Wie “verteilt” man Teilnehmer auf Räume des Tagungshotels?

Gute und wichtige Frage. Denn das Aufteilen der Gruppe aus einem großen Meeting/Webinar heraus ist die entscheidende Schnittstelle.

Man muss sie einmal ausprobiert und verstanden haben, damit sie so richtig klar wird. Aber lassen Sie uns sagen: Wir haben es bei 10 Events erfolgreich eingesetzt – und es funktioniert absolut gut!

Also, es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten.

Möglichkeit 1: Kaffepause / Messe-Zeit / “Schlender”

Möglichkeit 1 ist ein ANGEBOT (im Gegensatz zu Möglichkeit 2, welches ein Muss ist). Das heißt, den Teilnehmern wird – noch im Hauptraum – moderativ gesagt:

” Wir gehen jetzt in die Kaffeepause / Poster-Session, o.ä. Bitte schauen Sie auf Ihr Handy. Dort sehen Sie jetzt, in welchem Raum welches Thema/Speaker:in/Projekt/Kandidat:in zu finden ist”

Zuvor haben Sie im VOXR Infoguide genau eine solche Tabelle erstellt: Speaker Meyer – Raum 1 usw.

Möglichkeit 2: Zwangsverteilung

Diese Möglichkeit ist wichtig und richtig für Arbeitsphasen, in denen der Besuch einer Gruppe keine Option ist, sondern integraler Bestandteil der Choreografie.

Für diese Art der Interaktion empfehlen wir Gruppen bis zu max 5 Personen. Sie brauchen dann zwar viele Räume, aber das VOXR Tagungshotel HAT genau dafür ja auch Platz für Räume für Sie bereit. Glauben Sie uns, 5 ist eine tolle maximale Zahl. Wir haben viele solcher Gruppen besucht und die tollen, echten Gespräche gesehen – es lohnt sich!

Tipp: Die hohe Anzahl der Räume können Sie ohne weiteres durch Free-Accounts erzielen. Zoom-Accounts sind bei mehr als 3 TN auf 40min begrenzt, länger sollten Arbeitsphasen ohnehin nicht sein. Livewebinar.com Free-Accounts sind auf 5TN begrenzt – super, genau das, was Sie brauchen!

Außerdem empfehlen wir die Verteilung als Abschluss der Auftragsmoderation zu machen und für die Gruppe einen Moderator und einen Time-Keeper zu bestimmen.

Beispiel-Moderation:

“Wir gehen jetzt in einen Arbeitsphase mit Gruppen von jeweils 5 Teilnehmern. Wenn Sie gleich in den Gruppenraum gehen, wählen Sie bitte zunächst einen Moderator. Dies ist derjenige, der zuletzt nein sagt. Seine Aufgabe ist nur, dafür zu sorgen, dass das Gespräch beim Auftrag bleibt, und dass alle Gehör finden, das ist alles. Und: Einen Timekeeper. Bestimmen Sie eine Person, die die Zeit im Blick hält und mitteilt, wieviel Zeit noch ist. Danach bearbeiten Sie in Ihrer Gruppe bitte folgende Frage: ….  Bitte seien Sie dann hier zurück um genau xx uhr yy – die Timekeeper sorgen bitte dafür”

Für den finalen Schritt der Moderation gibt es zwei technische Varianten:

a) “Bitte schauen Sie jetzt auf Ihr Handy, dort steht der Raum, in den Sie sich jetzt bitte begeben. Gehen Sie dazu zurück ins Tagungshotel, zum Foyer und in den Raum. Sollten Sie den Link zum Tagungshotel nicht mehr wissen, er steht in Ihrer Einladungs-E-Mail und zusätzlich finden Sie ihn oben im ersten Menüpunkt Ihres Handys. Wir mischen jetzt die Raumnummern – schauen Sie … jetzt und begeben sich dort hin.”

b) “Wir zeigen Ihnen jetzt ein Fenster, wenn Sie auf das Fenster klicken, werden Sie automatisch zu einem zufälligen Gruppenraum mit vier Ihrer Mitstreiter:innen geleitet, wo Sie dann nur noch eintreten müssen.”

Variante b) funktioniert nur, wenn Sie eine Software haben, die solche Fenster innerhalb von Webinaren ermöglicht. livewebinar.com ist eine solche Software. Dort legen Sie einen sogenannen CTA (Call-to-Action) an und kopieren dort den Link hinein, den Sie im Control-Panel unter dem Tagungshotel unter One-Click-Breakout finden.

Variante a) dagegen funktioniert mit allen Video-Konferenz-Systemen, da die Teilnehmer sich selbst in die Räume bewegen. Haben Sie keine Sorge, das wirkt keineswegs “un-digital” oder ähnliches, Teilnehmer lieben die Idee, fast “physisch” in den Raum zu wechseln, wie im Präsenz-Hotel (wir wissen das aus Feedbacks).
Hierzu erstellen Sie unter Action Planen eine neue Action “Auto-Raumverteiler”. Sie stellen Anzahl der Räume und Höchstzahl Teilnehmer (wie gesagt, empfohlen sind nicht mehr als 5!) ein und sind bereit. Im Moment der Verteilung klicken Sie “Action starten”. Nachdem Sie einmal verteilt haben, müssen Sie vor der nächsten Verteilung unbedingt “leeren”, damit Sie wieder von einem blanken Teller aus beginnen.

Tipps:
1. Rückholung ins Plenum
ZURÜCK kommen die Teilnehmer aus drei Gründen:
a) Sie haben die Zeit vorher klar und fix als UHRZEIT (nicht als Zeitspanne) definiert
b) Sie haben einen Timekeeper wählen lassen
c) Sie schicken eine VOXR Sofort-Nachricht (Briefchen-Symbol rechts oben im Control Panel) 5 Minuten vor Re-Start im Plenum

2. Ergebnis-Sicherung
Machen Sie keine Experimente mit geteilten Canvassen, Google Docs oder dergleichen. Die Menschen sind unendlich froh, sich sehen und sich unterhalten zu können. Und da Sie so kleine Gruppen haben, ist das auch immens effektiv.
Die Ergebnisse holen Sie in der 1. Minute zurück im Plenum: “Bitte nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, und geben Sie ein: Was waren für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der letzten x Minuten in Ihrer Gruppe?” Daraus machen Sie eine SMART-Cloud, welche der Moderator dann mit einen Experten / Chef reflektieren kann.

Wir wissen, dass die meisten so online noch nicht gearbeitet haben. Und auch wir waren uns zu Beginn unsicher, ob es funktioniert. Jetzt aber, nach 10 Events können wir sagen: Es funktioniert hervorragend – und macht auch noch Freude. Uns als Veranstaltern ebenso wie den Teilnehmern / Sponsoren /Referenten.