Guide: Digital Abstimmen 2021: Online, Hybrid + Präsenz Teil 3
Für vorausschauende Vorstände und Geschäftsführer:
Digital Abstimmen 2021 -
Online, Präsenz oder Hybrid
Der Praxis-Guide für erfolgreiche Mitgliederversammlungen im 2. Corona Jahr
Wer 2021 eine Mitglieder, Delegierten oder Genossenschaftsversammlung machen will steht vor zwei Problemen:
- WAS kann ich WANN überhaupt machen (Online, Präsenz, Hybrid?)
- WIE kann ich all das rechtssicher umsetzen?
Dieser Guide möchte Ihnen diese Fragen aus der Erfahrung heraus beantworten.
Mein Name ist Tim Schlüter und ich habe mit meinem Unternehmen im Jahr 2020 dutzende Verbände zu digitalen Versammlungen beraten. Bei vier großen Verbänden haben wir die MV komplett für den jeweiligen Verband durchgeführt. Feedbacks dazu finden sie unten.
Starten wir also direkt, nach kurzen Vorbemerkungen:
- Vermutlich haben Sie schon zig Mitgliederversammlungen gemacht und sind darin Profi. Daher zeigt dieser Guide vor allem die Unterschiede zwischen klassischen Mitgliederversammlungen und solchen mit Online-Komponente oder ganz online auf.
- Der Einfachheit halber sprechen wir hier meist von "Mitgliederversammlungen". Natürlich gilt alles hier gesagte ebenso für Delegierten-Versammlungen, Genossen- und Gesellschafter-Versammlungen. Dasselbe gilt für "Teilnehmer" und "Teilnehmerinnen"
Und damit schon zur ersten wichtigen Frage, der zu Jahresbeginn 2021 häufigsten Frage in Vereins-/Verbands-Leitungen:
Wir haben dazu ausführlich recherchiert, da diese Frage auch für uns als Event-Software-Unternehmen von Bedeutung ist.
Das Ergebnis war:
Vor Ende des Jahres 2021 ist mit Veranstaltungen "wie früher" nicht zu rechnen. Das liegt an der Impfgeschwindigkeit, Verfügbarkeit, Impfbereitschaft in der Bevölkerung u.v.m. All diese reichen nicht, um auf Masken und Abstände verzichten zu können. Die genauen Zahlen lesen Sie hier.
Das ist längst nicht so schlimm, wie manche es empfinden! Denn:
- Man kann, mit modernen Mitteln, die wir hier aufzeigen, Mitgliederversammlungen online machen, die durchaus nah an dem sind, was wir von Präsenz-MVen gewohnt sind. Ich weiß, das ist für von außen betrachtet erst einmal schwer glaubhaft, aber: Es gab bei den vier Mitgliederversammlungen, die wir gemacht haben nicht wenige Mitglieder, die sagten: "Es war online besser als in Präsenz" (!) Mehr dazu in Punkt 2: Kleine, aber wirkungsvolle Konzept-Änderungen.
- Selbst wenn man Präsenz-Veranstaltungen machen kann, lohnt es sich, digital abzustimmen statt analog! Warum das so ist, haben zahlreiche Verbände 2020 gesehen: Digitales Abstimmen ist so viel schneller, so viel transparenter, so viel klarer, dass es Mitglieder schlicht begeistert. So hilft digitales Abstimmen Vorständen und Veranstaltern auch bei Präsenz-Veranstaltungen enorm! Von der reduzierten Kontaktzeit (Aerosole!) einmal ganz abgesehen.
Tipp: für diejenigen, die nicht wissen, ob sie Ihre MV online, hybrid oder in Präsenz machen sollen: Digitale Abstimmung ist für JEDE Art von MV ein großer Gewinn. Wer sich jetzt fit macht, ist top aufgestellt - egal wie das Jahr ausgeht!
Eigentlich ist es ganz einfach. Sie brauchen:
Voting Tool Quelle: DWA
1. Ein digitales Abstimmungstool (Software).
Wenn Sie nicht 100% Präsenz oder "Briefwahl" (per E-Mail) wählen wollen, sondern - wie die meisten - eine Online-Mitgliederversammlung machen möchten
2. Eine Software oder einen Dienstleister für die Live-Video Übertragung.
Wir beschreiben, wie Sie für beides die beste Lösung finden.
Darunter ist eine, die viele nicht auf dem Zettel haben.
3. Einfache Konzeptänderungen mit Köpfchen!
Diese passen Ihre MV auf die neuen Bedingungen von Online-/Hybrid an (auch für Präsenz-Veranstaltungen spürbar besser!)
Wir zeigen Ihnen alle drei Komponenten der Reihe nach:
Teil 1: Digitale Abstimmungs-Tools (Software)
Eine Software für die digitale Abstimmung sollte drei Dinge tun:
Quelle: DWA
1.1. Ihnen helfen, die gesetzlichen Voraussetzungen zu erfüllen. Kling trivial, ist es aber im Detail nicht immer.
1.2. Ihnen Freude machen! Nur wenn es Ihnen und den Mitgliedern Freude macht, die Software zu bedienen, werden Sie sie so selbstsicher einsetzen können, wie es später, live ja nötig ist.
1.3. Optional: Ihnen helfen, auch weitere Versammlungs-Elemente online sauber durchzuführen (Kandidatenaufstellung, Aussprache, etc.)
