Verzicht, Verschieben, oder Virtuell werden?
Was ist, wenn Sie wirklich absagen müssen - oder wollen? Was dann?
Dann ist das natürlich erst einmal ein Verlust. Es läuft nicht wie geplant. Die erste Frage ist also: Wo verlieren Sie am wenigsten? Aber die andere Frage könnte sein: Könnten Sie auch irgendwo einen kleinen Gewinn machen bei den 3 Alternativen?
Hier ist unsere Sicht auf : Verzicht (komplett-Absage), Verschiebung (neues Datum), Virtuelles Event am selben Tat. Hier sind 1,2 oder 3:
1. Verzicht auf das Event.
Häufig der erste Gedanke. Kann richtig sein, muss aber nicht.
Vorteile:
- Der klare Vorteil eines Komplettverzichts ist: Sofortige Rückgewinnung von Fokus. Und Blick nach Vorn.
- Man entscheidet im Kern, schlechtem Geld keine gute Zeit hinterherzuwerfen. Die Entscheidung bringt Freiheit, im Kopf, bei Ressourcen, "let's move on".
- Das bringt neben Kraft auch einfach: Zeit! Es kann daher goldrichtig sein.
Nachteile:
- Sie erhalten vermutlich die meisten Investitionen, wie Hotel-Tagungspauschalen, etc. nicht ohne Weiteres zurück. Obwohl eine Pandemie "höhere Gewalt" sein, trägt der Veranstalter "grundsätzlich das vertragliche Risiko einer Veranstaltungsabsage." Nur bei behördlicher Absage (Gesundheitsamt o.ä.) hätten Sie eine kleine Chance - aber wohl viel juristischen Aufwand - und dabei wollten Sie das Thema eigentlich hinter sich lassen und nach vorn schauen.
- Es kann der kommunikative Nebeneffekt entstehen, dass nicht nur Sie denken: "War letztlich wohl doch nicht so wichtig", sondern auch Ihr Team.
- Oder noch schlimmer: "Wir sind "den Chefs da oben" wohl auch nicht so wichtig, wenn's so leicht abzusagen ging." Dass es umgekehrt war, und sie die Mitarbeiter schützen wollten, wird nicht zwingend auch so wahrgenommen.
- Sie haben einen Team-Spirit Verlust. Selbst wenn es nicht ganz so schlimm ausgeht, wie unter 3. beschrieben, so kann es doch auch sein, dass sich auf Strecke alles nicht mehr so zusammengehörig anfühlt.
- Sie können Themen nicht mehr fokussiert kommunizieren. Aber: Hierüber haben Sie schon nachgedacht und entschieden: So wichtig ist's nicht. Wenn Sie allerdings einen Launch vor sich hätten, einen Merger, o.ä. dann werden Sie nicht fühlen "ist egal". Dann empfehlen sich Varianten 2 und 3:
Richtschnur: Wenn man das so sehen kann, dann gab es offenbar nichts, wofür das Event wirklich entscheidend gewesen wäre - und ergo machen Sie in dem Fall vermutlich alles richtig, wenn Sie einfach verzichten.
2. Verschiebung des Events
Vorteil:
- Der en-face Vorteil einer Verschiebung ist: Man kann über die gemachten Investitionen verhandeln und schauen, ob Kosten auf einen Neu-Termin hin übertragen werden können. Das wird nicht immer der Fall sein, aber womöglich bei großen Posten, wie bei der Location, wenn man fragt und prüft, ggf. schon.
- Das Gefühl von Live, das Sich-in-3D-sehen bleibt, zumindest als Hoffnung vorerst erhalten.
Es mag allerdings auch sein, dass Locations und andere sagen: Nein, im Juni kommen ja andere Gäste, wenn Sie da buchen wollen, gern, aber dann extra.
VOR der Verschiebung große Kostenblöcke zu prüfen ist unseres Erachtens daher sehr sinnvoll.
Nachteile:
- Verlust an Fokus. Stellen Sie sich vor, wir würden Weihnachten am 10.12. mal locker in den Februar verschieben, nachdem die Geschenke gekauft waren, man sich eingerichtet hatte, vorgestellt, wen man wiedersieht, man liebt und hasst und jetzt - boing, alles aus. In 8 Wochen erst. Das senkt schon mal die Stimmung einerseits. Andererseits befreit es aber auch nicht, denn: Es liegt ja immer noch vor einem, das Event.
