was Teilnehmer online erwarten, ist aber gar nicht Entertainment (denn das machen Sie später bei LinkedIN und Netflix). Sie erwarten: WERT. Und die Erweiterung oder Pflege des "Netzwerks", die hat natürlich WERT.
Warum ich hier so Erbsen zähle ist:
Das Ergebnis von Netzwerken (Verb), nämlich Erweiterung und Pflege des Netzwerks (Nomen), kann man auch ohne Kaffeegeruch und ohne das Bier an der Bar bewerkstelligen. Das heißt: Auch online!
Aber mehr noch:
Auch die Emotionen aus der Kaffeepause bekommen wir abgebildet - wenn wir offen sind und umdenken. Hier:
b) Emotionen und Kontaktgefühl - es geht!
Wir haben in den letzten Wochen - während der Corona-Zeit - viele Menschen in (Online-) Events treffen dürfen, die sich genauso emotional begegnet sind, wie man es offline kennt: "Hey, neue Brille!?" - "Bleibt das mit dem Bart?", "Was machen die Kinder?" "Wie läuft es bei Euch jetzt mit Corona"?
Menschen, die sich ausgetauscht und beraten haben. Fachlich und emotional. Wie in der OFF-Line Kaffeepause, allerdings online.
Das geht hervorragend. Alles was es dafür braucht, sind Gruppen, die klein genug sind, damit das Gespräch zustande kommt. Und eine saubere Planung. Zu beidem genau jetzt mehr:
c) Online Networking braucht Planung
Das tolle am Thema "Netzwerken" OFF-line war: Als Veranstalter muss man fast nichts tun. Man muss für Essen und Trinken sorgen. Und für Tische. Fertig ist das vermeintliche "Networking".
Jetzt ein "Online-Tool" zu suchen, welches ebenso wenig Aufwand braucht, führt ins Leere, bzw. in frustrierende Stunden mit Google.
Um werthaltige online Begegnungen zu ermöglichen, muss man (etwas) planvoller vorgehen und handeln. Dazu gehört vor allem auch:
d) Online-Networking braucht Führung
Eigentlich stimmt das so nicht. Die Wahrheit ist: Geführtes Networking war auch OFFline schon fast immer besser, als einfach nur Kaffee hinzustellen. Online aber wird es zum Muss: Offline konnte man Teilnehmer frei entscheiden lassen, was sie machen, denn durch das räumliche "eingesperrt sein" konnte man die Gesamt-Auswahl begrenzen.
Das ist Online dramatisch anders: Wann immer man einem Online-Publikum eine Wahl gibt, gehört zu der Auswahl, die Teilnehmer dann treffen, immer auch Email, YouTube, Handy, oder eben auch: Den Computer verlassen.
Für viele Menschen ist Networking aber gar nicht so unterhaltsam, wie diejenigen, die gerne networken, denken. Für viele ist es eine große Überwindung. Wenn man den Prozess nicht gut führt, findet es online DEUTLICH weniger statt als Online. Man kann dann zwar verteidigend sagen: "Wir haben es ja angeboten!" Aber der Teilnehmer spürt, dass er sein Netzwerk eben weder gestärkt noch erweitert hat. Entsprechend ist sein Gefühl zu Ihrer Veranstaltung.
Anders dagegen, wenn Aktivitäten gut geplant, sinnvoll aufgesetzt, gut erklärt und mit Führung auch angeschoben werden, und zwar durch gute Moderation: Dann wird der Teilnehmer, ohne es wirklich mitzubekommen, am Ende das Gefühl haben: Oh wow, hier bin ich mit Leuten in echten Kontakt gekommen - hätte ich gar nicht gedacht!
3. Ziele und Bedingungen klären
a) Ziele
"Networking" ist als Ziel deutlich zu groß, um eine vernünftige Diskussion im Team zu führen. Und daher auch zu groß, um gute Entscheidungen dahingehend zu treffen, was Sie wie genau erreichen wollen.
Beispiel:
Heißt "Networken" Austausch zwischen Ausstellern und Gästen? Oder zwischen Teilnehmern? Oder unter Kollegen? Allein diese drei Formen führen zu völlig unterschiedlichen Ansätzen der Abbildung online.
