VOXR Guide – Ganz Sicher Interaktiv!
Lebendiges Event mit VOXR: So gelingt's!
Noch einmal Willkommen bei VOXR,
Sie haben gesehen, wie einfach VOXR ist und natürlich können Sie recht einfach "drauflos voxrn". Das klappt, gerade in kleinen Gruppen auch sehr gut!
Bei größeren Events aber will man ja, dass "alles passt".
Dieser Guide führt Sie Schritt für Schritt zu einem erfolgreichen Event:
> Eventvorbereitung (inkl. WLAN/Mobile, geeignete Interaktionen finden, Moderatoren-Briefing, Techniker-Briefing, Bereitstellen Ihrer Event-Informationen)
> Eventnachbereitung (Ergebnissicherung, Event-Nachbetreuung).
Denn für ein gelingendes Event ist nicht nur wichtig, dass VOXR VOXR selbst "passt", sondern auch das Drumherum.
Stolpersteine in der Event-Vorbereitung:
Tim Schlüter, Profi-Moderator und Gründer, VOXR.org, sagt Ihnen, worauf Sie achten sollten:
1. Checkliste
2. Sichere Vorbereitung: Erläuterungen zur Checkliste
1. Internet sicherstellen (bitte auch lesen, wenn WLAN bereits gebucht)
Sie brauchen stabiles Internet 1. für Ihre Teilnehmer, 2. für denjenigen, der VOXR bedient.
* Sicheres Internet für Ihre Teilnehmer
Das ist einfach. Starten Sie mit dem VOXR WLAN Advisor. Dieser stellt in drei einfachen Schritten klar:
1. OB Sie WLAN brauchen.
2. FALLS ja, welche Anforderungen und wie Sie es am besten kommunizieren.
* Sicheres Internet für den VOXR-Bediener
Bei der Vielzahl von Handys des Publikums fällt es nicht sofort auf, sollte mal eines kein Internet haben. Anders aber bei den Control und Presentation Views: Hier ist garantiertes Internet entscheidend.
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, empfehlen wir daher für Präsentationslaptop und für das Control-View-Laptop je einen LAN-Anschluss (nicht WLAN, sondern ein wirkliches, gutes altes Kabel).
2. Techniker Briefing sicherstellen
Der "Techniker" im VOXR Sinn ist die Person, die im Zusammenspiel mit dem VOXR Operator die VOXR Ergebnisse auf die Leinwand bringt.
Schicken Sie dem Techniker den folgenden Link:
Erfahrungsgemäß ist es gut, Techniker zu bitten, das Briefing zu bestätigen. Das vermeidet Überraschungen am Event-Tag.
ACHTUNG: In den Techniker Briefing wird u. a. darauf hingewiesen, dass es ZWEI Laptops gestellt werden sollten. Eins für das Control-Panel (also für den VOXR-Operator) und das andere für die Regie in der die Show eingespielt wird.
ZUSÄTZLICH: Im Falle von Podiumsdiskussionen mit VOXR Q&A benötigen wird zusätzlich einen weiteren Bildschirm für die Podiumsteilnehmer, damit diese problemlos einen Blick auf die Cloud und die gestellte Frage haben.
3. Moderations Briefing sicherstellen
Für die Quantität und Qualität der Beteiligung ist das Moderationsbriefing enorm wichtig.
Mit unserem bewährten VOXR-Moderations-Briefing stellen Sie sicher, dass Ihr/e ModeratorIn das passende Briefing erhält:
- Senden Sie diesen Link an Ihre(n) ModeratorIN
Tipp: Die Erfahrung zeigt auch hier, dass eine Bitte um Bestätigung, dass das Briefing gelesen wurde, wichtig ist. Der Moderator sollte das Briefing vor der ersten Abstimmung gelesen haben.
Falls Ihr Moderator eine Vorschau auf die Ergebnisse oder die eingegangenen Fragen haben möchte oder falls Sie ihm vorausgewählte Fragen zuspielen wollen, nutzen Sie unser Moderatoren Panel.
Bei Workshop-Zusammenfassungen mit GROUPS: Sub-Moderatoren
VOXR GROUPS ist in der Regel deutlich einfacher als unterschiedliche Sessions. Sie haben alles in einem VOXR und brauchen nur zwei einfache Schritte:
1) Schicken Sie den Workshop-Moderatoren folgenden Link:-> www.voxr.org/de/in/groups-leader
2) Machen Sie in der Pause direkt vor den Workshops nochmal ein finales Kurz-Briefing.
Tipp: Gehen Sie am Ende der Workshops zusätzlich durch die Räume und halten Sie kurz Ihr Handy sichtbar für den Sub-Moderator hoch. Das erinnert ihn an seine "Sammel-Aufgabe" zum Schluss, welche er sonst erfahrungsgemäß in der Hitze des Gefechts leicht vergisst (auch bei bestem Briefing).