Starten wir also ganz vorn mit:
1.1.Rechtssicherheit von Online-Wahlen und praktische Umsetzung
Eigentlich sind rechtssichdere Online-Wahlen ganz einfach. Die Anforderungen sind dieselben, wie bei Präsenz-Abstimmungen. Das Tool muss Ihnen helfen, sie umzusetzen:
>> Klicken Sie gleich hier auf die jeweiligen Punkte, um zu sehen, wie die rechtlichen Voraussetzungen bei Online-/Hybrid Wahlen mittels Software umgesetzt werden:
- Es haben viel mehr Leute ein Handy, als einen Computer. Das heißt, um die o.g. Leichtigkeit der Abstimmung sicher zu stellen, ist das Handy als Wahltool das mit Abstand beste Mittel. Man kann sich zu fünft treffen und nur einen Computer nutzen. Man kann Hybrid-Events mit unterschiedlichen Bühnen / Livestreams machen. Aber jede muss sein eigenes Wahlgerät besitzen. Und da (fast*) jeder ein Handy oder Tablet hat (oder sich für 3 Stunden leihen kann), sollten Sie auf Handy/Tablet als Abstimmungs-Tool setzen. Das Live-Video übertragen Sie dann per Computer (Details dazu siehe nächster Abschnitt).
*Wer kein Handy/Tablet hat, aber einen Computer sollte natürlich auch damit wählen können - bei VOXR ist das der Fall. - Auch technisch und bringt eine Integration von Abstimmungs-Tool und Live-Video unvorhersehbare Problem mit sich. Mehr dazu lesen Sie hier und hier.
Natürlich muss die Wahl-Oberfläche immer gleich aussehen.
- Bei Hybridveranstaltungen dürfen Sie nicht vor-Ort Wähler bei Stimmzettel abstimmen lassen, und die online Zugeschalteten digital. Das widerspricht dem Gleichheits-Gebot.
- Aber auch bei Online-Veranstaltungen sollte die Abstimmung auf allen Geräten, egal ob Tablet, Handy oder Computer gleich aussehen. VOXR zeigt daher z.B. auf Desktops eine Handyoberfläche an, sodass die Abstimmung tatsächlich gleich aussieht.
Echte, glaubhafte Geheimheit:
Auch wenn Sie nicht zwingend geheim wählen müssen, oder nur auf Antrag, ist es ein enormer Vertrauensbeweis an Ihre Teilnehmer, es zu tun, oder mindestens im Registrierungsprozess darauf vorbereitet zu sein.
Achten Sie aber darauf, dass
- es eine echte Geheimheit ist. Das heißt, auch der Software-Anbieter darf nicht rekonstruieren können, wer wie gewählt hat. Das hält Ihnen Anfechtbarkeit vom Leib.
- es eine glaubhafte Geheimheit ist. Beispiel: Wenn Sie den Mitgliedern einen "Code" per E-Mail zuschicken, werden einige Mitglieder sagen: "Ihr habt mir den Code ja per Mail zugeschickt, also sind doch Code und meine E-Mail im Hintergrund wohl verbunden?" Solch unnötigen Erklärungsbedarf sollten Sie sich sparen.
Zur praktischen Bedeutung (wie setze ich es um?) klicken Sie wie gesagt oben unter den Punkten das jeweilige Thema.
1.2. Es muss Freude machen!
Bei Abstimmungs-Tools zählt am Ende a) wie einfach ist es für Sie als Organisator und b) wie einfach ist es für die Mitglieder. Daher der Tipp: TESTEN SIE DIE SOFTWARE VORAB. Nur wenn Sie ganz persönlich mit der Software sofort, klar und logisch klarkommen - nur dann können Sie später auch selbstsicher und erfolgreich digital abstimmen.
1.3. Zusatzoptionen
Bei der Prüfung einer geeigneten Software gehen die o.g. Punkte zur Rechtssicherheit natürlich vor - klar.
ABER: Wenn Sie Ihren Mitgliedern sowie schon ein digitales Tool (buchstäblich) in die Hand geben, warum sollten Sie dann nicht auch vieles anderes über das Tool erledigen?
Nachdem Sie also Rechtssicherheit gecheckt und grundsätzlich Wahl-Funktionen echt getestet haben, werfen Sie einen Blick darauf, wie das Tool Sie sonst noch unterstützen kann!
Bei VOXR z.B. ist u.a. folgendes integriert:
- Anträge hinterlegen und Zusammenfassungen genau dann sichtbar machen, wenn darüber abgestimmt wird (im Infoguide).
- Kandidaten-Vorstellungen in Print, Foto oder Video machen (im Infoguide).
- Digitale Wortmeldungen, die z.B. die sogenannten "Aussprachen" deutlich strukturierter machen (im Infoguide).
- Online-Tagungshotel um die Mitglieder nicht mit einem schnöden Zoom- oder Streaming-Link einzuladen, sondern Sie professionell in einer Rezeption willkommen zu heißen, u.v.m. BEVOR sie dann in eine/n Konferenz-/Stream-/Webinar gehen.
Infoguide: Hier klicken, um es live zu sehen!
Hier klicken für mehr Informationen.
Teil 2: Live-Video-Technik
Da Sie im ersten Teil (Abstimm-Software) schon gelernt haben, dass es eine gute Idee ist, Abstimmungs-Sofware und Live-Video-Software sauber zu trennen, haben Sie jetzt alle Möglichkeiten offen:
Sie können sich durch die Trennung der Abstimm-Software von der Live-Video-Software jetzt genau die Live-Video-Software aussuchen, die zu Ihren Bedürfnissen passt(!)
VOXR passt für sämtliche hier vorgestellten Live-Video-Möglichkeiten (und falls Sie noch andere finden auch!). Zusätzlich bringt VOXR - optional - die hier vorgestellten Möglichkeiten auch noch auf clevere Weise zusammen. Dazu später mehr.