- Doppelarbeit: Die Präsentationen können mutmaßlich nicht noch mal genauso gehalten werden. Entweder kommen sie einem selbst schon nicht mehr schön vor, oder aber es ist tatsächlich auch etwas passiert in der Zwischenzeit und so müssen die Folien neu. Auch nicht alle Programmpunkte, Speaker, Locations etc., konnten 1:1 gehalten werden, irgendetwas muss meist erneut geplant werden.
- Risiko: Wir wissen aktuell nicht, wann der Spuk vorbei ist. Was machen Sie im Juni oder im September? Wieder verschieben? Bis wann?
- Zeitverlust. Das, was Sie hätten kommunizieren können, wird später kommuniziert. Und kann erst später Mehrwert erzeugen. Bei Change, Launch oder ähnlichem ist das wertvolle Zeit, von Dynamik keine Spur mehr.
Da lohnt sich vielleicht der Gedanke an:
3. Virtualisierung des Events
Virtuelle Events - seit dieser Woche in aller Munde: "Das muss doch auch übers Internet gehen?"
Und klar, tut es auch. Wir machen bei VOXR seit 2016 interaktive Webinare mit einer Spezial-Plattfom, Spezial-Content und " target="_blank">spezieller Interaktion (vor allem: VOXR Virtual Q&A).
Wir wissen: Das geht, wenn Content, Plattform, Interaktion und Moderation zusammen passen.
Und Zuschauer bleiben dann auch dran. 2 Stunden bei uns oft. Zu einem einzigen Thema wohlgemerkt.
Man kann sogar - wenn man weiß wie - Networking online abbilden und Kaffeepausen mit Unterhaltungen (!)
Nachteil:
- Wie unter 1. hat man vermutlich einen Verlust bei Tagungspauschalen, etc.
- Unbekanntes Terrain. Klar ist, dass Virtuelle Events kommen werden, das Einsparungspotenzial ist so hoch, dass sie früher oder später normal werden. Aber jetzt ist es eine Umstellung / Umgewöhnung (bei der wir Sie aber 100% unterstützen können (s.u.)
- Man hat noch keine Erfahrungswerte (die wir von VOXR Ihnen aber geben können, s.u.).
Vorteile:
- Man nutzt den ohnehin von Teilnehmern freigehaltenen Tag, so, wie geplant.
- Man gibt das deutliche Signal: Uns kann so ein Virus nicht aufhalten, dann eben digital!
- Man bleibt in Kontakt mit dem Team. Nein, nicht so wie in 3D, klar. Aber zig fach besser als NICHT oder SPÄTER in Kontakt zu kommen.
- Die Mehrwerte durch Schulung und Team-Gefühl entfalten SOFORT Wirkung, nicht erst am Tag zu dem verschoben wurde.
- Wie bei Version 1 (ganz abschreiben) hat man den Vorteil des hinter sich Bringens. Projektspannung bleibt, wie zuvor, bis genau auf den Event-Tag hin (Ihr virtuelles Event sollte am selben Tag sein, wie das bis dahin geplante Event).
- Sie üben sich: Wenn Sie das künftig öfter machen, können Sie
- bares Geld für Ihren Bereich einsparen, da Sie künftig Events häufiger so machen, egal ob es Corona gibt, oder nicht.
Bleibt Ihnen zu entscheiden:
Machen Sie das Event? Oder wählen Sie eine dieser 3 Alternativen? Wenn ja? 1, 2 oder 3? Schreiben Sie's gern in die Kommentare
Und falls Sie sich für virtuelle Events interessieren:
Wir stellen gerade ein Produkt fertig, das einen 8 Stunden Konferenz-Tag in ein 3 x 50min Virtuelles Event gießt.
Mit Networking, und mit moderner "Dranbleibe"-Kommunikation (was nicht ganz leicht, aber mit ein paar Kniffen auch nicht unmöglich ist). Inkl. Bereitstellung der Plattform, E-Mail Ein-/Um-ladungen, Online-Interaktion, Moderation und einem bewährten Prozess wie Sie von hier nach da kommen. Bald mehr dazu, es sei denn, es interessiert Sie jetzt schon, dann mailen Sie unter 
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