Im ersten Fall konzentrieren Sie sich auf Kontaktpunkte ähnlich Messeständen, sowie ggf. 1:1 Talks und Mini-Workshops, die Sie mit einem Matchmaking-Tool besetzen. Eine gut aufgesetzte Kaffeepause ist hier eher ein Nice-to-Have.
Im zweiten Fall ist eine gut geplante Kaffeepause im Vordergrund, als nächste Priorität Workshops (auch wenn Sie offline keine gemacht haben) und nur in besonderen Fällen machen Matchmaking-Tools überhaupt Sinn.
b) Ressourcen
Wenn man schon mal auf dem Weg zu einem Online-Event ist, fällt es leicht, jetzt in den "und noch'n Tool" Kanal zu geraten. Machen Sie sich klar: Jedes weitere Tool ist weiterer Aufwand für Sie. Diesen Aufwand können Sie oft nur begrenzt deligieren oder Outsourcen. Daher der Tipp: Fragen Sie sich, wenn Sie während der Planung und Umsetzung denken: "Könnte man nicht auch noch...?" - Wieviele - vor allem zeitliche - Ressourcen haben wir in der Vorbereitung wirklich?
4. Tools und Aktivitäten
a) Gruppen "passend machen"
Das erste Tool ist keine Software, sondern ein organisatorisches. Und eines, das sich auf alle anderen positiv auswirkt:
Networking funktioniert am besten in kleineren Gruppen. Bei einem Online-Event mit 100 Teilnehmern können Sie noch maximal networken, inklusive persönlichem Video Face2Face Kontakt. Darüber muss man entweder
a) Abstriche machen und akzeptieren oder
b) es so organisieren, dass immer nur 100 Teilnehmer geichzeitig durch den "Networking"-Prozess gehen und die übrigen Teilnehmer etwas anderes machen (zum Beispiel einer Präsentation beiwohnen, die mehrfach gehalten wird, so dass man versetzt Pausen und Workshops machen kann)
und/oder
c) Matchmaking-Tools einsetzen, damit die "Verkleinerung" der Gruppe durch thematische Interessen geschieht.
Das zweite Tool ist die berühmte Networking-Kaffepause:
b) Kaffeepause
Kaffeepause
Die Kaffeepause ist der Ort von vielen Elementen klassischen "Networkings". Kaffeegeruch, zufälliges Treffen. Nachfragen bei den Speakern der letzten Session. Wiedersehen des Kollegen, den man jedes Jahr auf diesem Kongress sieht, usw.
Der konkrete Trick beim Übergang von Offline zu Online ist, nicht etwas eins-zu-eins zu übertragen. Sondern auf die Ziele und Funktionen einzelner Elemente der Kaffeepause zu schauen und diese einzeln zu übertragen (statt alle zusammen) anzubieten. Dann geht ein Großteil auch Online:
Kaffepausenmöglichkeiten:
Kaffeegeruch:
Banal aber als ein kleines Element des Gesamtkonzepts eben doch hilfreich: Teilnehmer moderativ auffordern, sich einen Kaffee zu holen (Das ist nicht nur für den Geruch wichtig, sondern um wirklich dafür zu sorgen, dass sie aufstehen, weg vom Computer gehen, einen echten Break machen, sich nach Pause und Relaxtheit fühlen. Nur so sind sie überhaupt offen für a) Networking und b) den weiteren Konferenzverlauf).
Speaker-"Trauben": Man weist jedem Speaker der vorhergehenden Session (ggf. auch mehreren Sessions) je einen Break-Out Room zu. In der Regel werden sich pro Zeitpunkt der Pause unter 10 - 15Teilnehmer hier finden. Wenn hauptsächlich eine Person spricht (hier der Speaker) ist die Zahl 10 klein genug, um eine Gesprächsrunde auch im Voll-Video möglich zu machen. Das ist dann sehr nah an der Offline-Erfahrung: Man "networkt" mit dem Speaker mit allen menschlichen Kommunikationskapaziäten.
Weil das aber so ist, wird man auch für andere sicht- und fühlbar. Das wiederum erzeugt Andock-Punkte für andere, die einen im selben Raum im Video sehen und so entstehen Kontakte, die (s.o) der eigentliche Wert des Netzwerkens sind.