Die häufigsten, reflexhaften Schnell-Antworten hierzu sind, "Wir machen das mit Zoom". Oder: "Das wird gestreamt".
Nun kommt es aber darauf an:
- Wollen Sie Ihre Online-MV dagegen nur "über die Bühne" bringen (was zu Pandemie-Zeiten ja absolut in Ordnung ist und völlig ausreicht!). Dann reichen diese beiden Lösungen (Streaming oder Konferenz-Software) absolut aus. Authentifiziert und rechtssicher abstimmen können Sie dann z.B. mit VOXR. "Alles gut", wie man so sagt.
Oder aber: - Wollen Sie Mitglieder wirklich begeistern. Dann lohnt es sich, die Vor- und Nachteile der beiden Varianten tiefer anzuschauen, sowie noch zwei weitere weniger bekannte, aber sehr elegante und kostengünstige Lösungen.
Wenn Sie Begeisterung wollen, dann schauen wir jetzt genauer hin. Am Ende gibt es dann eine Auf-einen-Blick Zusammenfassung der Optionen für Ihr Live-Video-Setting.
2.1 "Streaming" aus einer Location oder einem Studio:
Dies ist sowohl für "rein online" verwendet, als auch natürlich bei "Hybrid-Events" (Location + Online). Dies hat den Vorteil,
- dass sich für Vorstand/Präsidium wenig ändert: Man geht weiter physisch in einen Raum, sitzt dort, kann sich sehen und "absprechen", wer eine Frage beantwortet.
Sie ist - aus Vorstands-Sicht - "alles wie immer" - nur dass per Handy abgestimmt wird, statt per Handzeichen und Stimmzettel.
Dies ist auch die Lösung, die viele für Hybrid anstreben und:
Mit VOXR ist solch eine Hybrid-Lösung perfekt möglich: Teilnehmer registrieren sich und ein Wahlgerät (Handy/Tablet/Computer-Browser) im Vorfeld und dann ist es egal, ob sie vor Ort sind oder sich im Live-Stream zuschalten.
Leider hat ein Studio/Hybrid-Lösung auch einige Nachteile:
- Z.B., dass u.U. in sehr starken Pandemie-Phase gar nicht erlaubt ist (bei privaten Vereinigungen wäre das z.B. so, da es zu viele Haushalte sind).
- Auch fallen Vorstände bei Krankheit oder Quarantäne sofort aus - während Sie bei Online-Lösungen auch in diesen Fällen dabei gewesen wären.
- Ein "abfilmen und Streamen" verursacht auch sehr hohe Kosten, da man Dienstleister einkaufe muss
- Und schließlich löst eine abgefilmte Vorstandsitzung leider auch ein maximales Gefühl von "Getrenntheit" (Vorstand vs. Mitglieder bzw. (bei Hybrid) Mitglieder vor Ort, Mitglieder zugeschaltet) aus. Also das Gegenteil von dem, was eine Präsenz-Mitgliederversammlung in der Regel will: Community und Verbindung schaffen und erhalten.
Dies können Sie aber verkleinern, wenn Sie das einzigartige VOXR Online-Tagungshotel einsetzen (mehr lesen Sie weiter unten)
Diesen (letzten) Nachteil, also das fehlende Community-Gefühl gibt es bei der zweiten klassischen Variante nicht:
2.1 klassisches Zoom-/Teams-/Webex- etc. Meeting
Auch ein klassiches Zoom-/Teams-/Webinar-/ etc. Meeting können Sie natürlich mit VOXR frei kombinieren. Es hat den
Vorteil also (gegenüber Streaming):
- Gut gegenüber Streaming ist, dass alle buchstäblich in ein und derselben Meeting-Software sitzen: Höheres Gemeinschaftsgefühl!
Allerdings hat, wie alles im Leben, auch solche Meeting-Software Nachteile:
- Spätestens ab 20 oder 30 Mitgliedern wird es bildlich unschön (einige Teilnhemer zeigen Ihr Video, andere nicht ...) und verlangt viel Disziplin im Management der Teilnehmer
Dieses Problem löst jedoch wiederum ein Kandidat, der nicht allen unmittelbar bekannt ist, bzw. den der eine oder andere mit einem Online-Meeting verwechsel:
2.3. Statt Meeting: Webinar-Software
Fast jeder Anbieter von Meeting Software (Zoom Meeting, Teams Meeting, etc.) hat auch eine Variante für Webinare im Angebote: (z.B: Zoom Webinar, Teams for Events. Bei Webex Event. Ein anderer Vertreter ist GotoWebinar.
Unsere Empfehlung, falls Sie eine Webinar-Software für Ihre MV nutzen möchten? Zoom Webinar (wegen der Nähe zum oft bereits bekannten Zoom Meeting) oder Livewebinar.com (weil Server in Europa und kein Client nötig).
Die großen Vorteile einer Webinar-Lösung gegenüber Meeting-Lösungen:
- Hier haben Sie komplette Macht über die Teilnehmer. Und: Die Teilnehmer sehen sich gegenseitig auch erst gar nicht. So fallen "schwarze Videos", Katzen, die durchs Bild laufen etc. schlicht weg.
- Der Moderator der Veranstalter kann gezielt genau die Teilnehmer "auf die Bühne holen", die auf die Bühne sollen.
Ein oft vorgebrachter Nachteil ist - ebenso - :
- Die Teilnehmer sehen sich nicht.
Allerdings: Wenn 20, 30 oder eben 150 Teilnehmer sich "sehen" (wie in Online-Meetings (siehe Lösung 2) heißt das eben auch nicht, dass Sie sich miteinander austauschen können. Dafür ist die Gruppe i.d.R. zu groß.