Bei zusätzlichen, getrennten VOXR Einsätzen ("Sessions") in Workshops
Wenn Sie mehrere VOXR parallel in getrennten Räumen nutzen, ist die einfachste Betrachtungsweise, diese als mehrere getrennte Events zu betrachen (denn auch in den Räumen müssen Sie Techniker, Moderatoren briefen, etc.)
Das mit Abstand einfachste Vorgehen ist, für jeden Raum einen eigenen Operator zu benennen. Diesem schicken Sie dann einfach genau diesen Guide und bitten um Umsetzung für seinen Raum.
Tipp: Prüfen Sie, ob GROUPS nicht vielleicht die einfachere, oder gar spannendere Alternative ist. Hier machen Sie EINE Interaktion am Ende der Sessions aus Ihrem Haupt-VOXR heraus und können die Ergebnisse nachher im Plenum auch aufsummiert oder segmentiert pro Session anzeigen. Oft ist dies ein deutlich besseren Return on Investment (of your time).
4. VOXR-Aktionen planen
1. Auswahl von VOXR-Aktionen - was aus Erfahrung funktioniert und was nicht:
Ob und wie VOXR vom Publikum angenommen wird, hängt nach unserer Erfahrung sehr stark von der Art der Fragen ab. Vergleichen Sie es mit einem Fernseher: Ob er gut oder schlecht ist, hängt von den Filmen und Nachrichten darin mehr ab, als vom Fernseher selbst.
Damit Sie gute "Filme" spielen können, haben wir hier die häufigsten Fehler und Anregungen für gute Aktionen zusammengestellt. Oftmals übersieht man spannende Möglichkeiten. Oder aber man über- oder unterschätzt die Wirkung einer Interaktion.
Dieser Guide hilft Ihnen, einfach zu wählen, was zu Ihnen passt:
Tipp: Sie können diesen Link gern auch weiterleiten an alle intern, die mit der Frage "was machen wir?" beschäftig sind.
Eine klassische Agenda in ein interaktives Event verwandeln:
Falls Sie den VOXR Kurz-Kurs "Sprunghaft bessere Events" noch nicht im Vorfeld gesehen haben: Schauen Sie in 25 Minuten, wie wir eine klassische Agenda in ein modernes interaktives Event verwandeln hier: www.voxr.org/recording
2. Extra-Tipp - Podiumsdiskussion
VOXR ist ein sehr kraftvolles Tool, das für Podiumsdiskussionen wie gemacht ist. Falls Sie das smarte CloudQ&A gebucht haben, schauen Sie aber unbedingt, wie genau Sie vorgehen. Dies ist entscheidend für die Menge und die Qualität der Fragen, die Sie erhalten - und vor allem auch für den Stress oder die Ruhe, die Sie während des Events haben:
Schauen Sie voxr.org/de/panel (8 min)
5. Publikums-Kommunikation vor und während der Aktion
Wichtig sind drei Kommunikationen am Event-Tag:
1. Teilnehmer bitten, ins Internet zu gehen (noch nicht VOXR, nur Internet)
Zur unterstützen nutzen Sie eines der beiden Dokumente, klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button:
Legen Sie das Dokument auf die Stühle der Teilnehmer. (NICHT über die Veranstaltungsmappe verteilen, da ansonsten diese Zettel zu spät wahrgenommen werden.)
2. Alle Teilnehmer ins Tool bringen
> Geschieht durch: Moderator
Egal, wie oft, wie und wo Sie den VOXR-Link für die Teilnehmer zuvor hinschreiben: Am Ende haben Sie immer nur geringe Beteiligung (20-30%), wenn nicht der Moderator "alle mitnimmt" ins Tool. Das dauert nur eine Minute und ist viel einfacher, als man denkt. Im Moderatorenbriefing (voxr.org/moderation) ist das "ins-Tool-bringen" daher genau erklärt.
3. Dem Publikum den VOXR-Link zeigen / von Präsentation auf VOXR wechseln
> Geschieht durch: VOXR (bzw. Techniker)
Der Übergang: Event/Präsentation zu VOXR-Link bzw später VOXR Ergebnissen geschieht am reibungslosesten und sichersten mit einer:
Diese Übergangsfolie zeigt dem Techniker an, jetzt auf den VOXR zu schalten. Sie enthält aber noch KEINEN Link und das ist aus verschiedenen Gründen sehr wichtig.
Der Techniker schaltet jetzt auf den VOXR. Per VOXR zeigen SIE jetzt den VOXR-Teilnehmer-Link an. So klappt die Interaktion nahtlos, denn die Rollen sind so klar definiert.
Der Techniker ist durch die Techniker-Briefing Seite ebenso gebrieft und weiß entsprechen schon Bescheid.
