Kann man den Zugang zum Tagungshotel sichern?

Ja und Nein.

Vorweg sei gesagt: Diese Frage stammt aus der Zeit, wo eine Teilnahme an einem Event den Veranstalter etwas kostete. Das heißt: Schlaucher bekamen kostenfrei Catering. Schlaucher nahmen die besten Plätze ein. Schlaucher waren nicht ordentlich gekleidet, etc.

Es gab früher – bei Präsenz-Events jede Menge Gründe sich gegen Schlaucher zu wappnen.

Unsere erste wichtigste Botschaft ist: Das ist heute anders. Im Digitalen kostet Sie ein weiterer Nutzer nichts. Er stört auch i.d.R. nicht. Und seine Kleidung spielt keine Rolle.

Sich gegen unberechtigten Zugriff zu wappnen, ist fast nur noch an zwei Stellen sinnvoll:

a) bei Mitgliederversammlungen
b) bei organisationsinternen Veransastaltungen.

Zu diesen beiden Gruppen unten mehr. Unabhängig davon gilt aber:

Unsere zweite wichtigste Botschaft: Der Aufwand, Leuten Online den Zugang zu verweigern ist erheblich. Man kann immer einen Link weitergeben. Man kann immer ein Passwort weitergeben. Man kann immer jemand anderem über die Schulter gucken, man kann immer auch sagen: Hier ist der Link, gib einfach meine E-Mail ein, dann kannst Du mit meiner E-Mail mitmachen, etc. pp. Dasselbe gilt aber auch für Powerpoints, die wir alle beliebig per Mail in der Gegen herumschicken, etc.

Die dritte wichtige Botschaft ist: Wenn man sich dennoch entscheidet, hohe Hürden für den Zugang einzubauen, so macht man damit zwei Dinge: 1. Man verhindert Schlaucher, aber 2. Man macht es all den ehrlichen Teilnehmern so viel schwerer teilzunehmen.

Falls Sie KEIN Firmenevent haben und KEINE Mitgliederversammlung, empfehlen wir Ihnen folgendes Bild:

Es ist wie im Flughafen: Der ganze Aufwand mit dem Röntgen, nur weil alle 10 Jahre mal etwas böses passiert (und dann passiert es ja trotzdem). Der Unterschied zum Flughafen ist nur: Wenn jemand böses durch die Schranken kommt, ist es ein wirklich ernsthaftes, dramatisches Problem. Bei einer digitalen Veranstaltung ist das (siehe erste Botschaft) eben nicht so.

WENN Sie Mitgliederversammlungen oder Firmenevents haben, gelten die drei obigen Botschaften genauso – dennoch haben Sie natürlich dann ein höheres Interesse die Eingangsbeschränkung hochzulegen.

WENN Sie trotz der obigen drei Botschaften hohen Schutz wollen, z.B. weil Sie ein Firmenevent haben, so haben Sie

zwei Möglichkeiten:

a) Sie können die Konferenz-Software, die Sie nutzen mit Passwortschutz versehen. So muss jeder, wenn er einen Videoraum betritt ein Passwort eingeben. Dieses Passwort verschicken Sie per Mail nur an die Nutzergruppe.

b) Wir können Ihnen kostenpflichtig einen Gesamtschutz auf das Tagungshotel bauen (es gibt diesen aktuell noch nicht in der Software) Dies kann

• entweder ein einzelnes Passwort sein (das Sie dann wie unter a) per E-Mail verschicken)
  (bedenken Sie aber Botschaft 2 und 3)
• oder es können unterschiedliche Passwörter sein, die man dann – je nach Setting – auch nur ein
  einziges Mal verwenden kann. Nachteil: Wenn jemand “rausfliegt”, also sein Rechner keinen Strommehr hat, oder ähnliches, muss er wieder hinein, aber sein Passwort ist schon blockiert … wenn man aber häufigeres Passwort-Eingeben zulässt … dann gilt wiederum Botschaft 2 von oben.

Wenn Sie eine der beiden Varianten von uns gebaut bekommen möchten, so belaufen sich die Entwicklugs-Kosten auf 980,-. Dafür wird es gebaut und Sie können dauerhaft ohne weitere Kosten nutzen, so lange sie eine Lizenz haben.

WENN Sie eine MITGLIEDERVERSAMMLUNG planen. 
… dann ist das Tagungshotel der falsche Ansatzpunkt.

Da Sie (siehe Botschaft 2) nicht sauber verhindern können, dass jemand reinkommt, über die Schulter schaut, etc. pp, sie aber rechtssicher sein müssen, müssen Sie die Rechtssicherheit über das Abstimmungstool herstellen, nicht über den Videoraum.

Dazu gibt es VOXR AuthVote. Hier mehr: https://voxr.org/de/authvote.