Damit sich Teilnehmer wirklich austauschen können, gibt es eine elegante vierte Lösung:
4. Online-Tagungshotel: Wow Effekt für die MV
VOXR enthält neben Wahl-Tools auch ein Online-Tagungshotel mit Namen "Meeting Center".
Dieses Meeting Center verwendet genau diejenige(n) der o.g. Techniken, die Sie sich ausgesucht haben. Sie machen also operativ kaum etwas anders, arbeiten mit Ihren Lieblins-Systemen.
ABER:
Klicken Sie hier für ein Beispiel eines Tagungshotels.
Mit dem VOXR Online-Tagungshotel...
- ...holen Sie Teilnehmer zuvor professionell ab - statt nur mit einem "Zoom-/Teams-/Streaming-Link", schicken Sie einen Link zur Rezeption!
- ...informieren Sie Ihre Teilnehmer vor dem Eintritt in das Meeting/Webinar/Stream über alles Wichtige bevor sie den Hauptraum betreten.
- ...optional geben Sie Ihren Teilnehmern für Pausen viele kleine Meeting-Räume, sodass sich Kleingruppen dort wirklich zu fünft oder zu siebt sehen und echt miteinander sprechen können.
- ...optional stellen Sie solche kleinen Meetingräume auch Kandidaten zur Verfügung, um sich wirklich im Gespräch vorzustellen (die Teilnehmer wandern dann von Raum zu Raum, von Kandidat zu Kandidat)
Sie können das VOXR Online-Tagungshotel einfach selbst ausprobieren. Wenn Sie sich einen kostenfreien FREE-VOXR für Wahlen holen, so ist dort auch ein Online-Tagungshotel enthalten. Sie finden es unter dem Einstellungsrädchen.
Und hier noch einmal alle vier Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer zu erreichen auf einen Blick:
1. Streaming aus Studio oder Location (z.B. Geschäftsstelle)
"Vorstand auf der Bühne" wird von Dienstleistern abgefilmt und gestreamt.
Das Wählen findet (bei VOXR) einfach per Handy statt, die Teilnehmer registrieren sich vorher.
Diese Lösung kann auch für Hybrid eingesetzt werden.
Einfach für Veranstalter
Gefühl von "Community"
GEORDNETE KONFERENZ?
Austausch in Kleingruppen?
Kostengünstig?
2. Typische Konferenz-Meeting-Software
Klassische Zoom-, Webex-, Teams-Meetings.
Max. 49 Teilnehmer können im Video auf dem Bildschirm gleichzeitig sichtbar gemacht werden. Aber nur, wenn gerade keine Präsentation läuft. Wenn eine Präsentation läuft, sieht man eine Auswahl der Teilnehmer, durch die man sich klicken kann, was aber für viel Ablenkung vom Bühnen-Geschehen sorgen kann.
Es ist Muting-Disziplin und Moderation gefragt, damit es geordnet bleibt.
Einfach für Veranstalter
Gefühl von Community
GEORDNETE KONFERENZ?
Austausch in Kleingruppen?
Kostengünstig?
3. Webinar- (statt Meeting-) Software
Z.B. Zoom Webinar, Livewebinar.com, Webex Event, Teams for Events
Webinar-Software, im Gegensatz zu Meeting-Software sorgt für die Ordnung, die für eine MV oft hilfreich ist - und die ein klassisches Online-Meeting u.U. vermissen lässt.
Oft vorgebrachter Nachteil: "Teilnehmer sehen sich nicht" - kann aber auch als Vorteil gesehen werden (mehr Fokus und Ordnung) und wird durch VOXR Online-Tagungshotel behoben.
Einfach für Veranstalter
Gefühl von Community
GEORDNETE KONFERENZ?
Austausch in Kleingruppen?
Kostengünstig?
4. VOXR Online-Tagungshotel
Geben Sie Ihren Meeting/Webinar/Stream-Links einen professionellen Rahmen, sodass Ihre Teilnehmer nicht gleich bei z.B. Zoom ankommen oder Webex. Sondern zunächst in Ihrem Verein/Verband, mit Ihrem Eingang zur Geschäftsstelle im Hintergrund und Ihrem Logo
2) Optional mixen Sie Webinar/Stream und Meeting-Räume so, dass wirklicher echter Austausch in kleinen Gruppen ebenso möglich ist.
Einfach für Veranstalter
Teilnehmer sehen sich?
GEORDNETE KONFERENZ?
Austausch in Kleingruppen?
Kostengünstig?
- Wenn Sie die Abstimmungen und das Live-Video sauber trennen, können Sie JEDE Art von Live-Video-Software und Setup einsetzen und damit erfolgreich rechtssicher wählen.
- Jede Variante hat Ihre Vor- und Nachteile.
- Mit dem VOXR Tagungshotel machen Sie jede EINZELNE Lösung professioneller. Und - optional - bringen Sie die Vorteile VERSCHIEDENER Lösungen unter einem Rahmen für Ihre Konferenz zusammen (z.B: Webinar für Haupt-Versammlung, Meeting für kleine persönliche Face2Face-Austausche). Sie verwenden aber in beiden Fällen unter der Haube eine der o.g. drei Lösungen: Streaming, Online-Meeting und/oder Webinar.
Mehr zum Online-Tagungshotel war ja oben zu lesen. Ein Beispiel sehen Sie hier. Feedbacks zum Tagungshotel lesen Sie hier. Und kostenfrei testen können Sie das Tagungshotel hier (Sie finden es unter dem Einstellungsrädchen):
Teil 3: Professionell werden mit Köpfchen!