TIPP: Machen Sie in Ihrer Haupt-Präsentation KEINE VOXR-Adress-Folie (siehe auch unten unter "Keine-gute-Idee"). Nutzen Sie die VOXR-Übergangsfolie (s.o.). Erfahrungsgemäß erleichtert dies allen (Moderator, Techniker, Operator, Publikum) die Kommunikation.
6. Ggf: Speaker briefen
Um Speaker für digitale Interaktion zu begeistern gibt es einen erprobt schlecht funktionierenden Weg und einen erprobt besseren.
Weg 1: Der regelmäßig schlecht funktionierende ist, den Speakern zu sagen: "Seien Sie jetzt bitte interaktiv". Der Grund ist: Viele Speaker sind so eingeschliffen auf Ihren Stil und Vortrag, trauen sich nicht, haben noch viele Fragen (so wie Sie sie zu Beginn ja auch hatten), etc. so dass die Änderungs-Energie zu niedrig ist.
Das macht aber nichts! Wir haben hier gut funktionierende und bewährte Wege für Sie, wie Sie dennoch digitale Interaktion ermöglichen können:
Sie haben eine Tagung / Konferenz und möchten Ihre Speaker briefen
Bei einer Tagung / Konferenz ist das Speaker-Briefing sehr einfach:
Da Ihr Moderator zwischen den Speakern die Macht hat und für das Thema des Speakers vorher und nachher interaktiv sein kann, brauchen Sie den Speaker praktisch gar nicht für Ihre Interaktion. Unser Tipp: Wer nicht will, der hat schon, 'quälen' Sie es im Zweifel lieber nicht.
Denn:
Weg 2: Der regelmäßig bessere Weg für Konferenzen ist, Ihre Speaker vor vollendete Tatsachen zu stellen: "WIR (d.h. Sie als Veranstalter via Moderation) werden interaktiv sein. Wenn Sie, lieber Speaker möchten, so ist das Tool da und auch Sie können es kostenlos nutzen, wenn Sie möchten" ... jetzt entsteht erfahrungsgemäß eine Dynamik, bei der zumindest einige Speaker neugierig werden, nichts verpassen und dann doch auch - von sich aus - dabei sein wollen und bei Ihnen Fragen einreichen. Wir empfehlen daher Weg 2. Senden Sie Ihren Speaker dazu folgende Internetseite als Briefing:
Zusätzlicher Hinweis:
Bei Moderationen durch VOXR/Tim Schlüter bitten wir darum, KEINE Countdown Zähler für die Speaker einzusetzen. Herr Schlüter hat eine Übersicht über die Zeit und wird jeden Speaker selbst anzählen.
ACHTUNG: Bei Podiumsdiskussionen mit VOXR Smart Q&A sollten Sie die Panel-Gäste dagegen weder über Weg 1, noch über Weg 2, sondern GAR NICHT briefen. Grund: Der Speaker bzw. Panel-Gast hat zwar mit der Sache nichts zu tun (für ihn ist es egal, ob Sie über VOXR Fragen sammeln oder über das Mikrofon), mit etwas Pech aber fühlt er sich verunsichert und löchert Sie nun mit Fragen und hält Sie so von wichtigeren Aufgaben ab.
Sie haben einen Kongress und möchten Ihre Speaker briefen
Bei einem Kongress ist das Speaker-Briefing noch einfacher: Sie brauchen gar kein Briefing!
VOXR hat speziell für Kongress-Speaker eine einzigartig einfache Voting-Lösung: VOXR Dash - das Voting auf Autopilot!
Sie geben Ihrem Speaker einen Link zu VOXR Dash - und der Rest läuft auf Autopilot. VOXR Dash erklärt sich selbst - dem Speaker und den Teilnehmern. Sie müssen nichts weiter tun.
Wenn Sie mehrere Tracks parallell haben, dann bekommt jeder Speaker für seinen Track oder seine Session einen eigenen VOXR Dash-Link.
Wie es genau funktioniert, lesen Sie hier: voxr.org/dash/
7. VOXR sichern
Sie können Ihr VOXR Control Panel mit einem Passwort sichern. Dies empfehlen wir vor allem bei Unternehmen, in denen Kollegen bereits VOXR genutzt haben. Damit stellen Sie sicher, dass während Ihrer Veranstaltung nur der Verantwortliche Zugriff auf das Control Panel hat.
Um ein Passwort zu vergeben, gehen Sie in Ihren VOXR Control Panel auf Settings und stellen Sie unter Passwort ein Kennwort Ihrer Wahl ein.
3. Effektive Nachbereitung: Tipps und Tricks
Ergebnisse bearbeiten und herunterladen
Nach Ihrem Event können Sie alle Ergebnisse noch bearbeiten, bevor Sie sie herunterladen.
Die Ergebnisse, also alle Abstimmungen, Fragen, Wortwolken, Digramme, etc. stehen Ihnen als excel und/oder als Grafik zur Verfügung.
Bei Fragen: Wir sind gerne für Sie da!
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