Bei sehr großer Teilnehmer-Zahl (von Gesamt-Teilnehmern) und/oder großer Prominenz des Speaker innerhalb der Branche kann es sein, dass man mit mehr als 10 Teilnehmern rechnet. Dann lohnt es sich darüber nachzudenken, diesen Kaffee-Raum als interaktives Mini-Webinar zu fahren: Ein Moderator verbindet Publikum und Speaker per SMART Q&A.
Orga-Raum:
Dieser Raum ermöglicht Teilnehmern, das direkte Gespräch (im Video) mit den Veranstaltern zu suchen. Vordergründig geht es um organisatorische Fragen. Auch hier treffen sich aber andere und sehen sich im Video zufällig, es kommt zu Begegnungen, auf die man sich später per Email/Telefon ansprechen kann
Weitere Räume während der Kaffeepause:
Je nach Spezifika der Veranstaltung (Publikumsgröße, Tracks, etc.) und Grad des Austauschs, den man erziehlen will, kann man weitere Räume schaffen, idealerweise mit Themenüberschriften, um den Einstieg von Teilnehmern in den Austausch zu erleichtern. Beispiel: "Kugellager-Innovationen", "Getriebe-Schmierungen" oder "Region Bodensee" oder "Workhacks", etc. pp. Im Consulting helfen wir beim ActiveVirtual360-Paket, solche Überschriften zusammen zu stellen.
Telefon (!)
So banal es klingt, so erfolgreich waren wir damit: Das Telefon ist der perfekte Ersatz für das im Kaffeeraum stattfindende Wiedersehen von lange bekannten Kollegen. Man tauscht sich über das gerade im Plenum gehörte aus. Man fragt sich nach dem generellen Befinden. Und all das
a) weil man sich jetzt hier trifft (sonst gibt es ja immer anderes zu tun und man ruft sich eben nicht an).
b) aber auch begrenzt. Jeder weiß: Gleich beginnt das Plenum wieder, so dass man ein solches Gespräch auch - wie offline - angenehm leicht beenden kann.
Wir moderieren diese Option für die Kaffeepause im Rahmen von ActiveVirtual360 aktiv an. Je nach Datenschutz-Option, Notwendigkeiten, etc. gibt es zusätzlich Telefonnummernlisten im VOXR Tool für die Teilnehmer, die genau dann freigeschaltet werden, wenn es in diese Phase geht.
Wie Sie Kaffeepausen inhaltlich, technisch und organisatorisch erfolgeich aufsetzen, dazu beraten wir auch innerhalb des kostenfreien Erst-Consultings des ActiveVirtual360 Pakets.
c) Workshops als Networking
Workshops sind das mit Abstand einfachste und erfolgreichste Tool für erfolgreiches Online Networking (und übrigens, wenn sie gut geplant und aufgesetzt sind, auch offline).
Der Grund ist: Wie oben erwähnt, geht niemand einfach so auf andere Menschen zu und sagt: "Hallo, wollen wir networken." (Außer manchen Vertrieblern, die solche Anfragen auf LinkdIN stellen).
In kleinen Workshops mit Themenüberschrift aber können sich Menschen in Video und Ton über das entsprechende Workshop-Thema austauschen und:
"In solchen Workshops lernen sich dabei sogar besser, schneller und klarer kennen, als beim klassischen Kaffeepausen-Networking"
Demnächst gibt es einen ausführlichen Blogpost dazu hier.
Wie Sie Workshops inhaltlich, technisch und organisatorisch erfolgeich aufsetzen, dazu beraten wir auch innerhalb des kostenfreien Erst-Consultings des ActiveVirtual360 Pakets.
d) Matchmaking Tools
Wenn Sie beim Lesen gleich hierher gesprungen sind, dann haben Sie den Teil verpasst, der sagt: Keine Online-Software der Welt löst Ihnen einfach Ihr Networking-Problem. Es ist immer mit Aufwand verbunden und gerade bei Matchmaking Tools auch mit signifikantem Aufwand (das war aber offline auch schon so).