Mit den Möglichkeiten aus Teil 1 und Teil 2 bereits Ihr bestehendes Mitgliederversammlungsformat umsetzen - und dies wird auch vielfach gemacht.
In diesem Teil erfahren Sie, wie Sie mit kleinen Änderungen
a) das Online-Erlebnis für Sie als Ausrichter und für Ihre Mitglieder noch einmal erheblich steigern, und somit besseres Feedback erhalten
b) als Beifang auch Ihre künftigen Hybrid- oder irgendwann auch wieder Präsenz-Veranstaltungen verbessern (wir hatten mehrfach Mitglieder, die sagten: "Warum machen wir das nicht schon immer so?")
Hier sind die wichtigsten Steps auf dem Weg:
Professionelle Online-MV Schritt für Schritt:
1
Die zwei Internet-Herausforderung kennen
Der wichtigste Schritt zu einer dramatisch besseren Online-MV ist das Verstehen der Unterschiedlichkeit a) der Erwartungen und b) der Machtverhältnisse von Online zu Präsenz:
In Präsenz erwarten Mitglieder: Mal rauskommen (!), eine neue Stadt, mit Gleichgesinnten sein, "mal was anderes" und vieles mehr.
Online erwarten Mitglieder: Relevanz und Geschwindigkeit. Alles was nicht relevant ist, ist ein Impuls, um zu LinkedIN, E-Mail oder in die Küche zu wechseln. Warum? Weil dies gelerntes Internet-Verhalten ist, das sich (leider) nicht einfach deshalb abstellt, weil Sie es sind.
In Präsenz können Mitglieder: Wenn Sie erst mal da sind, sehr wenig: Sie sind physisch in Räume und enge Stuhlreihen gezwängt und zusätzlich sozial extrem stark kontrolliert. Wer motzt, erhält sofort Gegenrufe aus dem Raum und so klären sich Konflikte auf geradezu archaischem Weg - aber sehr effektiv.
Online können Mitglieder: Extrem viel. Zu jeder Zeit. Ohne physische Kontrolle. Ohne soziale Kontrolle. Das heißt a) Mitglieder können jederzeit weggehen (und werden das tun, wenn es nicht schnell geht und/oder nicht relevant ist). Und b) Mitglieder können, wenn Sie per Video und Mikro zugeschaltet werden, oder der Chat öffentlich geschaltet ist alles sagen. Ohne soziale Kontrolle. Berühmtes Beispiel: Jens Spahn, der beim digitalen CDU Parteitag 2021 nicht wie vorgesehen eine Frage an die Kandidaten stellte, sondern unverhohlen den Moment hijackte, um zu für sein Team zu werben.
Neues Denken starten
Wenn Sie den Herausforderungen unter Schritt 1 optimal begegnen wollen, lohnt es sich, sich fü reine neues Denken zu öffnen. Die meisten Verbands-Planer sagen bei der Planung: "... und dann machen wir ja immer...". Und das ist gefährlich. Denn "immer" bezog sich ja auf "Präsenz".
Als neues Denken empfehlen wir die Formulierung: "In Präsenz hatten wir bisher immer ..." Und dann zu fragen:
1. Ist das online wirklich relevant für die Mitglieder?
2. Können wird den Punkt
a) kürzen?
b) heraus verlagern?
c) in anderer Form abhandeln?
Eines davon geht - entgegen den Erwartungen der meisten Planer - fast immer. In jeder Satzung.
Mutig auslagern!
Wenn Sie das neu Denken aus Teil zwei wirklich radikal umsetzen. Auch und gerade im Gespräch mit Mit-Planern aus dem Vorstand, dann entsteht automatisch Neues!
Wir wissen das, weil wir vier MV mit Vorständen geplant haben. Und immer wenn wieder jemand sagte: "Ja, aber wir machen ja immer" hat jemand diesen Menschen daran erinnert, dass "immer" eben "in Präsenz" hieß, und das "immer" eben aktuell gar nicht dran ist. Aktuell ist "diesmal" dran, nicht "immer!
Beispiel 1: Protokoll "Am Anfang verlesen wir immer das Protokoll des Vorjahres ..." Relevant? Geht schnell? Ist interessant? Sicher all das nicht. Daher: Verschicken Sie das Protokoll im Vorfeld und laden Sie zu einem VETO und zu ÄNDERUNGSVORSCHLÄGEN ein. In der Live-Sitzung fragt die Moderation dann nur noch den Vorsitzenden: "Wir haben das Protokoll verschickt und zu Änderungen oder Veto eingeladen, wie war der Rücklauf?" Der Vorsitzende berichtet, was der Rücklauf war und Sie haben den Punkt in 30Sekunden geklärt.
Beispiel 2: Tagesordnung. Wenn Sie hier die Frage stellen, ob es Änderungen gibt, setzen Sie sich maximalem Risiko aus. Wie gesagt: Die Teilnehmer haben keinerlei soziale Kontrolle und können Ihnen hier völlig Quere Vorschläge machen. In Präsenz kein Problem, denn a) die anderen Teilnehmer (die genauso genervt sind wie Sie) können nicht weg. Und b) Sie signalisieren dem Querulanten durch Augenrollen oder Stöhnen, dass er ein Querulant ist. Beide Mechanismen sind Online außer Betrieb. Daher unser Tipp: Agenda vorher verschicken, um Änderungen bitten und dabei klar machen, dass es auf der Online-Versammung keine Änderungen mehr geben kann. Deadline setzen. Klare und planbare MV ernten.
Beispiel 3: Kandidaten. Jeder Verein, den wir beraten haben, sagte, Kandidaten müssten sich spontan melden können. In allen Fällen stellte sich am Ende heraus, dass die Satzung das überhaupt nicht forderte, sondern dass es nur Tradition war. Wenn sich ein Kandidat online meldet, müssten Sie diesen irgendwie auch technisch sichtbar machen. Sie haben mit dem aber (natürlich) keine technische Probe gemacht. Und haben damit wieder mehr Risiko in der Versammlung als nötig gewesen wäre. Daher auch hier der Tipp: Dringend vorher abhandeln. Deadline setzen, deutlich machen, dass danach keine Kandidaten-Aufstellungn mehr möglich sind. Die Planungssicherheit bringt so viel Klarheit und Ruhe in Ihre MV, dass alle Ihnen dankbar sein werden.
Und was ist, wenn z.B. unterlegene Kandidaten dann für andere Posten kandidieren wollen? Diese Fälle hatten wir. Sie fragen die Kandidaten einfach nach den Eventualitäten: "Wenn Du bei x unterliegst, sollen wir Dich dann für y aufstellen?". Live kommunizieren Sie dies und alles ist in Ordnung.
Beispiel 4: Anträge: Wegen der in Schritt eins erklärten Herausforderungen KANN man mit 30 und mehr Teilnehmern völlig neue Themen online nicht diskutieren. Die Prüffrage wäre: Ist es relevant? Ja, für ein Mitglied. Die 99% anderen gehen in die Küche oder ins E-Mail Programm. Daher auch hier: Vorfeldabfrage. Deadline. Nachfragen beim Antragsteller. Klärungen. Abgleich mit anderen Anträgen. Und dann in der Live-MV klar definierte und kommunizierte Anträge zur Abstimmung stellen.
4
Mutig kürzen - es tut nicht weh!
Eine Mitgliederversammlung ohne Vorstands- und Finanzbericht ist keine Mitgliederversammlung. Klar. ABER: Das heißt nicht, dass der Bericht 45 Minuten sein muss. Oder, dass die gesamte Buchungstabelle auf den Bildschirm muss.
Es lohnt sich stattdessen, abzugucken von dem, was wir alle täglich machen und erleben - meist ohne es auf Online-Events zu beziehen.
Wenn Sie abends fernsehen, werden Sie sehen, dass kein einziger Tagesschau-Beitrag länger als 1:30 ist. Die Planer der Tagesschau wissen, dass die Zuschauer bei längeren Beiträgen SOFORT umschalten würden zum ZDF oder zu RTL (keine Sorge, wir raten Ihnen nicht zu 1:30, lesen Sie weiter!)
Warum fühlen Sie sich trotz der Kürze der Tagesschau dennoch gut informiert?
a) Weil ein Thema x meist gestern schon in der Tagesschau war und morgen auch wieder. Die Tagesschau muss nur die ÄNDERUNG zeigen, nicht von Grund alles erklären.
b) Weil Sie (vermutlich) parallel Zeitung lesen. In der Zeitung haben Sie mehr Hintergrund. Gleichzeitig bekommen Sie aber kein Gefühl für die E-Motion, die Ehrlichkeit, den Charakter eines Ministers oder Vorstands. Daher informieren Sie sich schriftlich tief. Und per Video kurz und knapp aber eben persönlich.
>> Und genauso machen Sie es auch:
Sie verschicken den Geschäftsbericht und alles andere schriftlich vorher, m.d.B., ihn anzusehen und Fragen vorzubereiten. (Siehe: "Zeitung" = Tiefe.) Dann müssen Sie in der MV nur noch:
a) Kurzzusammenfassung mit Ihrer Authenzität und Übezeugung darstellen (im Live-Video, siehe "Fernsehen")
b) Fragen beantworten.
Wie lang sollten Sie sein?
Zwei Formate die wir einsetzen und von Teilnehmern wie Veranstaltern exrem gut be-feedbackt wurden:
1. 8-1-8
Das Format, das wir bei VOXR im Format ActiveVirtual 2020 dreizehn mal bei jeder einzelnen Präsentation eingesetzt haben heißt: 8-1-8: Acht Minuten das Wichtigste präsentieren, 1 Minute Fragen-Eingabe durch die Teilnehmer. Weitere acht Minuten in denen der Sprecher nach Maßgabe des Publikums vertieft oder erweitert.
Die meisten Planer reagieren mit: Das geht bei uns nicht. Das mag sein, wir haben es bei Ihnen noch nicht getestet. Wir schlagen es Ihnen nur als Richtpunkt vor, von dem wir wissen, dass er funktioniert. Mehr zu 8:1:8 hier: https://voxr.org/de/8:1:8. Dort finden Sie auch Feedbacks von Speakern und Veranstaltern zu der Methode.
>> Hier schließt sich der Kreis zur Relevanz aus Schritt 1:
Zwar hat der Sprecher bei 8:1:8 insgesamt 16 Minuten (TED-Vortäge sind 18min), aber 16 Minuten sind im Internet eine lange, lange Zeit.. Wenn aber die Hälfte davon auf den häufigsten Fragen des Publikums basiert, wird es relevant für die Teilnehmer, denn es sind ja ihre Fragen.
>> Wir haben bei vier Mitgliederversammlungen selbst live gesehen, dass Finanzberichte so nicht etwa ein MUSS wurden, sondern zu im Feedback viel gelobten Elementen wurden.
2. Kurz-Interview
Typisches Beispiel: Kassenprüfer. In aller regel lautet die einzige für Mitglieder relevante Frage: "empfehlen Sie die Entlastung?". Also ist das auch alles, was Sie online machen. Wer mehr wissen will, kann den den Kassenprüfungsbericht lesen, den Sie natürlich auch vorab verschickt haben. Damit es nich so schroff wirkt, stellen Sie noch eine weitere Frage: "Meist haben Sie ja auch dennoch Verbesserungsvorschläge, können Sie EIN (!) Beispiel nennen?". Diese bieden Fragen erledigen den Punkt Kassenprüfung (Fragen gab's vorher schon beim Finanz-Bericht).