Dennoch: Matchmaking Tools sind eine Möglichkeit, Kontakte erheblich zu befördern. Und zwar auf eine - für die Teilnehmer und/oder Aussteller - spannende Weise: Man kann digital, statt durch mühsames Zuhören und Trial and Error sehr effizient genau die Personen finden, die - zumindest theoretisch - matchen. Außerdem erhalten Teilnehmer durch Matchmaking-Tools einen konkreten Anlass miteinander zu sprechen, was (siehe oben) viel einfacher ist, als zu sagen "ich würde gern mit Ihnen networken".
ABER:
Networking-Tools kommen mit Komplexität: Sie müssen das Tool kennen lernen, aufsetzen, Sie müssen Ihren Teilnehmern erklären, was Sie da machen und warum.
Und: Sie sind nicht billig, in den meisten Fällen vierstellig pro Event. Das kann für einen Messe-artigen Kongress sehr passend sein, für viele eher inhaltlich geprägte Veranstaltungen womöglich weniger.
WENN man sich für Matchmaking per Software entscheidet, gibt es zwei unterschiedliche Konzepte, die archetypisch von den Anbietern networktabels.com und brella.io verfolgt werden.
Beide Matchmaking-Tools lassen sich direkt in VOXR integrieren, so dass der Teilnehmer weiterhin eine gute Gesamt-Erfahrung hat.
Matchmaking Software:
Brella.io
hat den Vorteil, dass es die Zahl der nötigen Live-Video-Räume minimiert und - seit neustem - diese Videoräume optional sogar mitbringt. Das hat den Vorteil, dass sich Teilnehmer auch untereinander treffen können, ohne dass einer "Gastgeber wäre". Beide treffen sich in einem von Brella zugeordneten freien Raum.
Kleiner Nachteil: Brella verwendet aktuell (Mai 2020) dafür eine Open-Source Softare (jitsi), welche nicht immer optimale Qualität liefert.
Networktables.com
dagegen ist nicht Raum/Ressourcen orientiert, sondern Gastgeber orientiert. Das heißt, Gastgeber müssen einen Raum bereithalten, in dem sie dann "besucht" werden. Das passt für Messe-Konzepte sehr gut und geht noch weiter: Gastgeber können auch Mini-Workshops anbeiten mit z.B. 5-8 Teilnehmern, die dann auch im Video, wie bei Präsentationen am Messestand, bedient werden.
Ob oder welches Software-Matchmaking für Sie sinnvoll sein kann, oder ob nicht die übrigen Netzwerkmöglichkeiten völlig ausreichen, dazu beraten wir gern innerhalb des kostenfreien Erst-Consultings des ActiveVirtual360 Pakets.
e) Bar Camps
Eine Spezial-Mischung von Workshops und Matchmaking sind Bar Camp Elemente. Dies geht wie folgt:
Teilnehmer können während oder für den Zeitraum nach der Online-Konferenz eigene Themen an eine Pinnwand kleben.
Dies geht z.B. mit dem Tool padlet.com, welches sich nahtlos in VOXR einbinden lässt.
Bei Interesse erzählen wir im FREEConsulting gern mehr dazu. Es ist ein wirklich einfacher Gedanke, der Veranstalter extrem wenig Aufwand kostet, und dennnoch innovatives Denken zeigt und Möglichkeiten bietet.
Fazit
Wer akzeptiert, dass Online Networking
a) etwas anders funktioniert und
b) etwas mehr Planung und Führung braucht,
der kann hervorragende Konzepte auf die Straße bringen, die Teilnehmer keinen Deut weniger happy machen, als offline.
Manch ein Teilnehmer wird dankbar sein, welche Möglichkeiten zur Erweiterung seines Netzwerks ihm geliefert werden, für die er früher mühsam reisen, übernachten und viel Diplomatie aufwenden musste!
Wir wünschen Ihnen Mut und gute Mitstreiter. Und gern begleiten wir Sie, wenn Sie möchten. Denn gutes Networking aufzusetzen und dann zu sehen, wie es funktioniert, ist - wie wir gerade jetzt zu Corona sehen durften - eine der schönen Seiten der Arbeit innerhalb von ActiveVirtual360.