Priorisieren wie TV-Profis (denn Sie SIND fast im TV!)
Jetzt, wo Sie mit auslagern und kürzen die zwei entscheidenden Tools in der Hand haben, können wir Ihnen das letzte Werkzeug auch "zumuten".
Denn mit den beiden Werkzeugen auslagern und kürzen können Sie etwas entscheidendes ändern ohne Angst haben zu müssen, das nicht zu können. Sie können es mit Schritt 2 und 3 ganz leicht: Hier das Werkzeug:
Bei Präsenzveranstaltungen führt der Inhalt. Es dauert eben so lange, wie der Inhalt eben dauert. Online führt die Zeit. Die Inhalte müssen so geplant und aufbereitet werden, dass Sie in die vorhandene Zeit passen. Was nicht passt, muss gekürzt oder ausgelagert werden, damit es passt.
Das ist übrigens keine Raketenwissenschaft, sondern für Live-Video seit Jahrzehnten völlig üblich: Außer Kuhlenkampf und Gottschalk haben alle im TV (=Live-Video) eine Zeitgrenze aus Beton. Nur innerhalb dieser Zeit können sie machen, was sie wollen. Die Tagesschau ist z.B. immer exakt 15 Minuten. Am 11. September 2001 war sie: 15 Minuten. Und an jedem einem langweiligen Julitag außerhalb von Corona war sie: 15 Minuten. Auch Wer-wird-Millionär, vermeintlich unvorhersehbar (!) und der Tatort (egal von welchem Sender produziert) sind immer gleich lang.
Wenn Ihnen das klar ist, können Sie dasselbe erreichen: Mit den Schritten zwei und drei von oben.
Und dann haben Sie eine perfekt geplante, vorhersehbare und dabei sehr entspannte Online-Mitgliederversammlung, für die Sie - das können wir aus der Erfahrung sagen - extrem dankbare Feedbacks erhalten und vielleicht sogar: Mitglieder, die vorschlagen, doch das ein oder andere künftig auch in Präsenz genauso zu machen (haben wir selbst erlebt).
Ihnen viel Erfolg für Ihre kommenden Planungen!
Und wenn wir Sie mit VOXR Software oder auch mit einer Komplett-Umsetzung unterstützen können, sind die besten Startpunkte für:
- Software: https://voxr.org/de/free-authvote
- Komplett-Unterstützung: https://voxr.org/de/training-smartmembermeeting
Wir würden uns freuen Sie so oder so zu unterstützen und haben hier noch ein:
Kunden-Feedback zur VOXR Abstimmungs-Software:
Großartiger Support!
Mit VOXR konnten wir unsere MV nicht nur rechtssicher, sondern auch zügig durchführen. VOXR hat dabei alle im Verein überzeugt - und wurde auch bereits weiterempfohlen. Der Support von VOXR war großartig. Wir können VOXR absolut empfehlen!"
Einfach, schlüssig, reibungslos
Einfach , schlüssig, reibungslos - und dazu ein exzellent schneller und verständlicher Support, das war unser VOXR-Erlebnis. Obwohl ich persönlich bisher nie mit Wahlen in Berührung war, konnte ich die Schritte in der Software einfach folgen und so erfolgreich wählen lassen. Der Beweis: Wir haben exzellente Rückmeldungen von Teilnehmern und Vorstand erhalten. Wir wollen VOXR künftig auch für Präsenz-Versammlungen einsetzen, es ist einfach so viel einfacher, schneller und eleganter als das Sammeln und Auszählen von Stimmzetteln.
Assistenz Referat Presse sowie Bildung und Forschung, Zentralverband Gartenbau e.V.
VOXR AuthVote hat uns absolut überzeugt
Wir haben die Listenaufstellungen in den Bezirksvertretungen für die Kommunalwahl in unserem Kreisverband mit VOXR digital durchgeführt. Das Konzept hat den Vorstand, die Mitglieder, und nicht zuletzt auch uns als Orga-Team absolut überzeugt.
Das Handling war sowohl für die Wahlleitung sehr einfach, als auch - und das war uns wichtig - für die Wähler*innen. Wir waren bereits beim ersten Versuch 4-5 mal so schnell, wie mit Papier - und das, obwohl wir am Ende wegen des Kommunalwahlgesetzes noch eine finale Papierabstimmung machen mussten. Der Support von VOXR war übrigens spitze. Wir werden das künftig wo immer möglich nur noch so machen.
Erwartung übertroffen - strukturierte Diskussionen ermöglicht
Nach einer Empfehlung vom DFB haben wir VOXR beim Landesverbandstag eingesetzt und es hat unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen. Wir haben sämtliche Deligierte sauber authentifizieren können, auch unsere älteren, nicht IT Affinen Teilnehmer, und somit schnelle und sauber dokumentierte Wahlen gehabt. Und: VOXR hat durch seine eingebauten Informations- und vor allem Frage-Funktionen deutlich mehr Teilnehmer in den Diskussionprozess mit einbezogen - und dies gleichzeitig zügiger. Die Deligierten haben danach ausdrücklich die hohe Transparenz durch das Frage-Verfahren mit VOXR gelobt, was den Anträgen jetzt zusätzlich Rückendeckung gibt. Nach entsprechender Vorstandsrückmeldung haben wir bereits jetzt beschlossen auch die kommendnen Veranstaltungen in diesem Jahr, sei es online oder offline in jedem Fall mit VOXR zu machen.
Leiter IT/ DFBnet
Wahlen mit Microsoft Teams
Wir haben VOXR AuthVote erfolgreich für unsere erste durch Corona bedingte Online-Mitgliederversammlung mit Microsoft Teams eingesetzt. Eine besondere Herausforderung war hierbei, dass turnusgemäß Vorstandswahlen anstanden und wir eine rechtssichere anonyme Wahl sicherstellen mussten.
Da unsere Mitgliedsvertreter allesamt IT-Profis in großen Unternehmen sind und wir es somit mit einer Wählerschaft zu tun hatten, die durchaus kritische Fragen stellen kann, war der überzeugende Datensicherheits- und Anonymitäts-Ansatz von VOXR wesentlicher Entscheidungsgrund für dieses Tool.
Wir konnten den gesamten Ablauf beginnend bei der Einrichtung der Wahlschritte, über die Registrierung und Information der Wahlberechtigten bis hin zur Beantwortung von Wählerrückfragen während der Wahl sehr einfach anhand der entsprechenden Menü-Punkte im VOXR Tool durchführen – für uns ein intuitives Software-Erlebnis, durch das wir schneller, transparenter und dennoch rechtssicher wählen konnten. Wir freuen uns auf die nächsten Einsätze!
[Anmerkung VOXR: Die Wahl gelang mit Teams, da hier unter 50 Mitglieder teilnahmen, für größere Wahlen empfielt sich Webinar-Software]
Geschäftsführer
Erfolg mit einem smarten Tool
Die Wahl unseres Vorstandes mit VOXR AuthVote hat hervorragend funktioniert und die Teilnehmer*innen waren begeistert und sehr gutes Feedback eingebracht. Dabei hat uns besonders die wirklich smarte Bedienung gefallen. Man merkte, dass VOXR sich offenbar wirklich intensiv mit den Herausforderungen von Wahlen auseinandergesetzt hat. Genau die Tools, die man brauchte, waren wundersam da, wenn man sie brauchte - und einen tollen Support gab es dazu. Glückwunsch zu diesem wirklich smarten Tool, das wir sehr gern weiterempfehlen!
Sekretariat und Fortbildungsmanagement
Registrierung auch für Nicht-Technik-Affine einfach
Wir mussten einen außerordentlichen Verbandstag zum Coronabedingten Saison-Ende halten - und daher sehr schnell umsetzen. Wir haben das mit einer Konferenz-Software des DFB gemacht und VOXR auf den Handys der Teilnehmer. Der Verbandstag ist sehr gut gelaufen: Sich den Code zu generieren war wirklich super verständlich auch für Personen die mit Technik wenig am Hut haben, einfach umzusetzen. Das Feedback vom Vorstand und Teilnehmer war - trotz virtuellem Verbandstag sehr positiv. VOXR auf jeden Fall die richtige Entscheidung!
Koordinator Fußballentwicklung, DFB Masterplan & Kommunikation
Mehrfach eingesetzt - immer erfolgreich!
Ich habe mit VOXR bereits 3 Mitgliederversammlungen, davon 2 x Genossenschaften und 1 x ein Verein durchgeführt, alle erfolgreich. Wir hatten Abstimmungen aller Art, inklusive Entlastungen, Neuwahl und Satzungsänderungen dabei, was alles sehr gut geklappt hat. Ich kann VOXR daher aus mehrfacher Erfahrung absolut empfehlen!"
Vorstand
Das System war nicht zu knacken
Wir haben intensiv versucht, die Sicherheitsvorkehrungen der VOXR Software mit unterschiedlichen Browsern, Incognito-Modi, IP-Wechseln zu umgehen, aber das System war nicht zu knacken. Wir sind sehr angetan von der Manipulationssicherheit von VOXR AuthVote.
EU-Russia Civil Society Forum e.V., Technischer Administrator
Absolut überzeugend für Digital und Präsenz!
Wegen der öffentlichen Bedeutung eines Landesparteitages der größten Volkspartei Deutschlands lag ein wesentliches Augenmerk unserer Vorbereitung auf dem Wahl-Tool.
Hier hat VOXR uns im Vorfeld durch die Erläuterungen aus der Erfahrung und die einfachen und intensiven Test-Möglichkeiten überzeugt.
Wir konnten alle Teilnehmer ohne weitere Erklärungen und mit nur wenig Support durch unser Team im Vorfeld sicher ins Tool holen. Am Tag selbst war fast keine Unterstützung für die Teilnehmer nötig.
Diese extreme Einfachheit dieses Registrierungs- und des Abstimmungsprozesses, bei gleichzeitiger Sicherheit, wurde von unseren Delegierten und vom Führungsteam der CDU Niedersachsen gleichermaßen gelobt. Mehrere Agierende stimmten auf der Bühne parallel zu Ihrer Moderation ab. Sie freuten sich sichtlich, dies tatsächlich einfach über Handy "nebenbei" tun zu können.
VOXR hat uns absolut überzeugt. Mehr noch: Wir glauben, es kann auch bei Wahlen in Präsenz extrem hilfreich sein.
Aktuelles Sonderangebot bis 31.01.2021
- AuthVote für rechtssichere Wahlen
- Info-Guide zur einfachen Verteilung von Infos zu Anträgen etc.
- SMART-Questions für 8:1:9 System (oder ähnliches)
+ PLUS: BONUS Online-Tagungshotel für professionelleres Aussehen Ihrer präferierten Video-Lösung
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Online-Event Format ActiveVirtual. Erleben Sie ALLE o.g. Tipps als Teilnehmer in der Praxis!
